Personalkennzahlen – passend zu Ihren Unternehmenszielen

zuletzt aktualisiert am 22. Oktober 2017 von Winfried Eitel

Personalkennzahlen-TN

Per­so­nal­kenn­zah­len bil­den kom­ple­xe Sach­ver­hal­te in ein­fa­chen Zah­len ab und hel­fen dabei, einen Über­blick über den Per­so­nal­be­stand zu erhal­ten. Ab einer Grö­ße von 60 bis 80 Mit­ar­bei­tern kann das Manage­ment das Per­so­nal meis­tens nicht mehr „mit blo­ßem Auge“ beob­ach­ten. Damit die Wir­kun­gen per­so­nal­wirt­schaft­li­cher Maß­nah­men über­prüft wer­den kön­nen, hat es sich ab die­ser Unter­neh­mens­grö­ße bewährt Per­so­nal­kenn­zah­len ein­zu­füh­ren. Häu­fig wird im Per­so­nal­be­reich ein hohes Opti­mie­rungs­po­ten­ti­al für den Unter­neh­mens­er­folg gese­hen, das man mit Per­so­nal­kenn­zah­len trans­pa­rent dar­stel­len möch­te.

Die ver­wen­de­ten Per­so­nal­kenn­zah­len kön­nen dabei in qua­li­ta­ti­ve und quan­ti­ta­ti­ve Kenn­zah­len unter­schie­den wer­den. Die quan­ti­ta­ti­ven Kenn­zah­len nut­zen als Basis mess­ba­re Wer­te, wie Umsatz, Mit­ar­bei­ter­an­zahl oder Kün­di­gun­gen. Die qua­li­ta­ti­ven dage­gen ver­wen­den schwer mess­ba­re Grö­ßen, wie zum Bei­spiel die Zufrie­den­heit oder die Moti­va­ti­on von Mit­ar­bei­tern.

In der betrieb­li­chen Pra­xis fin­det man über­wie­gend quan­ti­ta­ti­ve Kenn­zah­len. Die­se sol­len im Ide­al­fall einen Rück­schluss auf die qua­li­ta­ti­ven Fak­to­ren zulas­sen. Typi­sches Bei­spiel: eine gerin­ge Kran­ken­quo­te wird als Indi­ka­tor für eine hohe Zufrie­den­heit der Mit­ar­bei­ter bewer­tet.

Personalkennzahlen nach Entscheidungsbereichen

Die meis­ten Per­so­nal­kenn­zah­len las­sen sich einem die­ser vier Berei­che zuord­nen:

 

  • Per­so­nal­kos­ten
  • Leis­tung – Pro­duk­ti­vi­tät
  • Per­so­nal­ent­wick­lung
  • Mit­ar­bei­ter­bin­dung

Im wei­te­ren Arti­kel fin­den Sie die geläu­figs­ten Kenn­zah­len aus jedem Bereich erläu­tert.

Personalkosten

Ziel: Steue­rungs­in­stru­ment zur Kon­trol­le der Kos­ten­ent­wick­lung und Sicher­stel­lung des Leis­tungs­prin­zips

Bei­spie­le:

  • Per­so­nal­kos­ten je Mit­ar­bei­ter
  • Anteil fixer und varia­bler Ver­gü­tungs­be­stand­tei­le
  • Kos­ten je Über­stun­de
  • HR-Auf­wands­kos­ten je Mit­ar­bei­ter
  • Ver­gü­tung und Lohn­ne­ben­leis­tun­gen

Leistung und Produktivität

Ziel: Erhal­tung und per­ma­nen­te Sicher­stel­lung und Stei­ge­rung der Pro­duk­ti­vi­tät mit Fokus auf Opti­mie­run­gen

Bei­spie­le:

  • Pro­duk­ti­vi­tät der Beleg­schaft
  • Per­so­nal­auf­wands­quo­te
  • Leis­tungs­grad nach Abtei­lun­gen
  • Über­stun­den­quo­te
  • Umsatz pro Mit­ar­bei­ter

Personalkennzahlen

Personalentwicklung

Ziel: Ver­bes­se­rung und Wei­ter­ent­wick­lung des Know-Hows und der Qua­li­fi­ka­ti­on incl. Erfolgs­kon­trol­le

Bei­spie­le:

  • Aus­bil­dungs­quo­te
  • Qua­li­fi­ka­ti­ons­struk­tur
  • Anzahl PE-Maß­nah­men je Mit­ar­bei­ter
  • Kos­ten jähr­li­cher Wei­ter­bil­dung je Mit­ar­bei­ter
  • Antei­le und Ent­wick­lung von Lern­me­tho­den

Personalbindung

Ziel: Bin­dung von Füh­rungs- und Fach­kräf­ten in Schlüs­sel­po­si­tio­nen mit dem Ziel, ein attrak­ti­ver Arbeit­ge­ber zu sein.

Bei­spie­le:

  • Krank­heits­quo­te
  • Abwe­sen­heits­quo­te
  • Fluk­tua­ti­ons­ra­te
  • Ø-liche Betriebs­zu­ge­hö­rig­keit
  • Ana­ly­se und Anteil der Aus­tritts­grün­de

Entscheidungshilfe zur Aufnahme von Personalkennzahlen

Personalstrategie

Die Aus­wahl von Kenn­zah­len macht für das eige­ne Unter­neh­men nur Sinn, wenn die­se zur Unter­neh­mens­kul­tur, zur Per­so­nal­po­li­tik und zur aktu­el­len Ziel­set­zung pas­sen. Wenn Sie zu vie­le Kenn­zah­len ver­wen­den, erhö­hen Sie die Feh­ler­quo­te und beein­träch­ti­gen das Ver­ständ­nis und die gene­rel­le Beach­tung des Per­so­nal-Reportings.

Eini­ge wich­ti­ge Fra­gen, die Sie sich vor der Auf­nah­me einer Per­so­nal­kenn­zahl stel­len soll­ten:

  • Passt die­se Kenn­zahl zur Unter­neh­mens­stra­te­gie und zu den Unter­neh­mens­zie­len?
  • Ist die Kenn­zahl ein­deu­tig defi­nier­bar und sind Ziel und Nut­zen geklärt?
  • Wel­che Maß­nah­men kön­nen aus die­ser Kenn­zahl abglei­tet wer­den?
  • Ist die Daten­ba­sis aktu­ell vor­han­den und ste­hen Auf­wand und Nut­zen im Ver­hält­nis?
  • Passt die Kenn­zahl zum Emp­fän­ger­kreis und sind die Betrof­fe­nen ein­be­zo­gen und ein­ver­stan­den?
  • Kön­nen die Emp­fän­ger die Kenn­zahl beein­flus­sen?

Häufig verwendete Personalkennzahlen

In die­ser Excel-Tabel­le fin­den Sie eine Viel­zahl von mög­li­chen Per­so­nal­kenn­zah­len. Wenn Sie die Datei down­loa­den, fin­den Sie Hil­fe­stel­lun­gen für die Erstel­lung Ihrer eige­nen Kenn­zah­len.

Down­load (XLSX, 30KB)

In der betrieb­li­chen Pra­xis haben sich eini­ge zen­tra­le Kenn­zah­len durch­ge­setzt, die in den meis­ten Unter­neh­men ver­wen­det wer­den.

Anzahl Mitarbeiter:

Die­se Kenn­zahl gibt die Anzahl der Mit­ar­bei­ter anhand bestimm­ter Kri­te­ri­en an. Häu­fi­ge Kri­te­ri­en sind dabei Regio­nen (Mit­ar­bei­ter­an­zahl im Bereich Nor­d/Ø-Mit­ar­bei­ter­an­zahl), Filia­len (Ø-Mit­ar­bei­ter­an­zahl/­Fi­lia­le) oder Geschäfts­zwei­ge (Anzahl MA im Retail/Gesamtanzahl Mit­ar­bei­ter). Sie wird häu­fig erstellt, da sie Bestand­teil des Jah­res­ab­schlus­ses nach dem Han­dels­ge­setz­buch ist. Immer wie­der sorgt für Ver­wir­rung, ob die Zahl der Mit­ar­bei­ter (z.B. als Anzahl der Per­so­nal­num­mern) oder das Voll­zeit­äqui­va­lent (engl. FTE) ange­ge­ben wur­de.

Durchschnittliche Gehälter je Mitarbeiter:

Die­se Kenn­zahl dient unter ande­ren zur Dar­stel­lung der Ent­wick­lung von Gehäl­tern und ist somit eine wich­ti­ge Kenn­zahl für die Pla­nung. Außer­dem dient Sie als Bench­mark­kenn­zahl im Unter­neh­mens­ver­gleich, um zu über­prü­fen, wie viel die Kon­kur­renz ihren Mit­ar­bei­tern zahlt. Oft wer­den auch Kenn­zah­len für bestimm­te Mit­ar­bei­ter­grup­pen ermit­telt:

  • Per­so­nal­auf­wand je Mit­ar­bei­ter
  • Ø-Per­so­nal­auf­wand der Frau­en
  • Ø-Per­so­nal­auf­wand der Füh­rungs­mann­schaft

 

Beschäftigungsstruktur:

Die­se Ver­hält­nis­zah­len wer­den für Struk­tur­ana­ly­sen im Per­so­nal­be­reich gebil­det. Die­se Kenn­zahl ermög­licht dabei sehr gro­ße Varia­tio­nen in der Zusam­men­set­zung der ein­zel­nen Kri­te­ri­en im Zäh­ler und Nen­ner.

Mög­li­che Aus­prä­gun­gen wären bei­spiels­wei­se

  • Mit­ar­bei­ter im Einkauf/Anzahl Mit­ar­bei­ter,
  • Anzahl Teilzeitkräfte/Anzahl Mit­ar­bei­ter oder
  • Anzahl Frau­en im Vertrieb/Anzahl Mit­ar­bei­ter im Ver­trieb.

Fluktuationsrate:

Die Fluk­tua­ti­ons­ra­te oder Fluk­tua­ti­ons­quo­te setzt sich aus der Anzahl der Kün­di­gun­gen und der durch­schnitt­li­chen Mit­ar­bei­ter­an­zahl zusam­men. Sie berech­net sich als Ver­hält­nis­zahl. Sie kann als Indi­ka­tor für die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit die­nen. Die Fluk­tua­ti­ons­quo­te kann auch in ver­schie­de­nen Aus­prä­gun­gen dar­ge­stellt wer­den, wie zum Bei­spiel die

  • Anzahl der Kün­di­gun­gen durch den Mitarbeiter/Gesamtanzahl Mit­ar­bei­ter,
  • Kün­di­gun­gen ab einen bestimm­ten Alter/Anzahl MA,
  • Kün­di­gun­gen in bestimm­ten Abteilungen/Anzahl MA der Abtei­lung oder
  • Kün­di­gun­gen nach Geschlecht/Anzahl MA.

Umsatz je Mitarbeiter:

Dies ist ein Bei­spiel für eine Pro­duk­ti­vi­täts­kenn­zahl. Mit die­sen Kenn­zah­len soll die betrieb­li­che Leis­tung je Mit­ar­bei­ter bzw. die Pro­duk­ti­vi­tät dar­ge­stellt wer­den. Es gibt ver­schie­de­ne Vari­an­ten die­ser Kenn­zahl. Hier­zu gehö­ren unter ande­ren

  • Ein­kaufs­vo­lu­men je Mit­ar­bei­ter der Ein­kaufs­ab­tei­lung
  • Gewinn je Mit­ar­bei­ter.

Mehrarbeitsquote:

Die Mehr­ar­beits­quo­te stellt die Über­stun­den der Mit­ar­bei­ter dar. Sie kann ver­wen­det wer­den, um die Mehr­ar­beit von zusätz­li­chen Auf­trä­gen dar­zu­stel­len oder zusätz­li­chem Per­so­nal­be­darf zu ermit­teln. Die­se Kenn­zahl soll­te auf lan­ge Zeit nicht zu hoch sein, da es zu nega­ti­ve Aus­wir­kun­gen bei der Per­so­nal­zu­frie­den­heit kom­men kann bzw. zu höhe­ren Krank­heits­quo­ten.

Krankenquote:

Die­se Kenn­zahl zeigt den Anteil krank­heits­be­ding­ter Aus­fäl­le an der Gesamt­mit­ar­bei­ter­zahl des Unter­neh­mens an. Die­se Kenn­zahl kann je nach Bran­che stark unter­schied­lich sein. Eine wesent­li­che Ursa­che dafür sind Risi­ken am Arbeits­platz. Zudem wird sie indi­rekt als Maß für die Zufrie­den­heit genutzt, da zufrie­de­ne Mit­ar­bei­ter sel­te­ner krank sind bzw. sich sel­te­ner krank mel­den.

Fehlzeitenquote:

Hier­bei han­delt es sich um eine ähn­li­che Kenn­zahl, wie die Krank­heits­quo­te, wobei bei der Fehl­zei­ten­quo­te die Arbeits­zeit als Grund­la­ge genom­men wird. Dabei wer­den Fehl­stun­den ins Ver­hält­nis zur Soll­ar­beits­zeit gestellt wer­den.

Kosten für Fortbildung:

Die­se Kenn­zahl kann als Hin­weis dafür genutzt wer­den, wie sehr sich das Unter­neh­men für die Fort- und Wei­ter­bil­dung ihrer Mit­ar­bei­ter ein­setzt. Zudem wird die­se Kenn­zahl her­an­ge­zo­gen, um die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit zu mes­sen, da häu­fig davon aus­ge­gan­gen wird, dass gut geschul­te Mit­ar­bei­ter zufrie­de­ner und moti­vier­ter sind als unge­schul­te. Die­se The­se wird unter ande­ren davon gestützt, dass die Mit­ar­bei­ter sich vom Unter­neh­men bestä­tigt füh­len.

 

Fazit

Es exis­tie­ren eine gan­ze Rei­he von häu­fig ver­wen­de­ten Per­so­nal­kenn­zah­len. Ver­wen­den Sie nur  für Ihr Unter­neh­men rele­van­te Kenn­zah­len, die sie bei Ihrer Stra­te­gie unter­stüt­zen. Die berüch­tig­ten “Zah­len­fried­hö­fe” eines Per­so­nal-Cock­pits nut­zen nie­man­dem.
Sind die gewünsch­ten Kenn­zah­len genau defi­niert? Wel­chen Nut­zen zie­hen Sie aus der Kennt­nis die­ser Zahl? Mit wel­chen Ent­schei­dun­gen oder Maß­nah­men kön­nen Sie die­se Kenn­zahl beein­flus­sen?

Ein mit­tel­stän­di­sches Unter­neh­men benö­tigt nicht mehr als 12–15 Per­so­nal­kenn­zah­len. Weni­ger ist oft mehr!

Ver­nach­läs­si­gen  bei den gan­zen Kenn­zah­len nicht die Gesprä­che mit Ihren Mit­ar­bei­tern! Die­se sind ein ver­läss­li­cher Indi­ka­tor für die Stim­mung und die Zufrie­den­heit in Ihrer Beleg­schaft. 😉

Literaturempfehlung

)

Infor­ma­ti­ons­schrift des BMWi: “Situa­ti­on ana­ly­sie­ren – Personalkennzahlen“ü

Down­load (PDF, 10KB)

Edi­ti­on der Hans Böck­ler Stif­tung: “Per­so­nal­kenn­zah­len”

Down­load (PDF, 257KB)

 

Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.
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