Excel – bedingte Formatierung statt „Zahlenfriedhof“

zuletzt aktualisiert am 17. Oktober 2017 von Winfried Eitel

Niemand will Ihre „Zahlenfriedhöfe“ anschauen? Mit „Excel – bedingte Formatierung“ peppen Sie Ihre Daten anschaulich auf. Die Empfänger Ihrer Informationen werden Ihnen dankbar sein! Wetten?

Wir erklären hier wie schnell und einfach es gemacht wird.

Excel – Bedingte Formatierung

Für unser Beispiel verwenden wir monatliche Zahlen für Verkäufe, die wir mit Excel „aufpeppen“ werden.

So werden unsere Ergebnisse dann beispielsweise aussehen:

Excel - bedingte Formatierung - Beispiele

Es gibt noch eine Vielzahl anderer Darstellungsmöglichkeiten. Wenn Sie erst einmal das grundlegende Prinzip verstanden haben, werden Sie diese leicht selber herausfinden können. Versprochen!

Die Vorgehensweise ist bei allen Darstellungen ähnlich. Wir verwenden dazu in Excel die „Bedingte Formatierung“.  Mit dieser Funktion lassen sich Zellinhalte in Abhängigkeit von zuvor festgelegten Regeln hervorheben.

Markieren Sie die zu formatierenden Zellen und gehen Sie über „Start/Formatvorlagen“ in die „bedingte Formatierung“ und wählen dort „Neue Regel“.

Excel - bedingte Formatierung - auswählen im Menü

Sie erhalten dieses Auswahlfenster:

2-Farben-Skala

Excel - bedingte Formatierung - 2-Farben-Skala

Unter Formatstil werden Ihnen fünf Varianten angeboten. Bei der „2-Farben-Skala“ wird standardmäßig der niedrigste Wert orange und der höchste Wert gelb formatiert. Sie können die Farben aber auch beliebig ändern.

3-Farben-Skala

Eine weitere Variante ist die 3-Farben-Skala. Die Typ- und Farbauswahl übernehmen Sie wie vorgeschlagen.

Excel - bedingte Formatierung - 3-Farben-Skala

Sie erhalten die oben dargestellte 1. Variante. Der Mittelpunkt kommt in der Darstellung hinzu. Als Typ wählen Sie dafür das Quantil bei 50 (%).
Beachten Sie bitte: in der Funktion muss der Quantilwert einen Wert zwischen 0 und 1 annehmen. Statt 50 (%) können Sie auch 0,5 eintragen.
Für die Typ-Auswahl stehen neben Niedrigster Wert und Höchster Wert generell noch Zahl, Prozent, Formel und Quantil zur Verfügung.
Nehmen Sie sich einfach einmal die Zeit und probieren Sie alle möglichen Kombinationen durch.
Bei der Farbauswahl sollten Sie stets beachten, welche Aussage Sie mit der bedingten Formatierung anstreben. So ist ein niedriger Wert bei den Kosten durchaus erwünscht. Bei den Umsätzen sind niedrige Werte  eher negativ zu sehen.
Grün könnte daher für eine positive und rot für eine negative Auswirkung stehen.

Datenbalken

Noch ein weiteres Beispiel:

Excel - bedingte Formatierung - Datenbalken

Formatstil sind hier die „Datenbalken“, die sich vom niedrigsten zum größten Wert vergrößern. Sie können noch einen Haken bei „Nur Balken anzeigen“ setzen. Ob die Aussage dann noch sinnvoll ist, müssen Sie selbst entscheiden… 😉

Symbolsätze

In einem letzten Beispiel verwenden Sie unterschiedliche Symbolsätze für die Darstellung.

Excel - bedingte Formatierung - Symbolsätze

Dazu wählen Sie als Formatstil „Symbolsätze“ und bei der dann sichtbaren „Symbolart“ eine Darstellung nach Ihrer Wahl.

Excel - bedingte Formatierung - Symbolart

Viel Spaß beim Tüfteln und Ausprobieren und viel Erfolg bei der ersten Präsentation Ihrer neuen „Tools“. Nur Mut: erfahrungsgemäß gibt es  einen kleinen „Wow“-Effekt.

 

Quellen/Literatur

Excel-Tipps (nicht nur) für Controller

https://clevercalcul.wordpress.com

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