Zeitmanagement für Profis – nur noch 148.713 Mails checken

zuletzt aktualisiert am 26. Mai 2017 von Winfried Eitel

Zeitmanagement für ProfisTo-Do-Listen, Aufgabenplan, Delegieren, Priorisieren: alles im täglichen Zeitmanagement im Einsatz und dennoch haben Sie am Ende des Tages genauso wenig Zeit wie vorher? Die Zeit, die Sie mit der To-Do-Liste sparen wollten, nutzen Sie jetzt zur Pflege der Liste? 😉

Das kommt Ihnen bekannt vor? Ein paar Zahlen: 86 % der Arbeitnehmer fühlen sich an ihrem Arbeitsplatz gestresst. 15 % ihrer Arbeitszeit verbringen sie in Meetings. Führungskräfte erhalten jährlich 30.000 und mehr E-Mails. 5-10 Minuten Ruhe pro Tag reichen aus, um Stress zu reduzieren.

Die folgenden Zeitmanagement-Tipps helfen Ihnen in 7 Schritten Ihre Situation zu verbessern.

Was genau wollen Sie erreichen?

Bevor Sie sich mit dem Optimieren Ihres Zeitmanagements widmen, nehmen Sie sich die Zeit, um kurz zwei wichtige Fragen zu beantworten:

  • Wozu möchten Sie mehr Zeit?
  • Was machen Sie mit der gewonnenen Zeit?

Mehr Zeit durch Zeitmanagement ist eine Illusion  Ganz schnell ist die erhoffte Lücke wieder gefüllt. Was genau wollen Sie erreichen?  

Finden Sie die Zeitdiebe

Es geht nicht darum, jeden Smalltalk zu vermeiden, sondern die Zeitdiebe zu finden und sie zu eleminieren. Denn eigentlich kennen Sie Ihre Zeitdiebe ganz genau, wetten?

Schreiben Sie eine Liste mit Ihren größten Zeitdieben. Überlegen Sie dann, wie Sie das Problem noch verstärken könnten: „Wie könnte ich mir noch mehr Zeit stehlen lassen?“ Je schräger, desto besser.

Haben Sie eine schöne Liste zusammen bekommen? Dann unterstreichen Sie jetzt, was Sie von diesen Dingen bereits tun und stellen Sie diese ab! Die anderen Aussagen kehren Sie um und finden dadurch neue Lösungen.

Die gewonnene Reise: ein Gedankenspiel

Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine Reise gewonnen. Nächste Woche fliegen Sie für einen Monat zu Ihrem Traumziel. Überlegen Sie:

  • Welche Aufgabenbereiche können Sie an wen delegieren?
  • Wer vertritt Sie bei Fragen der Geschäftsleitung oder bei Kundenanfragen?
  • Welche Aufgaben werden Sie bis zum Abflug noch selbst erledigen?
  • Welche Arbeiten wollen Sie noch im Flugzeug erledigen?
  • Welche Aufgaben können liegen bleiben oder sogar wegfallen?

Durch diese Fragen legen Sie die Prioritäten Ihrer Aufgaben neu fest. Was tun Sie aus Gewohnheit? Was bringt Sie Ihren Zielen näher? Welche Aufgaben können grundsätzlich wegfallen?

Sie können sich jetzt auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und vielleicht sogar mit neuer Motivation.

Was du heute kannst besorgen

Häufig schieben wir Dinge auf die lange Bank, erfinden Ausreden, erledigen Dinge auf den letzten Drücker. Für kurzfristige Erfolgserlebnisse lassen wir die scheinbar großen, unangenehmen Aufgaben liegen.

Es kann auch Vorteile haben, Dinge aufzuschieben: am nächsten Tag finden wir die Buchungsdifferenz auf Anhieb. Oder manche Dinge erledigen sich von selbst. Dann ist Aufschieben völlig in Ordnung.

Aufschieberitis (Fachwort: Prokrastination) schränkt die Leistungsfähigkeit ein und kann krank machen. Stress und Erschöpfungszustände können die Folge sein.

Sind das gute Argumente neue Strategien zu entwickeln? Dann nehmen Sie Papier und Bleistift zur Hand.

Kommen Sie sich selber auf die Spur

Überlegen Sie, welche Aufgaben Sei nicht abschließen oder immer wieder aufschieben:

  • Welche Tätigkeiten sind das genau?
  • Wie häufig kommt das vor?
  • Was passiert, wenn die Aufgabe unerledigt bleibt?
  • Was machen Sie stattdessen?
  • Vermeiden Sie etwas oder schaffen Sie es immer auf den letzten Drücker?

Finden Sie das Positive

  • Welche positive Absicht/welcher Nutzen steckt hinter dem Aufschieben?
  • Welche Vorteile finden Sie bei genauerem Hinsehen?
  • Was brauchen Sie, um die Aufgabe zu erledigen?

Machen Sie sich bewusst:
Keine Entscheidung zu treffen, ist auch eine Entscheidung!

Wie können Sie die positive Absicht anders erreichen? Finden Sie mindestens drei Möglichkeiten und spielen Sie diese neuen Verhaltensweisen in Ihrer Vorstellung durch. Was verändert sich an Ihrem Verhalten?

Legen Sie den Schalter um

  • Welche Erkenntnisse haben Sie gewonnen? Verändern Sie Ihr Verhalten schrittweise. Was könnte ein kleiner erster Erfolg werden?
  • Welche Ressourcen (Stärken, Fähigkeiten, Menschen,…) können Ihnen beim Umsetzen hilfreich sein?
  • Legen Sie den ersten Schritt fest – am besten innerhalb der nächsten 72 Stunden – um ins TUN zu kommen. Loben Sie sich für erste positive Veränderungen und trainieren Sie weiter – im Geist und tatsächlich!

So reduzieren Sie Stress und sorgen für eine effiziente Arbeitsorganisation. Sie werden Ihre Herausforderungen gelassen(er) bewältigen!

 

 

Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.

Kommentar verfassen

Top
%d Bloggern gefällt das:

Durch die weitere Nutzung der Seite (auch durch Scrollen oder Klicken des Menüs) stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn Sie diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwenden oder auf "Akzeptieren" klicken, erklären Sie sich damit einverstanden.

Schließen