Bessere Meetings – besseres Geschäft

publiziert am 30. Juni 2017 von Winfried Eitel

Bessere Meetings — besseres Geschäft

Sie ken­nen die wich­tigs­ten Kri­tik­punk­te: Mee­tings sind zu lang, zu teu­er und zu unpro­duk­tiv. Oft sind sie sinn­los und läh­men Inno­va­ti­on. Schlech­te Mee­tings sind ein­fach schlecht fürs Geschäft. Wenn Sie jemals ein Mee­ting durch­gestanden haben, dass Ihnen das Gefühl rei­ner Zeit­ver­schwen­dung ver­mit­telt hat, dann ist die­ser Bei­trag für Sie gedacht.

Eine kla­re Meeting-Planung ergibt brauch­ba­re Beschlüs­se. Wir geben Ihnen eini­ge Tipps, wie Sie als Orga­ni­sa­tor aber auch als Teil­neh­mer zu einer besse­ren Meeting-Kultur bei­tra­gen kön­nen. Zusätz­lich stel­len wir Ihnen ein Protokoll-Formular zur Ver­fü­gung, damit kein Todo ver­lo­ren geht.

Meetings eignen sich hervorragend, einen Arbeitstag auszufüllen.“

Schlecht vor­be­rei­te­te Mee­tings fres­sen kost­ba­re Arbeits­zeit und sind ärger­lich für alle Betei­lig­ten. Den­noch sind Mee­tings wich­tig. Sie inten­si­vie­ren die Kommuni­kation und kön­nen zu bes­se­ren Ent­scheidungen füh­ren. Ein konstruk­tives Mee­ting lie­fert Sach­er­geb­nis­se, die gewähr­leis­ten, dass die Teil­neh­mer zufrie­den sind.

Arbei­ten Sie gemein­sam mit Ihrem Chef, Ihren Kol­le­gen und Ihren Mit­arbeitern an einer posi­ti­ven Be­spre­chungs­kultur.Meetings - Zeit in Meetings

Symptome schlechter Vorbereitung

Es gibt typi­sche Sym­pto­me, an der man eine schlech­te Meeting-Vorbereitung erkennt:

  • Es gibt kei­ne fes­te Agen­da und kei­ne kla­ren Bespre­chungs­zie­le, die allen vor­ab bekannt sind.
  • Beginn und Ende eines Mee­tings sind im Vor­feld nicht klar oder nicht ver­läss­lich. Das Mee­ting star­tet unpünkt­lich und der Zeit­plan ist unrea­lis­tisch.
  • Wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen feh­len
  • Es ist unklar, wer am Mee­ting teil­nimmt und wel­che Aufgabe/Rolle er dort hat.
  • Es wird kein Pro­to­koll­füh­rer benannt. Rede­bei­trä­ge, Beschlüs­se, Auf­ga­ben wer­den nicht fest­ge­hal­ten.

Meetings vorbereiten

Für jedes Mee­ting müs­sen Sie vor­ab fest­le­gen, wor­um es über­haupt gehen soll. Was sind die Inhal­te des Mee­tings? Klä­ren Sie die orga­ni­sa­to­ri­schen und tech­ni­schen Rah­men­be­din­gun­gen. Schät­zen Sie ein, wel­che Ein­stel­lun­gen und Mei­nun­gen die Teil­neh­mer zum Mee­ting mit­bringen. Hilf­reich sind fol­gen­de Fra­gen:

  • Was ist der Anlass der Bespre­chung?
  • War­um müs­sen wir zusam­men­kom­men?
  • Was sind die Inhal­te und The­men, die bespro­chen wer­den sol­len?
  • Wer soll­te alles dabei sein?
  • Wer muss außer­dem infor­miert wer­den?

Wenn Sie die­se Fra­gen für sich, mit Ihren Mit­ar­bei­tern oder Ihrem Chef geklärt haben, machen Sie sich an die Arbeit.

Tagesordnung

Erstel­len Sie eine Tages­ord­nung (Agen­da). Dort schrei­ben Sie expli­zit das Ziel oder die Art des Ergeb­nis­ses des Mee­tings auf. Unter­glie­dern Sie die Inhal­te und The­men in ein­zel­ne Tages­ordnungs­punkte und hin­ter­le­gen Sie die­se mit einem Zeit­plan, ins­be­son­de­re mit Beginn und Ende der Bespre­chung.

Besprechungsort und Technik

Klä­ren Sie, wo das Mee­ting statt­fin­det und ob Sie dort alle tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen vor­finden wie Tische, Stüh­le, Flip­chart, Bea­mer, Pinn­wand, Schreib­werk­zeu­ge und Geträn­ke.

Einladung

Über­le­gen Sie sorg­fäl­tig, wel­che Mit­ar­bei­ter sie zum Mee­ting benö­ti­gen. Laden Sie nur die­se Teil­nehmer ein und bit­ten Sie die­se um Rück­meldung zwecks Zu- oder Absa­ge. Infor­mieren Sie die­je­ni­gen, die außer­dem wis­sen müs­sen, dass die­ses Mee­ting statt­findet.

Sor­gen Sie dafür, dass alle Teil­neh­mer wis­sen, wor­um es bei dem Mee­ting gehen soll, was die Zie­le und Ergeb­nis­se sein sol­len und wel­che Tages­ord­nungs­punk­te dazu vor­ge­se­hen sind. Benen­nen Sie die­se ver­ständ­lich; ver­zich­ten Sie bei­spiels­weise auf den Tages­ord­nungs­punkt „Sons­ti­ges“.

Spre­chen Sie die Teil­neh­mer geson­dert an, die spe­zi­el­le Infor­ma­tio­nen mit­brin­gen müs­sen oder im Mee­ting eine Auf­ga­be haben (zum Bei­spiel den Stand in ihrem Pro­jekt berich­ten sol­len).

Protokoll

Klä­ren Sie vor­ab, wer das Pro­to­koll erstellt, oder berei­ten Sie sich selbst dar­auf vor, die wich­ti­gen Ergeb­nis­se auf dem Flip­chart mit­zu­schrei­ben. Erstel­len Sie nach dem Mee­ting mög­lichst rasch ein Pro­to­koll und ver­tei­len Sie es an die Teil­neh­mer und die­je­ni­gen, die die Ergeb­nis­se ken­nen soll­ten; pla­nen Sie dafür bereits Zeit ein. Gege­be­nen­falls genügt im Anschluss an das Mee­ting eine E-Mail an alle mit den wich­tigs­ten Ergeb­nis­sen und dem Ver­bleib. Berei­ten Sie auch dafür eine Vor­la­ge vor, die Sie im Mee­ting ein­fach aus­fül­len kön­nen. Wir stel­len Ihnen hier­zu einen Vor­schlag zur Ver­fü­gung.

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Notfallplan für Störungen und Unwägbarkeiten erstellen

Über­le­gen Sie vor­ab, was Sie tun kön­nen, wenn es im Mee­ting Stö­run­gen gibt oder der Zeit­plan nicht ein­ge­hal­ten wer­den kann. Erstel­len Sie einen Not­fall­plan. Wich­ti­ge Ele­men­te dafür sind:

  • Begin­nen Sie pünkt­lich. Über­le­gen Sie, wie sie vor­ge­hen, wenn wich­ti­ge Teil­neh­mer (noch) nicht da sind.
  • Enden Sie pünkt­lich. Wenn nicht alle The­men (TOPs der Tages­ord­nung) in der vor­ge­ge­be­nen Zeit behan­delt wur­den, soll­ten Sie die offen geblie­be­nen Fra­gen auf einen nächs­ten Ter­min ver­schie­ben. Klä­ren Sie zehn Minu­ten vor dem offi­zi­el­len Ende, wie Sie und die Teil­neh­mer dazu vor­ge­hen wol­len.
  • Ver­ein­ba­ren Sie so bald wie mög­lich einen Fol­ge­ter­min.
  • Über­le­gen Sie, wie Sie Stö­run­gen wie das Bear­bei­ten von E-Mails oder die Erle­di­gung sons­ti­ger Auf­ga­ben wäh­rend des Mee­tings unter­bin­den kön­nen. Nen­nen Sie zu Beginn für alle die wich­ti­gen Regeln und Ele­men­te Ihrer kon­struk­ti­ven Bespre­chungs­kul­tur.
  • Berei­ten Sie sich dar­auf vor, dass Sie Viel­red­ner brem­sen und Schwei­ger akti­vie­ren müs­sen. Set­zen Sie dazu auf Schrift­lich­keit und Visua­li­sie­rung.
  • Hal­ten Sie sich an fol­gen­den Ablauf bei der Bear­bei­tung ein­zel­ner Punk­te der Tages­ord­nung: 1. Fra­gen, 2. Zuhö­ren, 3. Klä­ren, 4. Fest­hal­ten. Machen Sie sich dazu vor­ab Noti­zen, was aus Ihrer Sicht inhalt­lich dazu gehört oder von ande­ren ein­ge­bracht wer­den kann oder soll.

Jour fixe vorbereiten

Wenn Sie einen regel­mä­ßi­gen Bespre­chungs­ter­min (Jour fixe) haben, dann klä­ren Sie mit den Teil­neh­mern vor­ab, was sie dort jeweils kurz und knapp bespre­chen wol­len. Ach­ten Sie dar­auf, dass die­se Vor­ga­ben ein­ge­hal­ten wer­den. Nen­nen Sie die­se Punk­te für den Jour fixe kurz zu Beginn oder schrei­ben Sie die­se auf Flip­chart oder White­board. Hilf­reich kann auch ein Mee­ting im Ste­hen sein, denn das för­dert kur­ze Rede­bei­trä­ge und die Teil­neh­mer fokus­sie­ren sich auf das wich­ti­ge The­ma. Oft sind sol­che Steh­be­spre­chun­gen am Mor­gen ein posi­ti­ver Akti­va­tor für den anste­hen­den Arbeits­tag.

Auch wenn es kei­ne wich­ti­gen The­men gibt, soll­te der Jour fixe statt­fin­den. Hal­ten Sie ihn dann beson­ders kurz. Bespre­chen Sie nur die Punk­te, die für alle Teil­neh­mer wirk­lich wich­tig sind. Wenn es kei­ne ent­spre­chen­den Punk­te gibt, machen sich alle gleich an die Arbeit. Aber: Allen ist klar, dass die Insti­tu­ti­on Jour fixe wich­tig ist – und beim nächs­ten Mal sicher­lich wie­der The­men zu bespre­chen sind.

Wie Sie als Teilnehmer eines Meetings den Unterschied machen

Bereiten Sie sich vor

Kei­ner möch­te, dass sei­ne Zeit ver­schwen­det wird. Das schließt Sie mit ein. Wenn also von Ihnen erwar­tet wird, dass Sie etwas durch­se­hen, stel­len Sie sicher, dass Sie es zuvor gele­sen haben. Wenn Sie einen Lap­top oder ein Tablet mit­brin­gen, über­prü­fen Sie, ob die Bat­te­rie gela­den ist oder brin­gen Sie Ihr Netz­ka­bel mit. Auch in der digi­ta­len Welt von heu­te lohnt es sich, zur Sicher­heit den alt­be­währ­ten Stift und einen Notiz­block parat zu hal­ten.

Vermeiden Sie Störungen

Auch Sie haben sich bestimmt schon mal über das Mobil­te­le­fon eines ande­ren Kino­be­su­chers geär­gert. In Mee­tings ist es nicht anders. Auch wenn es schwer fällt – unter­las­sen Sie das Mul­ti­tas­king. Erspa­ren Sie sich die pein­li­che Auf­for­de­rung, Ihr Tele­fon stumm zu schal­ten, und akti­vie­ren Sie gleich zu Beginn Ihren Anruf­be­ant­wor­ter oder die „Bit­te nicht stören“-Funktion. Ver­ge­wis­sern Sie sich, dass alle hör­ba­ren E-Mail- und Kalen­der­si­gna­le aus­ge­schal­tet oder laut­los gestellt sind — Com­pu­ter­ge­räu­sche kön­nen sehr stö­rend wir­ken.

Beteiligen Sie sich

Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie sich bloß zurück­leh­nen, ent­span­nen und allen ande­ren zuhö­ren kön­nen. Sie wur­den aus einem guten Grund zum Mee­ting ein­ge­la­den. Wenn Ihnen der Grund nicht klar ist, fin­den Sie vor­ab her­aus, was für eine Art von Bei­trag von Ihnen erwar­tet wird. Stellt sich her­aus, dass Ihre Anwe­sen­heit nicht not­wen­dig ist, kön­nen Sie die Ein­la­dung getrost ableh­nen — schließ­lich ist Ihre Zeit kost­bar. Wenn Sie wäh­rend des Mee­tings eine Bemer­kung oder Fra­ge haben, heben Sie Ihre Hand. Hal­ten Sie sich kurz und klar. Wenn Ihr Bei­trag sehr aus­führ­lich oder kom­plex ist, tei­len Sie ihn auf meh­re­re Fra­gen auf. Ande­rer­seits ist es ange­bracht, Ihren Bei­trag erst dann zu leis­ten, wenn ein Spre­cher oder Mode­ra­tor aus­drück­lich alle Teil­neh­mer zur offe­nen Dis­kus­si­on ein­lädt.

Machen Sie Ihre Hausaufgaben

Mit den heu­ti­gen Anfor­de­run­gen an Ihre Zeit kann es leicht pas­sie­ren, dass Sie von einem Mee­ting zum nächs­ten eilen und dabei kaum zum Luft­ho­len kom­men. Es ist jedoch wich­tig, den Stress im Zaum zu hal­ten, indem Sie dafür sor­gen, dass sich nichts anhäuft. Notie­ren Sie alle Akti­ons­punk­te, die Ihnen zuge­wie­sen wur­den, und erle­di­gen Sie alle Auf­ga­ben prompt und gewis­sen­haft.

Quellen und weitere Informationen

War­um vie­le Bespre­chun­gen im San­de ver­lau­fen

10 gol­de­ne Regeln für Bespre­chun­gen

Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.

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