Excel – bedingte Formatierung statt “Zahlenfriedhof”

publiziert am 31. Mai 2017 von Winfried Eitel

Niemand will Ihre „Zahlenfriedhöfe“ an­schau­en? Mit “Excel – be­ding­te Formatierung” pep­pen Sie Ihre Daten an­schau­lich auf. Die Empfänger Ihrer Informationen wer­den Ihnen dank­bar sein! Wetten?

Wir er­klä­ren hier wie schnell und ein­fach es ge­macht wird.

Excel – Bedingte Formatierung

Für un­ser Beispiel ver­wen­den wir mo­nat­li­che Zahlen für Verkäufe, die wir mit Excel „auf­pep­pen“ wer­den.

So wer­den un­se­re Ergebnisse dann bei­spiels­wei­se aus­se­hen:

Excel - bedingte Formatierung - Beispiele

Es gibt noch ei­ne Vielzahl an­de­rer Darstellungsmöglichkeiten. Wenn Sie erst ein­mal das grund­le­gen­de Prinzip ver­stan­den ha­ben, wer­den Sie die­se leicht sel­ber her­aus­fin­den kön­nen. Versprochen!

Die Vorgehensweise ist bei al­len Darstellungen ähn­lich. Wir ver­wen­den da­zu in Excel die „Bedingte Formatierung“.  Mit die­ser Funktion las­sen sich Zellinhalte in Abhängigkeit von zu­vor fest­ge­leg­ten Regeln her­vor­he­ben.

Markieren Sie die zu for­ma­tie­ren­den Zellen und ge­hen Sie über „Start/Formatvorlagen“ in die „be­ding­te Formatierung“ und wäh­len dort „Neue Regel“.

Excel - bedingte Formatierung - auswählen im Menü

Sie er­hal­ten die­ses Auswahlfenster:

2-Farben-Skala

Excel - bedingte Formatierung - 2-Farben-Skala

Unter Formatstil wer­den Ihnen fünf Varianten an­ge­bo­ten. Bei der „2-Farben-Skala“ wird stan­dard­mä­ßig der nied­rigs­te Wert oran­ge und der höchs­te Wert gelb for­ma­tiert. Sie kön­nen die Farben aber auch be­lie­big än­dern.

3-Farben-Skala

Eine wei­te­re Variante ist die 3-Farben-Skala. Die Typ- und Farbauswahl über­neh­men Sie wie vor­ge­schla­gen.

Excel - bedingte Formatierung - 3-Farben-Skala

Sie er­hal­ten die oben dar­ge­stell­te 1. Variante. Der Mittelpunkt kommt in der Darstellung hin­zu. Als Typ wäh­len Sie da­für das Quantil bei 50 (%).
Beachten Sie bit­te: in der Funktion muss der Quantilwert ei­nen Wert zwi­schen 0 und 1 an­neh­men. Statt 50 (%) kön­nen Sie auch 0,5 ein­tra­gen.
Für die Typ-Auswahl ste­hen ne­ben Niedrigster Wert und Höchster Wert ge­ne­rell noch Zahl, Prozent, Formel und Quantil zur Verfügung.
Nehmen Sie sich ein­fach ein­mal die Zeit und pro­bie­ren Sie al­le mög­li­chen Kombinationen durch.
Bei der Farbauswahl soll­ten Sie stets be­ach­ten, wel­che Aussage Sie mit der be­ding­ten Formatierung an­stre­ben. So ist ein nied­ri­ger Wert bei den Kosten durch­aus er­wünscht. Bei den Umsätzen sind nied­ri­ge Werte  eher ne­ga­tiv zu se­hen.
Grün könn­te da­her für ei­ne po­si­ti­ve und rot für ei­ne ne­ga­ti­ve Auswirkung ste­hen.

Datenbalken

Noch ein wei­te­res Beispiel:

Excel - bedingte Formatierung - Datenbalken

Formatstil sind hier die „Datenbalken“, die sich vom nied­rigs­ten zum größ­ten Wert ver­grö­ßern. Sie kön­nen noch ei­nen Haken bei „Nur Balken an­zei­gen“ set­zen. Ob die Aussage dann noch sinn­voll ist, müs­sen Sie selbst ent­schei­den… 😉

Symbolsätze

In ei­nem letzten Beispiel ver­wen­den Sie un­ter­schied­li­che Symbolsätze für die Darstellung.

Excel - bedingte Formatierung - Symbolsätze

Dazu wäh­len Sie als Formatstil „Symbolsätze“ und bei der dann sicht­ba­ren „Symbolart“ ei­ne Darstellung nach Ihrer Wahl.

Excel - bedingte Formatierung - Symbolart

Viel Spaß beim Tüfteln und Ausprobieren und viel Erfolg bei der ers­ten Präsentation Ihrer neu­en „Tools“. Nur Mut: er­fah­rungs­ge­mäß gibt es  ei­nen klei­nen “Wow”-Effekt.

 

Quellen/Literatur

Excel-Tipps (nicht nur) für Controller

https://clevercalcul.wordpress.com

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