Welchen Stundensatz kann ich als Dienstleister berechnen?

zuletzt aktualisiert am 10. Januar 2018 von Winfried Eitel

Kalkulation des Stundensatzes als Dienstleister

Stel­len Sie sich die­se Fra­ge? Soll­ten Sie auch! Denn die Ant­wort ist wesent­lich dafür, ob sie mit Ihrem Unter­neh­men bzw. Ihrer Selb­stän­dig­keit die lau­fen­den Kos­ten und ihren Lebens­un­ter­halt erwirt­schaf­ten kön­nen – ob sich die Selb­stän­dig­keit also für sie lohnt. Wie wird der Stun­den­satz als Dienst­leis­ter berech­net? Gera­de Exis­tenz­grün­der im Dienst­leis­tungs­be­reich tun sich bei der Fest­le­gung des eige­nen Stun­den- bzw. Tages­satzes oft sehr schwer. Der Blick ist durch die meist vor­her­ge­hen­de Ange­stell­ten­zeit etwas getrübt. Das führt dann zu ver­häng­nis­voll fal­schen Vor­stel­lun­gen.

Wie viel Umsatz muss ich als Freiberufler machen, um meinen alten Nettolohn zu verdienen?

Wenn Sie gegen­über­stel­len, wie viel Umsatz Sie als Frei­be­ruf­ler erzie­len müs­sen, damit Sie das glei­che ver­füg­ba­re Net­to­ein­kom­men ver­die­nen wie in der Ange­stell­ten­zeit, wer­den Sie ver­mut­lich stau­nen:

Vergleich Angestellter - Selbstständiger

Die­sen Umsatz müs­sen Sie in der zur Ver­fü­gung ste­hen­den Arbeits­zeit erwirt­schaf­ten.
(Ver­mö­gens­wirk­sa­me Leis­tun­gen des Arbeit­ge­bers, bis­her erhal­te­ne Spe­sen oder ggf. die Betriebs­ren­te sind hier­bei noch gar nicht berück­sich­tigt.)

Fehler, die Sie als Existenzgründer und Selbständiger unbedingt vermeiden sollten

Bei der Kal­ku­la­ti­on gibt es eini­ge typi­sche Feh­ler, die bei Exis­tenz­grün­dun­gen und in der Anlauf­pha­se jun­ger Unter­neh­men immer wie­der auf­fal­len. Die­se Feh­ler soll­ten Sie unbe­dingt ver­mei­den:

  • Oft­mals wird der an die Kun­den zu berech­nen­de Stun­den­satz mit dem per­sön­li­chen Stun­den­lohn ver­wech­selt und wird des­halb viel zu nied­rig ange­setzt.
  • Es wird mit einem Umsatz in Höhe des letz­ten Ange­stell­ten-Gehal­tes geplant.
  • Vie­le Grün­dungs­wil­li­ge sind über die neu auf sie zukom­men­den Belas­tun­gen und die anfal­len­den betrieb­li­chen Kos­ten nicht infor­miert bzw. schaf­fen sich als Selb­stän­di­ger nicht den benö­tig­ten Über­blick.
  • Die auf dem Kon­to ein­ge­hen­den Kun­den­zah­lun­gen wer­den als Net­to-Zah­lun­gen ver­stan­den – so wie für Ange­stell­te die Gehalts­über­wei­sung. Es wer­den kei­ne Rück­la­gen für Steu­ern o.ä. gebil­det.

Sind Sie ein­mal mit einem zu gerin­gen Stun­den­satz in den Markt gestar­tet, ist die­ser Feh­ler meis­tens nur schwer zu kor­ri­gie­ren. Bestehen­den Kun­den kön­nen Sie eine Preis­er­hö­hung spä­ter kaum plau­si­bel machen. Das heißt im schlimms­ten Fall, dass Sie Ihren müh­sam auf­ge­bau­ten Kun­den­stamm wie­der ver­las­sen und noch mal von vorn begin­nen müs­sen. Das ist zwar immer noch bes­ser als in die Zah­lungs­un­fä­hig­keit zu rut­schen, noch bes­ser ist es aller­dings, vor­her etwas Zeit und Ener­gie in die Preis­fin­dung zu inves­tie­ren.

Wie kann ich meinen Stundensatz als Dienstleister / Freiberufler bestimmen?

Eins ist sicher: das „Bauch­ge­fühl“ ist bei Fest­le­gung Ihrer Prei­se ein schlech­ter Rat­ge­ber! Not­wen­dig ist viel­mehr etwas Rech­ne­rei. Oder wie die Fach­leu­te sagen: die Kal­ku­la­ti­on. Aber kei­ne Sor­ge: das klingt schlim­mer als es wirk­lich ist. Las­sen Sie sich nicht abhal­ten! Mehr als die vier Grund­re­chen­ar­ten und etwas gesun­den Men­schen­ver­stand wer­den Sie nicht benö­ti­gen!

Zwei Din­ge sor­gen immer wie­der für Über­ra­schung:

  1. wie ein­fach die Rech­nung im Grun­de ist und lei­der
  2. wie hoch die dabei ermit­tel­ten Sät­ze sind bzw. tat­säch­lich sein müss­ten.

Sie kön­nen die gesam­te Rech­nung als Excel-Datei down­loa­den. Mit die­ser Datei kön­nen Sie die nach­fol­gen­den Erläu­te­run­gen bes­ser ver­fol­gen und viel­leicht sogar direkt auf Ihre eige­nen Ver­hält­nis­se anpas­sen.

Nur wenige Stellhebel bestimmen über Erfolg oder Misserfolg

Letzt­lich gibt es eigent­lich nur weni­ge Ein­fluss­fak­to­ren, die über Ihren Erfolg oder Miss­er­folg – Gewinn oder Ver­lust – als Exis­tenz­grün­der ent­schei­den:

Ein­nah­men – Aus­ga­ben = Ergeb­nis

oder:

Umsatz – Kos­ten = Gewinn

Der Umsatz ergibt sich bei Dienst­leis­tern aus den abge­rech­ne­ten Stun­den mal dem Stun­den­satz.

Stun­den * Stun­den­satz – Kos­ten = Gewinn

Aus dem Gewinn bezie­hen Sie Ihr Unter­neh­mer­ge­halt für den pri­va­ten Lebens­un­ter­halt incl. der  Ein­kom­men­steu­er. Außer­dem bestrei­ten Sie aus dem Gewinn Ihre Inves­ti­tio­nen, til­gen Ihre Kre­di­te und bil­den Rück­la­gen für „Durst­stre­cken“.

In der Kal­ku­la­ti­on legen Sie Ihre Vor­stel­lun­gen und Zie­le zu den Fak­to­ren Zeit und Kos­ten fest. Hier­aus kön­nen Sie dann Ihren not­wen­di­gen Stun­den­satz errech­nen.

Wie hoch sind Ihre laufenden Kosten als Selbständiger?

Dahin­ter steckt die Fra­ge: Wie viel Gewinn müs­sen Sie machen, um über die Run­den zu kom­men? Mini­mal­ziel – gera­de in der Anfangs­pha­se – ist es, aus der Selb­stän­dig­keit den eige­nen Lebens­unterhalt bestrei­ten zu kön­nen. Damit sind die Kos­ten für Mie­te, Klei­dung, Lebens­mit­tel, Ver­si­che­run­gen, Bei­trä­ge, Frei­zeit etc. gemeint. Die­se Kos­ten ken­nen Sie ja.

Ver­ges­sen Sie aber Ihren Urlaub, Aus­ga­ben für Geschen­ke oder Rück­la­gen für bei­spiels­wei­se die defek­te Wasch­ma­schi­ne nicht. Sie bekom­men die Zah­len nicht zusam­men? Neh­men Sie not­falls ein­fach Ihr altes Net­to-Ein­kom­men als Basis.
Beden­ken Sie aber, dass Sie als Unter­neh­mer auch Kos­ten sel­ber über­neh­men müs­sen, die wäh­rend der Ange­stell­ten­zeit der Chef bezahlt hat:

  • Arbeit­ge­ber­an­teil zur Sozi­al­ver­si­che­rung,
  • Arbeits­platz (Büro, Schreib­tisch),
  • Aus­stat­tung (Lap­top, Han­dy),
  • Rei­se­kos­ten und Spe­sen,
  • Wei­ter­bil­dung sowie
  • Ver­si­che­run­gen (Unfall, Haft­pflicht etc.).

Die­se Kos­ten müs­sen Sie jetzt sel­ber erwirt­schaf­ten. Dazu müs­sen Sie die­se Kos­ten ken­nen und in Ihrer Kal­ku­la­ti­on berück­sich­ti­gen.

Wie viel Zeit kann ich beim Kunden abrechnen?

Ermit­teln Sie im ers­ten Schritt, wie viel Zeit Sie tat­säch­lich arbei­ten. Wie vie­le Arbeits­ta­ge hat das Jahr für Sie?

jährliche Arbeitstage für die Ermittlung Stundensatz Dienstleister

Wie hoch ist der kalkulierte Tagessatz?

Es erge­ben sich also 223 mög­li­che Arbeits­ta­ge pro Jahr. Bei einer täg­li­chen Arbeits­zeit von 8 Stun­den ste­hen also rund 1.784 Std. jähr­lich (223 Tage * 8 h) zur Ver­fü­gung. Aber: wie viel Zeit benö­ti­gen Sie für Kun­den­ak­qui­se, Ange­bo­te schrei­ben, Buch­hal­tung erle­di­gen, Rei­se­zei­ten zum Kun­den etc.? Wenn es Ihnen gelingt 66 % Ihrer Arbeits­zeit pro­duk­tiv (= an Kun­den abre­chen­bar) zu gestal­ten, ist das für Dienst­leis­ter ein guter Wert. Es ver­blei­ben in die­sem Bei­spiel 1.177 abre­chen­ba­re Arbeits­stun­den (66%* 1.784 Stun­den) bzw. 147 Tage (66% *223 Tage).

Kalkulation des Tagessatzes für Freiberufler

Teilt man den not­wen­di­gen Umsatz (142.945 €) durch die pro­duk­ti­ven Arbeits­zei­ten (147 Tage) ergibt sich ein kal­ku­lier­ter Tages­satz von rund 980 €/Tag. Die Mehr­wert­steu­er müs­sen Sie noch hin­zu­rech­nen.

Wie hoch ist der kalkulierte Stundensatz als Dienstleister?

Bei einer täg­li­chen Arbeits­zeit von 8 Stun­den ergibt sich der kal­ku­la­to­ri­sche Stun­den­satz von 122,50  €/h. Ihr Net­to-Stun­den­lohn in der abge­rech­ne­ten Arbeits­zeit beträgt: 42.000 €/147/8 = 35,67 €/h.

Kalkulation des Stundensatzes für Freiberufler / Stundensatz als Dienstleister

Bezo­gen auf Ihre gesam­te Arbeits­zeit (223 Tage) ver­die­nen Sie 42.000 €/223/8 = 23,54 €/h Net­to-Stun­den­lohn.)

Die hier dar­ge­stell­te Kal­ku­la­ti­on des Stun­den­sat­zes kön­nen Sie in die­sem Excel-Down­load des Tages­satz­rech­ners nach­voll­zie­hen und an Ihre Ver­hält­nis­se anpas­sen.

Down­load (XLSX, 55KB)

Beim Grün­derblog der IHK Mitt­le­rer Nie­der­rhein fin­den Sie eben­falls eine emp­feh­lens­wer­te Excel­vor­la­ge für die Stun­den­satz­be­rech­nung.

Das magische Dreieck der Preisermittlung

Hier­mit sind die die drei K’s der Preis­fin­dung gemeint: Kal­ku­la­ti­on, Kun­den, Kon­kur­renz. Die­se müs­sen zusam­men pas­sen und füh­ren lei­der nicht immer zum glei­chen Ergeb­nis.Magisches Dreieck der Preisfindung

Neben der rei­nen Kos­ten­be­trach­tung müs­sen Sie auch immer die Zah­lungs­be­reit­schaft Ihrer Kun­den und das Ver­hal­ten Ihrer Kon­kur­ren­ten mit ins Kal­kül zie­hen.

Oder anders aus­ge­drückt: Für ver­schie­de­ne Leis­tun­gen kön­nen (oder müs­sen sogar) unter­schied­li­che Prei­se ange­bo­ten wer­den. Man­che Kun­den müs­sen einen ande­ren Preis bekom­men als ande­re. Man­che Auf­ga­ben wer­den eben bes­ser bezahlt als ande­re. Bei der Kal­ku­la­ti­on soll­ten Sie des­halb gemisch­te Prei­se beden­ken.

Welchen Preis akzeptieren Ihre Kunden?

Gera­de wenn Sie als pro­fes­sio­nel­ler Anbie­ter von Ihren Geschäfts­part­nern ernst genom­men wer­den wol­len, sind rea­lis­tisch kal­ku­lier­te Preis­an­ga­ben viel über­zeu­gen­der als Stu­den­ten­ta­ri­fe oder mit Ange­stell­ten-Blick­win­kel kal­ku­lier­te Spar-Ange­bo­te.

Glück­li­cher­wei­se ist der Preis nicht das ein­zi­ge Kri­te­ri­um für die Auf­trags­ver­ga­be! Aber das ist wie­der ein The­ma für sich!

Hilfreiche Literatur – eine Kaufempfehlung

Wenn Sie sich aus­führ­li­cher mit dem The­ma beschäf­ti­gen möch­ten, ist das fol­gen­de Buch für Sie bestimmt inter­es­sant.

Herz­lich will­kom­men in der Welt des Rech­nungs­we­sens, dem grau­en Abbild der bun­ten Rea­li­tät.” Im locke­ren Ton, aber den­noch sach­kun­dig geschrie­ben. Das Buch hilft, das The­ma Kos­ten­rech­nung und Kal­ku­la­ti­on end­lich zu ver­ste­hen. Die Zusam­men­hän­ge wer­den deut­lich sicht­ba­rer als in vie­len ande­ren Büchern. Kos­ten­rech­nung kann tat­säch­lich Spaß machen! 😉

Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.
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4 Kommentare zu “Welchen Stundensatz kann ich als Dienstleister berechnen?
  1. Vie­len Dank für Ihre Ergän­zung, Herr Wir­sing.
    Es ist genau, wie Sie schrei­ben. Der mög­li­che Stun­den-/Ta­ges­satz hängt von vie­len Fak­to­ren ab.
    Gut, wenn man dann weiß, wo die eige­ne Schmerz­gren­ze liegt.

  2. 122,50 Euro ist vor allem im SAP Umfeld kei­ne Sel­ten­heit. In einer aktu­el­len Stu­die von 2016 wird der durch­schnitt­li­che Stun­den­satz mit 82,13 € im deutsch­spra­chi­gen Raum ange­ge­ben.

    Quel­le: http://www.freelancermap.de/umfrage-2016

    Die­ser vari­iert natür­lich nach Alter, Bran­che, Fach­ge­biet, Rol­le im Pro­jekt usw.

  3. Vie­len Dank Herr That­til, freut mich, wenn Ihnen der Arti­kel hilft.

    Die 122,50 EUR erge­ben sich aus der Bei­spiel­rech­nung. Aus der Viel­zahl der Para­me­ter müs­sen Sie ent­schei­den, wo Ihre eige­nen Stell­he­bel sind: Aus­las­tung, Arbeits­zeit, Kos­ten …
    Oder der Anspruch an das eige­ne Ein­kom­men ist zu hoch.

    Wenn Sie den “Markt­preis” Ihrer Dienst­leis­tung ken­nen, bewahrt Sie das vor fal­schen Vor­stel­lun­gen, wie­viel man mit der Selb­ständg­keit ver­die­nen kann.

    Eine rea­lis­ti­sche Ein­schät­zung der eige­nen Ver­dienst­mög­lich­kei­ten fehlt lei­der bei vie­len Grün­dern!

  4. Sascha Thattil sagt:

    Dan­ke für Ihre tol­le Über­sicht. Beson­ders die Stun­den­satz­kal­ku­la­ti­on ist inter­es­sant. Der Stun­den­satz von 122,50 Euro Net­to ist schon etwas hoch, wenn man bedenkt, dass der der­zei­ti­ge (2015) durch­schnitt­li­che Stun­den­satz in der IT bei 76 Euro Net­to liegt. Ich kann mir jedoch vor­stel­len, dass die Stun­den­sät­ze in der Bera­tung höher lie­gen.

    Dan­ke noch­mals für den Bei­trag. Sehr hilf­reich.

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