Wozu braucht man ein externes Controlling?

zuletzt aktualisiert am 27. Februar 2016 von Winfried Eitel

Externes Controlling - Controlling im Alltag - Beispiel Navi-GerätIn vie­len klei­ne­ren und mitt­le­ren Unternehmen wird zur Steuerung des Geschäftsverlaufs oft nur die Vergangenheit zu Rate ge­zo­gen. Anhand der BWA, der be­triebs­wirt­schaft­li­chen Auswertung, er­folgt die rück­wär­ti­ge Betrachtung und Bewertung des Geschäftsverlaufes. Die zeit­li­che Verzögerung bis die Zahlen der BWA vor­lie­gen und aus­ge­wer­tet wer­den kön­nen, macht die Ergebnisse oft schon ir­rele­vant, be­vor sie über­haupt er­ar­bei­tet wur­den. Das liegt in der Natur der Sache: die Zahlen der Buchhaltung ge­ben Informationen über die Historie des Unternehmens und sol­len die­se do­ku­men­tie­ren.

Die “BWA” ist zur Unternehmenssteuerung meistens ungeeignet

Im ty­pi­schen Mittelstand wird durch die zu star­ke Vergangenheitsorientierung und die zu star­ke Ausrichtung auf Abschluss- und Steuerthemen Handlungsbedarf zu spät er­kannt. Oft ste­cken die Unternehmen dann schon mit­ten in ei­ner Ergebnis- oder so­gar schon ei­ner Liquiditätskrise.

Neben die­sem zeit­li­chen Verzug kommt er­schwe­rend hin­zu, dass die er­stell­ten BWA’s sehr oft feh­ler­haft sind und für die un­ter­jäh­ri­ge Information des Unternehmers und der Banken un­ge­g­eig­net. Schlimmstenfalls wiegt sich der Unternehmer so­gar in fal­scher Sicherheit.

Selbst die DATEV ist mit den er­stell­ten BWA’s un­zu­frie­den und sieht den Bedarf zur nach­träg­li­chen Überarbeiten der Auswertungen:

Kritik vieler Banken an den Datev BWA's(http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=159725 am 22.02.2014)

Auf Basis der BWA des Steuerberaters kann al­so ei­ne Empfehlung für das kon­kre­te Tun oft nicht ab­ge­lei­tet wer­den. Anstatt zur ei­gent­lich be­nö­tig­ten Unterstützung der Unternehmensführung ver­kommt die BWA oft zum Rechtfertigungsinstrument. Oder die BWA wird – so wie sie kommt – un­ge­se­hen ab­ge­hef­tet. Völlig un­pro­duk­tiv und oh­ne ech­ten Mehrwert.

Unternehmen be­nö­ti­gen den je­der­zei­ti­gen Überblick über die ak­tu­el­len Geschehnisse, um Kenntnis dar­über zu ha­ben, wie man ne­ga­ti­ven Entwicklungen ent­ge­gen­wirkt. Dies ge­lingt nur mit ganz­heit­li­chen, be­triebs­wirt­schaft­li­chen Steuerungssystemen. Idealerweise ist ein vor­aus­lau­fen­des Kennzahlensystem im Unternehmen ein­ge­rich­tet.

Controlling als ganzheitliches Frühwarnsystem

Großunternehmen be­schäf­ti­gen des­halb ei­ge­ne Mitarbeiter oder so­gar Abteilungen, die sich mit dem Controlling be­schäf­ti­gen. So sind das not­wen­di­ge Know-How und die zeit­li­chen Kapazitäten im Unternehmen vor­han­den.

Wichtigstes Controlling-Werkzeug ist hier­bei die Unternehmensplanung. Sie holt al­le Beteiligten Mitarbeiter “ins Boot” und klärt, wer bis wann be­stimm­te Aufgaben zu er­le­di­gen hat. Die Zukunft wird so­zu­sa­gen in das Reporting mit ein­be­zo­gen und ge­stal­tet.

Das Dilemma bei klei­ne­ren Firmen: ein ei­ge­ner Controller rech­net sich ein­fach nicht. Die Vorteile des Controllings wer­den zwar er­kannt, die Umsetzung im ei­ge­nen Unternehmen wird aus Kostengründen aber nicht voll­zo­gen. Der Unternehmer steckt in ei­nem Teufelskreis und ver­zich­tet auf ein wich­ti­ges Steuerungsinstrument.

Externes Controlling unterstützt die Unternehmensführung

Ähnlich wie die Leistung ei­nes Steuerberaters oder Rechtsanwaltes kön­nen Sie als Unternehmer die Dienstleistung ei­nes ex­ter­nen Controllers be­darfs­ge­recht  in Anspruch neh­men. Dadurch blei­ben die Kosten ge­ring und ei­ne fes­te Personalbindung wird nicht ein­ge­gan­gen. Die un­ter­neh­me­ri­sche Flexiblität bleibt er­hal­ten.

Gemeinsam mit dem Externen wer­den die Planungen für das nächs­te Geschäftsjahr auf­ge­stellt oder so­gar ei­ne Mittelfrist-Planung er­ar­bei­tet.

Ihr Reporting wird qua­li­fi­ziert und ver­ständ­lich auf­be­rei­tet. Im Monats- oder Quartalsbericht er­folgt der Soll-/Ist-Abgleich und in ei­ner Erwartungsrechnung die Vorschau auf das Jahresende. So kön­nen Sie auch bei Banken und Investoren punk­ten. Mit dem ob­jek­ti­ven Blick des Externen wer­den die Ergebnisse ge­mein­sam be­spro­chen und Handlungsempfehlungen er­ar­bei­tet. Natürlich ist der ver­trau­li­che Umgang mit Ihren Daten und den Gesprächsinhalten für den ex­ter­nen Profi ei­ne Selbstverständlichkeit.

Kosten des externen Controllings sind überschaubar

Je nach Unternehmensgröße fal­len für den ex­ter­nen Controller nur we­ni­ge Hundert Euro mo­nat­lich an. Die Investition in ei­ne ex­ter­ne Controlling-Dienstleistung hilft dem Unternehmer, rich­tig zu steu­ern so­wie je­der­zeit die Liquidität und die Perspektiven sei­nes Unternehmens im Blick zu be­hal­ten. Das rech­net sich.

 

vgl. auch Artikel von Ingo von Holdt im Controllingportal

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