Welchen Stundensatz kann ich als Dienstleister berechnen?

zuletzt aktualisiert am 2. Juli 2017 von Winfried Eitel

Kalkulation des Stundensatzes für Dienstleister

Stellen Sie sich diese Frage? Sollten Sie auch! Denn die Antwort ist wesentlich dafür, ob sie mit Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Selbständigkeit die laufenden Kosten und ihren Lebensunterhalt erwirtschaften können – ob sich die Selbständigkeit also für sie lohnt. Gerade Existenzgründer im Dienstleistungsbereich tun sich bei der Festlegung des eigenen Stunden- bzw. Tages­satzes oft sehr schwer. Der Blick ist durch die meist vorhergehende Angestelltenzeit etwas getrübt. Das führt dann zu verhängnisvoll falschen Vorstellungen.

Wie viel Umsatz muss ich als Freiberufler machen, um meinen alten Nettolohn zu verdienen?

Wenn Sie gegenüberstellen, wie viel Umsatz Sie als Freiberufler erzielen müssen, damit Sie das gleiche verfügbare Nettoeinkommen verdienen wie in der Angestelltenzeit, werden Sie vermutlich staunen:

Vergleich Angestellter - Selbstäniger

Diesen Umsatz müssen Sie in der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit erwirtschaften.
(Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers, bisher erhaltene Spesen oder ggf. die Betriebsrente sind hierbei noch gar nicht berücksichtigt.)

Fehler, die Sie als Existenzgründer und Selbständiger unbedingt vermeiden sollten

Bei der Kalkulation gibt es einige typische Fehler, die bei Existenzgründungen und in der Anlaufphase junger Unternehmen immer wieder auffallen. Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:

  • Oftmals wird der an die Kunden zu berechnende Stundensatz mit dem persönlichen Stundenlohn verwechselt und wird deshalb viel zu niedrig angesetzt.
  • Es wird mit einem Umsatz in Höhe des letzten Angestellten-Gehaltes geplant.
  • Viele Gründungswillige sind über die neu auf sie zukommenden Belastungen und die anfallenden betrieblichen Kosten nicht informiert bzw. schaffen sich als Selbständiger nicht den benötigten Überblick.
  • Die auf dem Konto eingehenden Kundenzahlungen werden als Netto-Zahlungen verstanden – so wie für Angestellte die Gehaltsüberweisung. Es werden keine Rücklagen für Steuern o.ä. gebildet.





Sind Sie einmal mit einem zu geringen Stundensatz in den Markt gestartet, ist dieser Fehler meistens nur schwer zu korrigieren. Bestehenden Kunden können Sie eine Preiserhöhung später kaum plausibel machen. Das heißt im schlimmsten Fall, dass Sie Ihren mühsam aufgebauten Kundenstamm wieder verlassen und noch mal von vorn beginnen müssen. Das ist zwar immer noch besser als in die Zahlungsunfähigkeit zu rutschen, noch besser ist es allerdings, vorher etwas Zeit und Energie in die Preisfindung zu investieren.

Wie kann ich meinen Stundensatz als Freiberufler bestimmen?

Eins ist sicher: das „Bauchgefühl“ ist bei Festlegung Ihrer Preise ein schlechter Ratgeber! Notwendig ist vielmehr etwas Rechnerei. Oder wie die Fachleute sagen: die Kalkulation. Aber keine Sorge: das klingt schlimmer als es wirklich ist. Lassen Sie sich nicht abhalten! Mehr als die vier Grundrechenarten und etwas gesunden Menschenverstand werden Sie nicht benötigen!

Zwei Dinge sorgen immer wieder für Überraschung:

  1. wie einfach die Rechnung im Grunde ist und leider
  2. wie hoch die dabei ermittelten Sätze sind bzw. tatsächlich sein müssten.

Sie können die gesamte Rechnung als Excel-Datei downloaden. Mit dieser Datei können Sie die nachfolgenden Erläuterungen besser verfolgen und vielleicht sogar direkt auf Ihre eigenen Verhältnisse anpassen.

Nur wenige Stellhebel bestimmen über Erfolg oder Misserfolg

Letztlich gibt es eigentlich nur wenige Einflussfaktoren, die über Ihren Erfolg oder Misserfolg – Gewinn oder Verlust – als Existenzgründer entscheiden:

Einnahmen – Ausgaben = Ergebnis

oder:

Umsatz – Kosten = Gewinn

Der Umsatz ergibt sich bei Dienstleistern aus den abgerechneten Stunden mal dem Stundensatz.

Stunden * Stundensatz – Kosten = Gewinn

Aus dem Gewinn beziehen Sie Ihr Unternehmergehalt für den privaten Lebensunterhalt incl. der  Einkommensteuer. Außerdem bestreiten Sie aus dem Gewinn Ihre Investitionen, tilgen Ihre Kredite und bilden Rücklagen für „Durststrecken“.

In der Kalkulation legen Sie Ihre Vorstellungen und Ziele zu den Faktoren Zeit und Kosten fest. Hieraus können Sie dann Ihren notwendigen Stundensatz errechnen.

Wie hoch sind Ihre laufenden Kosten als Selbständiger?

Dahinter steckt die Frage: Wie viel Gewinn müssen Sie machen, um über die Runden zu kommen? Minimalziel – gerade in der Anfangsphase – ist es, aus der Selbständigkeit den eigenen Lebens­unterhalt bestreiten zu können. Damit sind die Kosten für Miete, Kleidung, Lebensmittel, Versicherungen, Beiträge, Freizeit etc. gemeint. Diese Kosten kennen Sie ja.

Vergessen Sie aber Ihren Urlaub, Ausgaben für Geschenke oder Rücklagen für beispielsweise die defekte Waschmaschine nicht. Sie bekommen die Zahlen nicht zusammen? Nehmen Sie notfalls einfach Ihr altes Netto-Einkommen als Basis.
Bedenken Sie aber, dass Sie als Unternehmer auch Kosten selber übernehmen müssen, die während der Angestelltenzeit der Chef bezahlt hat:

  • Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung,
  • Arbeitsplatz (Büro, Schreibtisch),
  • Ausstattung (Laptop, Handy),
  • Reisekosten und Spesen,
  • Weiterbildung sowie
  • Versicherungen (Unfall, Haftpflicht etc.).

Diese Kosten müssen Sie jetzt selber erwirtschaften. Dazu müssen Sie diese Kosten kennen und in Ihrer Kalkulation berücksichtigen.

Wie viel Zeit kann ich beim Kunden abrechnen?

Ermitteln Sie im ersten Schritt, wie viel Zeit Sie tatsächlich arbeiten. Wie viele Arbeitstage hat das Jahr für Sie?

jährliche Arbeitstage für die Ermittlung Stundensatz Dienstleister

Wie hoch ist der kalkulierte Tagessatz?

Es ergeben sich also 223 mögliche Arbeitstage pro Jahr. Bei einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden stehen also rund 1.784 Std. jährlich (223 Tage * 8 h) zur Verfügung. Aber: wie viel Zeit benötigen Sie für Kundenakquise, Angebote schreiben, Buchhaltung erledigen, Reisezeiten zum Kunden etc.? Wenn es Ihnen gelingt 66 % Ihrer Arbeitszeit produktiv (= an Kunden abrechenbar) zu gestalten, ist das für Dienstleister ein guter Wert. Es verbleiben in diesem Beispiel 1.177 abrechenbare Arbeitsstunden (66%* 1.784 Stunden) bzw. 147 Tage (66% *223 Tage).

Kalkulation des Tagessatzes für Freiberufler

Teilt man den notwendigen Umsatz (142.945 €) durch die produktiven Arbeitszeiten (147 Tage) ergibt sich ein kalkulierter Tagessatz von rund 980 €/Tag. Die Mehrwertsteuer müssen Sie noch hinzurechnen.

Wie hoch ist der kalkulierte Stundensatz?

Bei einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden ergibt sich der kalkulatorische Stundensatz von 122,50  €/h. Ihr Netto-Stundenlohn in der abgerechneten Arbeitszeit beträgt: 42.000 €/147/8 = 35,67 €/h.

Kalkulation des Stundensatzes für Freiberufler / Stundensatz Dienstleister

Bezogen auf Ihre gesamte Arbeitszeit (223 Tage) verdienen Sie 42.000 €/223/8 = 23,54 €/h Netto-Stundenlohn.)

Die hier dargestellte Kalkulation des Stundensatzes können Sie in diesem Excel-Download des Tagessatzrechners nachvollziehen und an Ihre Verhältnisse anpassen.

Download (XLSX, 55KB)

Beim Gründerblog der IHK Mittlerer Niederrhein finden Sie ebenfalls eine empfehlenswerte Excelvorlage für die Stundensatzberechnung.

Das magische Dreieck der Preisermittlung

Hiermit sind die die drei K’s der Preisfindung gemeint: Kalkulation, Kunden, Konkurrenz. Diese müssen zusammen passen und führen leider nicht immer zum gleichen Ergebnis.Magisches Dreieck der Preisfindung

Neben der reinen Kostenbetrachtung müssen Sie auch immer die Zahlungsbereitschaft Ihrer Kunden und das Verhalten Ihrer Konkurrenten mit ins Kalkül ziehen.

Oder anders ausgedrückt: Für verschiedene Leistungen können (oder müssen sogar) unterschiedliche Preise angeboten werden. Manche Kunden müssen einen anderen Preis bekommen als andere. Manche Aufgaben werden eben besser bezahlt als andere. Bei der Kalkulation sollten Sie deshalb gemischte Preise bedenken.

Welchen Preis akzeptieren Ihre Kunden?

Gerade wenn Sie als professioneller Anbieter von Ihren Geschäftspartnern ernst genommen werden wollen, sind realistisch kalkulierte Preisangaben viel überzeugender als Studententarife oder mit Angestellten-Blickwinkel kalkulierte Spar-Angebote.

Glücklicherweise ist der Preis nicht das einzige Kriterium für die Auftragsvergabe! Aber das ist wieder ein Thema für sich!

Hilfreiche Literatur – eine Kaufempfehlung

Wenn Sie sich ausführlicher mit dem Thema beschäftigen möchten, ist das folgende Buch für Sie bestimmt interessant.

“Herzlich willkommen in der Welt des Rechnungswesens, dem grauen Abbild der bunten Realität.” Im lockeren Ton, aber dennoch sachkundig geschrieben. Das Buch hilft, das Thema Kostenrechnung und Kalkulation endlich zu verstehen. Die Zusammenhänge werden deutlich sichtbarer als in vielen anderen Büchern. Kostenrechnung kann tatsächlich Spaß machen! 😉


Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.
Veröffentlicht in Businessplan, Gründercoaching, Kalkulation Getagged mit: , , ,
4 Kommentare zu “Welchen Stundensatz kann ich als Dienstleister berechnen?
  1. Vielen Dank für Ihre Ergänzung, Herr Wirsing.
    Es ist ge­nau, wie Sie schrei­ben. Der mög­li­che Stunden-/Tagessatz hängt von vie­len Faktoren ab.
    Gut, wenn man dann weiß, wo die ei­ge­ne Schmerzgrenze liegt.

  2. 122,50 Euro ist vor al­lem im SAP Umfeld kei­ne Seltenheit. In ei­ner ak­tu­el­len Studie von 2016 wird der durch­schnitt­li­che Stundensatz mit 82,13 € im deutsch­spra­chi­gen Raum an­ge­ge­ben.

    Quelle: http://www.freelancermap.de/umfrage-2016

    Dieser va­ri­iert na­tür­lich nach Alter, Branche, Fachgebiet, Rolle im Projekt usw.

  3. Vielen Dank Herr Thattil, freut mich, wenn Ihnen der Artikel hilft.

    Die 122,50 EUR er­ge­ben sich aus der Beispielrechnung. Aus der Vielzahl der Parameter müs­sen Sie ent­schei­den, wo Ihre ei­ge­nen Stellhebel sind: Auslastung, Arbeitszeit, Kosten …
    Oder der Anspruch an das ei­ge­ne Einkommen ist zu hoch.

    Wenn Sie den “Marktpreis” Ihrer Dienstleistung ken­nen, be­wahrt Sie das vor fal­schen Vorstellungen, wie­viel man mit der Selbständgkeit ver­die­nen kann.

    Eine rea­lis­ti­sche Einschätzung der ei­ge­nen Verdienstmöglichkeiten fehlt lei­der bei vie­len Gründern!

  4. Sascha Thattil sagt:

    Danke für Ihre tol­le Übersicht. Besonders die Stundensatzkalkulation ist in­ter­es­sant. Der Stundensatz von 122,50 Euro Netto ist schon et­was hoch, wenn man be­denkt, dass der der­zei­ti­ge (2015) durch­schnitt­li­che Stundensatz in der IT bei 76 Euro Netto liegt. Ich kann mir je­doch vor­stel­len, dass die Stundensätze in der Beratung hö­her lie­gen.

    Danke noch­mals für den Beitrag. Sehr hilf­reich.

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