Zeitmanagement für Profis – nur noch 148.713 Mails checken

To-Do-Lis­ten, Auf­ga­ben­plan, Dele­gie­ren, Prio­ri­sie­ren: alles im täg­li­chen Zeit­ma­nage­ment im Ein­satz und den­noch haben Sie am Ende des Tages genau­so wenig Zeit wie vor­her? Die Zeit, die Sie mit der To-Do-Lis­te spa­ren woll­ten, nut­zen Sie jetzt zur Pfle­ge der Liste? 😉

Das kommt Ihnen bekannt vor? Ein paar Zah­len: 86 % der Arbeit­neh­mer füh­len sich an ihrem Arbeits­platz gestresst. 15 % ihrer Arbeits­zeit ver­brin­gen sie in Mee­tings. Füh­rungs­kräf­te erhal­ten jähr­lich 30.000 und mehr E‑Mails. 5–10 Minu­ten Ruhe pro Tag rei­chen aus, um Stress zu reduzieren.

Die fol­gen­den Zeit­ma­nage­ment-Tipps hel­fen Ihnen in 7 Schrit­ten Ihre Situa­ti­on zu verbessern.

Was genau wollen Sie erreichen? 

Bevor Sie sich mit dem Opti­mie­ren Ihres Zeit­ma­nage­ments wid­men, neh­men Sie sich die Zeit, um kurz zwei wich­ti­ge Fra­gen zu beantworten:

• Wozu möch­ten Sie mehr Zeit?
• Was machen Sie mit der gewon­ne­nen Zeit?

Mehr Zeit durch Zeit­ma­nage­ment ist eine Illu­si­on  Ganz schnell ist die erhoff­te Lücke wie­der gefüllt. Was genau wol­len Sie errei­chen?  

Finden Sie die Zeitdiebe

Es geht nicht dar­um, jeden Small­talk zu ver­mei­den, son­dern die Zeit­die­be zu fin­den und sie zu elemi­nie­ren. Denn eigent­lich ken­nen Sie Ihre Zeit­die­be ganz genau, wetten? 

Schrei­ben Sie eine Lis­te mit Ihren größ­ten Zeit­die­ben. Über­le­gen Sie dann, wie Sie das Pro­blem noch ver­stär­ken könn­ten: „Wie könn­te ich mir noch mehr Zeit steh­len las­sen?“ Je schrä­ger, des­to besser. 

Haben Sie eine schö­ne Lis­te zusam­men bekom­men? Dann unter­strei­chen Sie jetzt, was Sie von die­sen Din­gen bereits tun und stel­len Sie die­se ab! Die ande­ren Aus­sa­gen keh­ren Sie um und fin­den dadurch neue Lösungen.

Die gewonnene Reise: ein Gedankenspiel

Stel­len Sie sich vor, Sie hät­ten eine Rei­se gewon­nen. Nächs­te Woche flie­gen Sie für einen Monat zu Ihrem Traum­ziel. Über­le­gen Sie:

• Wel­che Auf­ga­ben­be­rei­che kön­nen Sie an wen delegieren?
• Wer ver­tritt Sie bei Fra­gen der Geschäfts­lei­tung oder bei Kundenanfragen?
• Wel­che Auf­ga­ben wer­den Sie bis zum Abflug noch selbst erledigen?
• Wel­che Arbei­ten wol­len Sie noch im Flug­zeug erledigen? 
• Wel­che Auf­ga­ben kön­nen lie­gen blei­ben oder sogar wegfallen?

Durch die­se Fra­gen legen Sie die Prio­ri­tä­ten Ihrer Auf­ga­ben neu fest. Was tun Sie aus Gewohn­heit? Was bringt Sie Ihren Zie­len näher? Wel­che Auf­ga­ben kön­nen grund­sätz­lich wegfallen?

Sie kön­nen sich jetzt auf die wich­ti­gen Auf­ga­ben kon­zen­trie­ren und viel­leicht sogar mit neu­er Motivation.

Was du heute kannst besorgen

Häu­fig schie­ben wir Din­ge auf die lan­ge Bank, erfin­den Aus­re­den, erle­di­gen Din­ge auf den letz­ten Drü­cker. Für kurz­fris­ti­ge Erfolgs­er­leb­nis­se las­sen wir die schein­bar gro­ßen, unan­ge­neh­men Auf­ga­ben liegen.

Es kann auch Vor­tei­le haben, Din­ge auf­zu­schie­ben: am nächs­ten Tag fin­den wir die Buchungs­dif­fe­renz auf Anhieb. Oder man­che Din­ge erle­di­gen sich von selbst. Dann ist Auf­schie­ben völ­lig in Ordnung.

Auf­schie­be­ri­tis (Fach­wort: Pro­kras­ti­na­ti­on) schränkt die Leis­tungs­fä­hig­keit ein und kann krank machen. Stress und Erschöp­fungs­zu­stän­de kön­nen die Fol­ge sein.

Sind das gute Argu­men­te neue Stra­te­gien zu ent­wi­ckeln? Dann neh­men Sie Papier und Blei­stift zur Hand.

Kommen Sie sich selber auf die Spur

Über­le­gen Sie, wel­che Auf­ga­ben Sei nicht abschlie­ßen oder immer wie­der aufschieben:

• Wel­che Tätig­kei­ten sind das genau?
• Wie häu­fig kommt das vor?
• Was pas­siert, wenn die Auf­ga­be uner­le­digt bleibt?
• Was machen Sie stattdessen?
• Ver­mei­den Sie etwas oder schaf­fen Sie es immer auf den letz­ten Drücker?

Finden Sie das Positive

• Wel­che posi­ti­ve Absicht/welcher Nut­zen steckt hin­ter dem Aufschieben?
• Wel­che Vor­tei­le fin­den Sie bei genaue­rem Hinsehen?
• Was brau­chen Sie, um die Auf­ga­be zu erledigen?

Machen Sie sich bewusst:
Kei­ne Ent­schei­dung zu tref­fen, ist auch eine Entscheidung!

Wie kön­nen Sie die posi­ti­ve Absicht anders errei­chen? Fin­den Sie min­des­tens drei Mög­lich­kei­ten und spie­len Sie die­se neu­en Ver­hal­tens­wei­sen in Ihrer Vor­stel­lung durch. Was ver­än­dert sich an Ihrem Verhalten?

Legen Sie den Schalter um

• Wel­che Erkennt­nis­se haben Sie gewon­nen? Ver­än­dern Sie Ihr Ver­hal­ten schritt­wei­se. Was könn­te ein klei­ner ers­ter Erfolg werden? 
• Wel­che Res­sour­cen (Stär­ken, Fähig­kei­ten, Men­schen,…) kön­nen Ihnen beim Umset­zen hilf­reich sein? 
• Legen Sie den ers­ten Schritt fest – am bes­ten inner­halb der nächs­ten 72 Stun­den – um ins TUN zu kom­men. Loben Sie sich für ers­te posi­ti­ve Ver­än­de­run­gen und trai­nie­ren Sie wei­ter – im Geist und tatsächlich!

So redu­zie­ren Sie Stress und sor­gen für eine effi­zi­en­te Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on. Sie wer­den Ihre Her­aus­for­de­run­gen gelassen(er) bewältigen!

Literatur / Kaufempfehlung*