Die 7 W-Fragen im Projektmanagement

zuletzt aktualisiert am 5. Dezember 2016 von Winfried Eitel

Projektmanagement-Grundlagen

Projektmanagement„Wenn alles gut läuft, musst Du etwas übersehen haben.“ Das ist Murphy´s Law im Projekt. Mit einem funktionierenden Projektmanagement lassen sich viele typische Fehler und Überraschungen im Vorfeld vermeiden. Lernen Sie den 30-Minuten-Projektplan kennen und nutzen Sie die Excel-Vorlage für das Projektmanagement..

Projektmerkmale

In Unternehmen werden viele Sonderaufgaben oft fälschlicherweise als Projekt bezeichnet. Das ist nicht immer zutreffend. Damit man von einem Projekt sprechen kann, müssen die folgenden Merkmale vorliegen:

Projektmanagement - Projektmerkmale

Diese Merkmale treffen allerdings auf immer mehr Aufgaben in den Unternehmen zu und bereiten zunehmend Probleme.

Warum Projektmanagement?

Die meisten Unternehmen haben ihre Abläufe und Routineaufgaben gut im Griff. Bei Sonderaufgaben und Projekten treten jedoch häufig Probleme auf. Projektmanagement ermöglicht eine erfolgreiche Vorgehensweise bei Sonderaufgaben.

Mit einem funktionierenden Projektmanagement lassen sich viele Fehler im Vorfeld vermeiden.

Kennen Sie diese Situation?

  • Die Ausgangslage wird ungenügend analysiert.
  • Die Ziele sind nicht präzise bestimmt.
  • „Lieblingslösungen“ werden bevorzugt, objektive Alternativen nicht gesucht.
  • Es ist nicht klar, wer für das Projekt verantwortlich ist.
  • Die Projektbeteiligten besitzen keine ausreichende Projekterfahrung.
  • Auftretende Probleme werden ignoriert oder ausgesessen.
  • Risiken werden unterschätzt oder als Schicksal hingenommen.
  • Es wird zu viel improvisiert statt systematisch organisiert.
  • Aus Erfahrungen früherer Projekt werden keine Konsequenzen gezogen.

Die Folgen sind bekannt:

  • Termine und Kosten laufen aus dem Ruder.
  • Der (interne) Kunde wird ungeduldig.
  • Bei Geschäftsführung und Mitarbeitern breitet sich Hektik aus.
  • Der ursprünglich lukrative Auftrag wird zum Horrortrip.

Etwas überspitzt: Die ersten 80% Zielerreichung benötigen 80% von Budget und Zeit. Die restlichen 20% benötigen weitere 80%. 😉

Die Grundsätze des Projektmanagements sind zwar in jedem Projekt gleich, der Teufel steckt jedoch oft im Detail. Deshalb muss jedes Projekt individuell vorbereitet und bearbeitet werden.

Die Logik des Projektmanagements

In einer Vielzahl von Fachbüchern und Seminaren machen Projektmanagement-Experten das Thema oft unnötig kompliziert. Dabei benötigen gerade kleine und mittelständische Unternehmen eine einfache und pragmatische Methodik, mit der sie Projekte planen, überwachen und steuern können.

In den meisten Projekten gibt es eine simple und triviale Logik, die sich wie folgt skizzieren lässt:

Projektmanagement - ProjektlogikQuelle: pm-blog.com

  1. Das Projektteam muss die Ausgangslage, die zu Grunde liegende IST-Situation verstanden haben. – “Was ist das Problem?”
  2. Erst wenn man das Problem verstanden hat, kann man auch einen sinnvollen SOLL-Zustand definieren und spezifizieren – möglichst anhand klar messbarer Ergebnisse, Kriterien, Indikatoren, Erfolgsparameter etc.
  3. Erst aus einem klar definierten SOLL-Zustand leitet sich das konkrete Vorgehen und die Methodik ab. Denn die Aktivitäten sind ja kein Selbstzweck, sondern dienen einzig und allein der Erreichung des Ziels.
  4. Auf dieser Basis ist dann immer wieder zu hinterfragen, ob das, was ein Team gerade tut,
    • dem besseren Verständnis der IST-Situation dient oder
    • zur Zielerreichung beiträgt.

IMMER UND IMMER WIEDER wiederholt sich (wöchentlich!) diese einfache Projektmanagement-Logik:

  • Haben wir das Problem verstanden?
  • Sind die Ziele klar?
  • Ist unser Vorgehen effizient und effektiv? Sind wir auf dem richtigen Weg?
  • Trägt das, was wir gerade tun, dazu bei, dass wir das Problem besser verstehen oder der Lösung näher kommen?

Die 7 W-Fragen im Projektmanagement

Mit einem sauberen Planen und Überwachen der 7 W-FRAGEN IM PROJEKTMANAGEMENT kann in vielen Projekten bereits ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg gemacht werden kann. Hieraus lässt sich vielfach innerhalb von 30 Minuten ein erster Projektplan ableiten:

  • Wo stehen wir?
  • Warum machen wir das Projekt?
  • Was soll konkret erreicht werden?
  • Wer ist involviert?
  • Wie strukturieren wir das Projekt?
  • Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
  • Wie viel kostet das Projekt?

Oder noch knackiger: Wer macht was bis wann (und warum)?

Download (PDF, 44KB)

Projektplanung mit Excel

Über den Erfolg vieler Projekte wird bereits in der Planungsphase entschieden. Wichtig und unerlässlich ist aber das permanente Monitoring während der Umsetzungsphase.  Viele Softwaretools bieten sich je nach Umfang des Projekts an.

Vertreter der Kategorie Planung beinhalten in der Regel Kalender, To-Do-Listen, Task-Management und Meilensteine. Tools zur Kollaboration hingegen bieten unterschiedliche Kommunikationsmöglichkeiten wie Foren, Chats und Messaging sowie Whiteboards und Möglichkeiten zum Austausch und gemeinsamen Bearbeiten von Dateien. Das Magazin t3n hat hierzu eine schöne Zusammenstellung von kostenlosen Tool veröffentlicht: 10 kostenlose PM-Lösungen von agil bis klassisch

Projektmanagement-Tool Nr.1 dürfte aber in den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen unverändert Excel sein.

Eine fertige und beliebte Excel-Vorlage finden Sie hier:

Download (XLS, 295KB)

Eine Anleitung zu diesem kostenlosen Tool ist ebenfalls verfügbar.

Fazit

Projektmanagement ist kein Universalfahrplan oder Strickmuster, sondern ein Werkzeugkoffer, der für jedes Projekt die notwendigen (und nur die!) Werkzeuge bereithält, die für erfolgreiche Projektabwicklung nötig sind.

Quellen und Literaturempfehlungen

foerderland.de – Top 25: Warum Projekte ständig scheitern

t3n: 10 kostenlose PM-Lösungen von agil bis klassisch

https://www.projektmagazin.de – Das Fachportal für Projektmanagement

http://www.pm-handbuch.com/ – Kostenloser Leitfaden für Projektmanager

Projektmanagement Handbuch – Grundlagen mit Methoden und Techniken für Einsteiger von Benjamin Michels, ISBN 978-1518706578, 24,95 €

Grundlagen Projektmanagement für Dummies – Das Pocketbuch, ISBN  978-3527705955, 6,95 €

Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.
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