Zeitmanagement für Profis – nur noch 148.713 Mails checken

zuletzt aktualisiert am 26. Mai 2017 von Winfried Eitel

Zeitmanagement für ProfisTo-Do-Listen, Aufgabenplan, Delegieren, Priorisieren: al­les im täg­li­chen Zeitmanagement im Einsatz und den­noch ha­ben Sie am Ende des Tages ge­nau­so we­nig Zeit wie vor­her? Die Zeit, die Sie mit der To-Do-Liste spa­ren woll­ten, nut­zen Sie jetzt zur Pflege der Liste? 😉

Das kommt Ihnen be­kannt vor? Ein paar Zahlen: 86 % der Arbeitnehmer füh­len sich an ih­rem Arbeitsplatz ge­stresst. 15 % ih­rer Arbeitszeit ver­brin­gen sie in Meetings. Führungskräfte er­hal­ten jähr­lich 30.000 und mehr E-Mails. 5-10 Minuten Ruhe pro Tag rei­chen aus, um Stress zu re­du­zie­ren.

Die fol­gen­den Zeitmanagement-Tipps hel­fen Ihnen in 7 Schritten Ihre Situation zu ver­bes­sern.

Was genau wollen Sie erreichen?

Bevor Sie sich mit dem Optimieren Ihres Zeitmanagements wid­men, neh­men Sie sich die Zeit, um kurz zwei wich­ti­ge Fragen zu be­ant­wor­ten:

  • Wozu möch­ten Sie mehr Zeit?
  • Was ma­chen Sie mit der ge­won­ne­nen Zeit?

Mehr Zeit durch Zeitmanagement ist ei­ne Illusion  Ganz schnell ist die er­hoff­te Lücke wie­der ge­füllt. Was ge­nau wol­len Sie er­rei­chen?  

Finden Sie die Zeitdiebe

Es geht nicht dar­um, je­den Smalltalk zu ver­mei­den, son­dern die Zeitdiebe zu fin­den und sie zu elemi­nie­ren. Denn ei­gent­lich ken­nen Sie Ihre Zeitdiebe ganz ge­nau, wet­ten?

Schreiben Sie ei­ne Liste mit Ihren größ­ten Zeitdieben. Überlegen Sie dann, wie Sie das Problem noch ver­stär­ken könn­ten: „Wie könn­te ich mir noch mehr Zeit steh­len las­sen?“ Je schrä­ger, des­to bes­ser.

Haben Sie ei­ne schö­ne Liste zu­sam­men be­kom­men? Dann un­ter­strei­chen Sie jetzt, was Sie von die­sen Dingen be­reits tun und stel­len Sie die­se ab! Die an­de­ren Aussagen keh­ren Sie um und fin­den da­durch neue Lösungen.

Die gewonnene Reise: ein Gedankenspiel

Stellen Sie sich vor, Sie hät­ten ei­ne Reise ge­won­nen. Nächste Woche flie­gen Sie für ei­nen Monat zu Ihrem Traumziel. Überlegen Sie:

  • Welche Aufgabenbereiche kön­nen Sie an wen de­le­gie­ren?
  • Wer ver­tritt Sie bei Fragen der Geschäftsleitung oder bei Kundenanfragen?
  • Welche Aufgaben wer­den Sie bis zum Abflug noch selbst er­le­di­gen?
  • Welche Arbeiten wol­len Sie noch im Flugzeug er­le­di­gen?
  • Welche Aufgaben kön­nen lie­gen blei­ben oder so­gar weg­fal­len?

Durch die­se Fragen le­gen Sie die Prioritäten Ihrer Aufgaben neu fest. Was tun Sie aus Gewohnheit? Was bringt Sie Ihren Zielen nä­her? Welche Aufgaben kön­nen grund­sätz­lich weg­fal­len?

Sie kön­nen sich jetzt auf die wich­ti­gen Aufgaben kon­zen­trie­ren und viel­leicht so­gar mit neu­er Motivation.

Was du heute kannst besorgen

Häufig schie­ben wir Dinge auf die lan­ge Bank, er­fin­den Ausreden, er­le­di­gen Dinge auf den letz­ten Drücker. Für kurz­fris­ti­ge Erfolgserlebnisse las­sen wir die schein­bar gro­ßen, un­an­ge­neh­men Aufgaben lie­gen.

Es kann auch Vorteile ha­ben, Dinge auf­zu­schie­ben: am nächs­ten Tag fin­den wir die Buchungsdifferenz auf Anhieb. Oder man­che Dinge er­le­di­gen sich von selbst. Dann ist Aufschieben völ­lig in Ordnung.

Aufschieberitis (Fachwort: Prokrastination) schränkt die Leistungsfähigkeit ein und kann krank ma­chen. Stress und Erschöpfungszustände kön­nen die Folge sein.

Sind das gu­te Argumente neue Strategien zu ent­wi­ckeln? Dann neh­men Sie Papier und Bleistift zur Hand.

Kommen Sie sich selber auf die Spur

Überlegen Sie, wel­che Aufgaben Sei nicht ab­schlie­ßen oder im­mer wie­der auf­schie­ben:

  • Welche Tätigkeiten sind das ge­nau?
  • Wie häu­fig kommt das vor?
  • Was pas­siert, wenn die Aufgabe un­er­le­digt bleibt?
  • Was ma­chen Sie statt­des­sen?
  • Vermeiden Sie et­was oder schaf­fen Sie es im­mer auf den letz­ten Drücker?

Finden Sie das Positive

  • Welche po­si­ti­ve Absicht/welcher Nutzen steckt hin­ter dem Aufschieben?
  • Welche Vorteile fin­den Sie bei ge­naue­rem Hinsehen?
  • Was brau­chen Sie, um die Aufgabe zu er­le­di­gen?

Machen Sie sich be­wusst:
Keine Entscheidung zu tref­fen, ist auch ei­ne Entscheidung!

Wie kön­nen Sie die po­si­ti­ve Absicht an­ders er­rei­chen? Finden Sie min­des­tens drei Möglichkeiten und spie­len Sie die­se neu­en Verhaltensweisen in Ihrer Vorstellung durch. Was ver­än­dert sich an Ihrem Verhalten?

Legen Sie den Schalter um

  • Welche Erkenntnisse ha­ben Sie ge­won­nen? Verändern Sie Ihr Verhalten schritt­wei­se. Was könn­te ein klei­ner ers­ter Erfolg wer­den?
  • Welche Ressourcen (Stärken, Fähigkeiten, Menschen,…) kön­nen Ihnen beim Umsetzen hilf­reich sein?
  • Legen Sie den ers­ten Schritt fest – am bes­ten in­ner­halb der nächs­ten 72 Stunden – um ins TUN zu kom­men. Loben Sie sich für ers­te po­si­ti­ve Veränderungen und trai­nie­ren Sie wei­ter – im Geist und tat­säch­lich!

So re­du­zie­ren Sie Stress und sor­gen für ei­ne ef­fi­zi­en­te Arbeitsorganisation. Sie wer­den Ihre Herausforderungen gelassen(er) be­wäl­ti­gen!

 

 

Veröffentlicht in Allgemein, Tipps, Unternehmer

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