Fixkosten managen – 4 Schritte zum Erfolg

zuletzt aktualisiert am 22. Mai 2016 von Winfried Eitel

Fixkosten managenEin effi­zi­en­tes Kos­ten­ma­nage­ment leis­tet einen wesent­li­chen Bei­trag zu Ihrem Unter­neh­mens­er­folg. Aber nur, wer sich regel­mä­ßig mit sei­nen Kos­ten beschäf­tigt, hat eine Chan­ce, sie zu beein­flus­sen. Bei einem stän­dig stei­gen­den Anteil der Fix­kos­ten an den Gesamt­kos­ten steigt auch die Bedeu­tung des Fix­kos­ten­ma­nage­ments. Die hier vor­ge­stell­te Metho­de hilft Ihnen dabei, in 4 ein­fa­chen Schrit­ten einen Über­blick zu erhal­ten und Ihre Fix­kos­ten zu sen­ken.

Dabei ist das Manage­ment der Fix­kos­ten kei­ne ein­ma­li­ge Auf­ga­ben­stel­lung son­dern eine per­ma­nen­te Her­aus­for­de­rung. Um einen Über­blick über die Kos­ten zu behal­ten, müs­sen Sie sich kon­ti­nu­ier­lich dar­um küm­mern. Nur so kön­nen Sie beein­flus­sen, wie sich der Ver­lauf der Kos­ten ent­wi­ckelt.

Die nach­fol­gend beschrie­be­ne Metho­de kann und soll­te jeder anwen­den, der für ein Bud­get ver­ant­wort­lich ist. Sie brau­chen ledig­lich einen detail­lier­ten Über­blick über Ihre Kos­ten­ar­ten. Sons­ti­ge Vor­kennt­nis­se benö­ti­gen Sie nicht.

Die Metho­de des Fix­kos­ten­ma­nage­ments erfolgt in vier Schrit­ten:

  1. Ana­ly­sie­ren Sie alle Kos­ten­ar­ten und unter­schei­den Sie in fixe und varia­ble Kos­ten.
    Varia­ble Kos­ten sind meist einem Pro­dukt zuzu­ord­nen, Fix­kos­ten meis­tens nicht. Sie wer­den als Gemein­kos­ten auf Kos­ten­stel­len erfasst.
  2. Sam­meln Sie alle Fix­kos­ten in einer Daten­bank / Excel-Tabelle
    Die­se Samm­lung hilft Ihnen, den Über­blick zu behal­ten.
  3. Sor­tie­ren Sie die fixen Kos­ten nach ihrer wirt­schaft­li­chen Bedeu­tung
    Begin­nen Sie mit den höchs­ten Beträ­gen.
  4. Ermit­teln Sie für jede Kos­ten­art das Opti­mie­rungs­po­ten­zi­al und die Varia­bi­li­sie­rungs­mög­lich­kei­ten

Analyse der Kostenarten

Grund­la­ge für die Ana­ly­se bil­den die Daten aus Ihrer Buch­hal­tung oder der Kos­ten­rech­nung. Schau­en Sie sich alle Gemein­kos­ten­ar­ten an. Typisch für fixe Gemein­kos­ten ist der gleich­mä­ßi­ge Anfall, unab­hän­gig von Ihrer ver­kauf­ten oder pro­du­zier­ten Men­ge.

Was sind “Gemein­kos­ten”?

Analyse der Fixkosten

Typi­sche Bei­spie­le für Fix­kos­ten sind:

  • Abschrei­bun­gen für Betriebs- und Geschäfts­aus­stat­tung
  • Mie­ten und Pach­ten für Gebäu­de, Show­rooms, Laden­lo­ka­le
  • Zin­sen für Kre­di­te
  • Lea­sing­ra­ten
  • Gehalts­kos­ten

Die­se Kos­ten fal­len an, weil Sie für die Betriebs­be­reit­schaft Ihres Unter­neh­mens oder Ihrer Kos­ten­stel­le eine Infra­struk­tur bereit­stel­len müs­sen. Selbst wenn kei­ne Leis­tung erbracht wird, fal­len die­se Kos­ten an.

Wenn Sie Fix­kos­ten iden­ti­fi­zie­ren wol­len, stel­len Sie zwei Fra­gen.

  1. Wodurch ent­ste­hen die­se Kos­ten?
  2. Gibt es einen fes­ten, ver­trag­lich ver­ein­bar­ten Betrag dafür?

Sie habe die­sen ers­ten Schritt erfolg­reich been­det, wenn Sie alle Kos­ten­ar­ten gefun­den haben, die bei Ände­rung Ihres Umsat­zes kon­stant blei­ben.

Auflistung der Kostenarten

Sam­meln und erfas­sen Sie alle iden­ti­fi­zier­ten Fix­kos­ten in einer Lis­te, sinn­vol­ler­wei­se in einer Excel-Tabelle. Das erleich­tert die spä­te­re Aus­wer­tung und Bear­bei­tung.

In der Tabel­le tra­gen Sie alle Kos­ten­ar­ten mit dem dazu­ge­hö­ri­gen Wert ein. Damit bei­spiels­wei­se die monat­li­chen Miet­kos­ten mit den quar­tals­wei­sen Ver­si­che­rungs­bei­trä­gen ver­gleich­bar sind, ist es wich­tig, dass alle Wer­te mit der glei­chen Basis ein­ge­pflegt wer­den. Idea­ler­wei­se set­zen Sie den Jah­res­wert an.

Hilf­reich ist es, wenn Sie Kos­ten­ar­ten in Grup­pen struk­tu­rie­ren, etwa in

  • Arbeits­ver­trä­ge
  • Bera­ter­ver­trä­ge
  • Mie­ten und Lea­sing
  • Ver­si­che­run­gen
  • Abschrei­bun­gen (bei Eigen­tum)

Erweitern Sie die Excel-Tabelle zu einer Datenbank Ihrer Fixkosten

Zu jeder Posi­ti­on Ihrer Excel­ta­bel­le müs­sen wei­te­re Infor­ma­tio­nen gesam­melt wer­den:

  • Ver­trags­part­ner
    Wer ist Ihr Geschäfts­part­ner?
  • Bin­dungs­dau­er bzw. Nut­zungs­dau­er (bei Eigen­tum)
    Das ist der Zeit­raum, für den Ihr Unter­neh­men ver­trag­lich oder gesetz­lich fest gebun­den ist.
  • Ablauf der Ver­trags­bin­dung
    Hier ver­mer­ken Sie, wann die Bin­dungs­dau­er endet – am Ende des Jah­res, Quar­tals oder Monats oder zu einem bestimm­ten Ter­min.
  • Kün­di­gungs­fris­ten
    Wel­che Kün­di­gungs­fris­ten sind ver­trag­lich ver­ein­bart?
  • Kün­di­gungs­zeit­punk­te
    Wann ist die nächs­te Mög­lich­keit für eine Kün­di­gung?
  • Bin­dungs­in­ter­vall
    Wie lan­ge ver­län­gert sich der Ver­trag, wenn Sie nicht kün­di­gen?

Sie erleich­tern sich die nach­fol­gen­de Arbeit, wenn Sie hier sorg­fäl­tig recher­chie­ren und die Infor­ma­tio­nen mög­lichst genau zusam­men­stel­len.

Eine Excel-Vorlage für eine Fixkosten-Datenbank kön­nen Sie hier kos­ten­frei down­loa­den:

Down­load (XLSX, 11KB)

Fixkosten analysieren und beeinflussen

Nach der bis­her geleis­te­ten Vor­ar­beit geht es in die­sem Schritt dar­um, die Fix­kos­ten mög­lichst vor­teil­haft zu gestal­ten. Es emp­fiehlt sich, die Fix­kos­ten immer gegen Ende der Bin­dungs­frist zu über­prü­fen. Ver­han­deln Sie dann mit ande­ren Anbie­tern oder ver­han­deln Sie mit dem bestehen­den Anbie­ter. Prü­fen Sie vor allem, ob Sie die­se Leis­tung über­haupt wei­ter­hin benö­ti­gen und wenn ja, in wel­chem Umfang? Kön­nen Sie eine „abge­speck­te“ Leis­tung buchen?

Oft kann allei­ne durch die Kün­di­gung ein güns­ti­ge­res Ange­bot des bis­he­ri­gen Anbie­ters erreicht wer­den. Beson­ders bei Mobilfunk- oder Inter­net­ver­trä­gen ist das eine gute und bewähr­te Stra­te­gie.

Versicherungs- und Lea­sing­ver­trä­ge soll­ten regel­mä­ßig mit alter­na­ti­ven Anbie­tern ver­gli­chen wer­den. Hier kön­nen ggf. Inter­net­por­ta­le hilf­reich sein.

Beachten Sie bestehende Abbauhemmnisse bei den Fixkosten!

Neben gesetz­li­chen Rege­lun­gen (z.B. Kün­di­gungschutz­vor­schrif­ten bei Arbeits­kräf­ten) gibt es wich­ti­ge unter­neh­mens­po­li­ti­sche Fak­to­ren, wie z.B.

  • Ent­wick­lungs­kos­ten und Mus­ter­kos­ten
  • Instand­hal­tungs­kos­ten
  • Kos­ten für Aus- und Wei­ter­bil­dung
  • Kos­ten für Wer­bung und Öffent­lich­keits­ar­beit

die auf lan­ge Sicht evtl. sogar die Wett­be­werbs­fä­hig­keit Ihres Unter­neh­men schwä­chen kön­nen.

Schwie­rig sind auch tech­ni­sche bzw. orga­ni­sa­to­ri­sche Fak­to­ren: die Maschi­ne, die nur halb aus­ge­las­tet ist, kann nicht zur Hälf­te ver­kauft wer­den.

Nicht zu ver­nach­läs­si­gen sind auch psychologisch-gesellschaftliche Fak­to­ren: Mit­ar­bei­ter zu ent­las­sen, kann die ver­blei­ben­den Mit­ar­bei­ter demo­ti­vie­ren. Auch die Außen­wir­kung z.B. eines Stand­ort­si­che­rungs­ver­tra­ges soll­ten Sie in Ihre Ent­schei­dungs­fin­dung ein­be­zie­hen.

Fazit

Die “unver­meid­ba­ren Fix­kos­ten” ver­hal­ten sich zwar starr zur Aus­las­tung – aber sie sind kein unab­wend­ba­res Unternehmens-Schicksal. Meist ist es ja gera­de der zu hohe Fix­kos­ten­block, der Unter­neh­men in die Knie zwingt. Mie­ten, Ver­si­che­run­gen, Leasing-Raten und Co. las­sen sich zwar meist nicht von heu­te auf mor­gen ver­än­dern, haben aber mittel- bis lang­fris­tig enor­mes Ein­spar­po­ten­ti­al.

Des­halb ist Kos­ten­ma­nage­ment  ein per­ma­nen­ter Pro­zess, an dem lau­fend gear­bei­tet wer­den muss. Blin­der Aktio­nis­mus bringt da auf Dau­er rein gar nichts. Die kurz­fris­ti­gen “Erfol­ge” nut­zen nichts, wenn dadurch Zukunfts­chan­cen ver­tan wer­den.

Unter­neh­men mit varia­bler Kos­ten­struk­tur haben es bei Kon­junk­tur­schwan­kun­gen leich­ter, sich auf die neue Situa­ti­on einzustellen.Die “hohe Kunst” des Kosten-Managements besteht also dar­in, Fix­kos­ten (zumin­dest teil­wei­se) zu varia­bi­li­sie­ren und die­se Maß­nah­men dann auch umzu­set­zen.
Kos­ten­ma­na­ger müs­sen Krea­ti­vi­tät bewei­sen, wenn sie letzt­lich Erfolg haben wol­len.

Literaturempfehlung

Wenn Sie das The­ma “Manage­ment der Fix­kos­ten” ver­tie­fen möch­ten, emp­feh­le ich Ihnen die fol­gen­de Lek­tü­re:

 

Strategisches Kostenmanagement (Fixkosten)Stra­te­gi­sches Kos­ten­ma­nage­ment: Grund­la­gen und Moder­ne Instru­men­te. Mit Fall­stu­di­en

 

 

 

 

 

Modernes Kostenmanagement und Controlling in 70 FällenModer­nes Kos­ten­ma­nage­ment und Con­trol­ling in 70 Fäl­len (Vah­lens Übungs­bü­cher der Wirtschafts- und Sozi­al­wis­sen­schaf­ten)

 

 

 

Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.
Getagged mit: , ,

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*

Top
%d Bloggern gefällt das:

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn Sie diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwenden oder auf "Akzeptieren" klicken, erklären Sie sich damit einverstanden.

Schließen