Die 7 W-Fragen im Projektmanagement

zuletzt aktualisiert am 12. Januar 2018 von Winfried Eitel

Projektmanagement-Grundlagen

ProjektmanagementWenn alles gut läuft, musst Du etwas über­se­hen haben.“ Das ist Murphy´s Law im Pro­jekt. Mit einem funk­tio­nie­ren­den Pro­jekt­ma­nage­ment las­sen sich vie­le typi­sche Feh­ler und Über­ra­schun­gen im Vor­feld ver­mei­den. Ler­nen Sie den 30-Minu­ten-Pro­jekt­plan ken­nen und nut­zen Sie die Excel-Vor­la­ge für das Pro­jekt­ma­nage­ment..

Projektmerkmale

In Unter­neh­men wer­den vie­le Son­der­auf­ga­ben oft fälsch­li­cher­wei­se als Pro­jekt bezeich­net. Das ist nicht immer zutref­fend. Damit man von einem Pro­jekt spre­chen kann, müs­sen die fol­gen­den Merk­ma­le vor­lie­gen:

Projektmanagement - Projektmerkmale

Die­se Merk­ma­le tref­fen aller­dings auf immer mehr Auf­ga­ben in den Unter­neh­men zu und berei­ten zuneh­mend Pro­ble­me.

Warum Projektmanagement?

Die meis­ten Unter­neh­men haben ihre Abläu­fe und Rou­ti­ne­auf­ga­ben gut im Griff. Bei Son­der­auf­ga­ben und Pro­jek­ten tre­ten jedoch häu­fig Pro­ble­me auf. Pro­jekt­ma­nage­ment ermög­licht eine erfolg­rei­che Vor­ge­hens­wei­se bei Son­der­auf­ga­ben.

Mit einem funk­tio­nie­ren­den Pro­jekt­ma­nage­ment las­sen sich vie­le Feh­ler im Vor­feld ver­mei­den.

Ken­nen Sie die­se Situa­ti­on?

  • Die Aus­gangs­la­ge wird unge­nü­gend ana­ly­siert.
  • Die Zie­le sind nicht prä­zi­se bestimmt.
  • Lieb­lings­lö­sun­gen“ wer­den bevor­zugt, objek­ti­ve Alter­na­ti­ven nicht gesucht.
  • Es ist nicht klar, wer für das Pro­jekt ver­ant­wort­lich ist.
  • Die Pro­jekt­be­tei­lig­ten besit­zen kei­ne aus­rei­chen­de Pro­jekt­er­fah­rung.
  • Auf­tre­ten­de Pro­ble­me wer­den igno­riert oder aus­ge­ses­sen.
  • Risi­ken wer­den unter­schätzt oder als Schick­sal hin­ge­nom­men.
  • Es wird zu viel impro­vi­siert statt sys­te­ma­tisch orga­ni­siert.
  • Aus Erfah­run­gen frü­he­rer Pro­jekt wer­den kei­ne Kon­se­quen­zen gezo­gen.

Die Fol­gen sind bekannt:

  • Ter­mi­ne und Kos­ten lau­fen aus dem Ruder.
  • Der (inter­ne) Kun­de wird unge­dul­dig.
  • Bei Geschäfts­füh­rung und Mit­ar­bei­tern brei­tet sich Hek­tik aus.
  • Der ursprüng­lich lukra­ti­ve Auf­trag wird zum Hor­ror­trip.

Etwas über­spitzt: Die ers­ten 80% Ziel­er­rei­chung benö­ti­gen 80% von Bud­get und Zeit. Die rest­li­chen 20% benö­ti­gen wei­te­re 80%. 😉

Die Grund­sät­ze des Pro­jekt­ma­nage­ments sind zwar in jedem Pro­jekt gleich, der Teu­fel steckt jedoch oft im Detail. Des­halb muss jedes Pro­jekt indi­vi­du­ell vor­be­rei­tet und bear­bei­tet wer­den.

Die Logik des Projektmanagements

In einer Viel­zahl von Fach­bü­chern und Semi­na­ren machen Pro­jekt­ma­nage­ment-Exper­ten das The­ma oft unnö­tig kom­pli­ziert. Dabei benö­ti­gen gera­de klei­ne und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men eine ein­fa­che und prag­ma­ti­sche Metho­dik, mit der sie Pro­jek­te pla­nen, über­wa­chen und steu­ern kön­nen.

In den meis­ten Pro­jek­ten gibt es eine simp­le und tri­via­le Logik, die sich wie folgt skiz­zie­ren lässt:

Projektmanagement - ProjektlogikQuel­le: pm-blog.com

  1. Das Pro­jekt­team muss die Aus­gangs­la­ge, die zu Grun­de lie­gen­de IST-Situa­ti­on ver­stan­den haben. – “Was ist das Pro­blem?”
  2. Erst wenn man das Pro­blem ver­stan­den hat, kann man auch einen sinn­vol­len SOLL-Zustand defi­nie­ren und spe­zi­fi­zie­ren – mög­lichst anhand klar mess­ba­rer Ergeb­nis­se, Kri­te­ri­en, Indi­ka­to­ren, Erfolgs­pa­ra­me­ter etc.
  3. Erst aus einem klar defi­nier­ten SOLL-Zustand lei­tet sich das kon­kre­te Vor­ge­hen und die Metho­dik ab. Denn die Akti­vi­tä­ten sind ja kein Selbst­zweck, son­dern die­nen ein­zig und allein der Errei­chung des Ziels.
  4. Auf die­ser Basis ist dann immer wie­der zu hin­ter­fra­gen, ob das, was ein Team gera­de tut,
    • dem bes­se­ren Ver­ständ­nis der IST-Situa­ti­on dient oder
    • zur Ziel­er­rei­chung bei­trägt.

IMMER UND IMMER WIEDER wie­der­holt sich (wöchent­lich!) die­se ein­fa­che Pro­jekt­ma­nage­ment-Logik:

  • Haben wir das Pro­blem ver­stan­den?
  • Sind die Zie­le klar?
  • Ist unser Vor­ge­hen effi­zi­ent und effek­tiv? Sind wir auf dem rich­ti­gen Weg?
  • Trägt das, was wir gera­de tun, dazu bei, dass wir das Pro­blem bes­ser ver­ste­hen oder der Lösung näher kom­men?

Die 7 W-Fragen im Projektmanagement

Mit einem sau­be­ren Pla­nen und Über­wa­chen der 7 W-FRAGEN IM PROJEKTMANAGEMENT kann in vie­len Pro­jek­ten bereits ein gro­ßer Schritt in Rich­tung Pro­jekt­er­folg gemacht wer­den kann. Hier­aus lässt sich viel­fach inner­halb von 30 Minu­ten ein ers­ter Pro­jekt­plan ablei­ten:

  • Wo ste­hen wir?
  • War­um machen wir das Pro­jekt?
  • Was soll kon­kret erreicht wer­den?
  • Wer ist invol­viert?
  • Wie struk­tu­rie­ren wir das Pro­jekt?
  • Bis wann müs­sen Teil­zie­le erreicht wer­den?
  • Wie viel kos­tet das Pro­jekt?

Oder noch kna­cki­ger: Wer macht was bis wann (und war­um)?

Down­load (PDF, 44KB)

Projektplanung mit Excel

Über den Erfolg vie­ler Pro­jek­te wird bereits in der Pla­nungs­pha­se ent­schie­den. Wich­tig und uner­läss­lich ist aber das per­ma­nen­te Moni­to­ring wäh­rend der Umset­zungs­pha­se.  Vie­le Soft­ware­tools bie­ten sich je nach Umfang des Pro­jekts an.

Ver­tre­ter der Kate­go­rie Pla­nung beinhal­ten in der Regel Kalen­der, To-Do-Lis­ten, Task-Manage­ment und Mei­len­stei­ne. Tools zur Kol­la­bo­ra­ti­on hin­ge­gen bie­ten unter­schied­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­kei­ten wie Foren, Chats und Messa­ging sowie White­boards und Mög­lich­kei­ten zum Aus­tausch und gemein­sa­men Bear­bei­ten von Datei­en. Das Maga­zin t3n hat hier­zu eine schö­ne Zusam­men­stel­lung von kos­ten­lo­sen Tool ver­öf­fent­licht: 10 kos­ten­lo­se PM-Lösun­gen von agil bis klas­sisch

Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool Nr.1 dürf­te aber in den meis­ten klei­nen und mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men unver­än­dert Excel sein.

Eine fer­ti­ge und belieb­te Excel-Vor­la­ge fin­den Sie hier:

Down­load (XLS, 295KB)

Eine Anlei­tung zu die­sem kos­ten­lo­sen Tool ist eben­falls ver­füg­bar.

Fazit

Pro­jekt­ma­nage­ment ist kein Uni­ver­sal­fahr­plan oder Strick­mus­ter, son­dern ein Werk­zeug­kof­fer, der für jedes Pro­jekt die not­wen­di­gen (und nur die!) Werk­zeu­ge bereit­hält, die für erfolg­rei­che Pro­jekt­ab­wick­lung nötig sind.

Quellen und Literaturempfehlungen

foerderland.de – Top 25: War­um Pro­jek­te stän­dig schei­tern

t3n: 10 kos­ten­lo­se PM-Lösun­gen von agil bis klas­sisch

https://www.projektmagazin.de – Das Fach­por­tal für Pro­jekt­ma­nage­ment

http://www.pm-handbuch.com/ – Kos­ten­lo­ser Leit­fa­den für Pro­jekt­ma­na­ger

Pro­jekt­ma­nage­ment Hand­buch – Grund­la­gen mit Metho­den und Tech­ni­ken für Ein­stei­ger von Ben­ja­min Michels

Grund­la­gen Pro­jekt­ma­nage­ment für Dum­mies – Das Pocket­buch

Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.
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