Tipps für erfolgreiches Mahnen

publiziert am 28. März 2014 von Winfried Eitel

MahnungenEine er­folg­rei­che Mahnung ist ei­ne Mahnung, die Ihnen zu Ihrem Geld ver­hilft, oder? Der Schlüssel zu ei­ner funk­tio­nie­ren­den Mahnstrategie ist ein gut for­mu­lier­ter Mahnbrief. Ein gu­tes Layout und ei­ne kun­den­ori­en­tier­te Sprache sind die Schlüssel zum Erfolg.

7  Tipps für Ihre Mahnungen

  1. Warten Sie nicht zu lan­ge! Im Idealfall sen­den Sie be­reits 2-3 Tage nach Fälligkeit Ihrer Rechnung ei­ne freund­li­che Zahlungserinnerung. Worauf wol­len Sie noch war­ten?
  2. Machen Sie es kurz und schmerz­los! Fassen Sie sich kurz und ver­wen­den Sie mög­lichst kei­ne Floskeln oder lan­ge Bandwurmsätze. Die liest eh kei­ner! Kommen Sie so­fort zum Punkt. Bleiben Sie aber sach­lich und ver­är­gern Sie Ihren Kunden nicht.
  3. Bleiben Sie glaub­wür­dig! Drohen Sie nur Konsequenzen an, die Sie spä­ter auch um­set­zen wer­den. Verzichten Sie auf Redewendungen wie:  „se­hen wir uns ge­zwun­gen..“
  4. Seien Sie “un­be­re­chen­bar”! Nummerieren Sie Ihre Mahnbriefe bes­ser nicht. Sonst spe­ku­liert der säu­mi­ge Kunde wo­mög­lich, wie lan­ge er  nach der “2. Mahnung” mit sei­ner Zahlung noch war­ten kann.
  5. Signalisieren Sie Fairness und Kooperationsbereitschaft! Formulieren Sie Ihre Mahnschreiben so, dass sich der säu­mi­ge Kunde bei Ihnen mel­det, wenn er Zahlungsschwierigkeiten hat.  Signalisieren Sie Verhandlungsbereitschaft, aber las­sen Sie sich nicht ver­trös­ten.
  6. Werden Sie per­sön­lich! Gerade bei ho­hen Forderungsbeträgen hilf­reich: in­di­vi­dua­li­sie­ren Sie Mahnungen durch hand­schrift­li­che Zusatzvermerke. Noch bes­ser: grei­fen Sie zum Telefon. Je hö­her die Forderung, des­to schnel­ler soll­te der per­sön­li­che Kontakt er­fol­gen. Sie wer­den stau­nen, was das be­wirkt!
  7. Bleiben Sie Ihrer Linie treu! Prüfen Sie re­gel­mä­ßig, ob Ihre Mahntexte noch zu Ihnen pas­sen! Oder nut­zen Sie die Standardtexte aus Ihrer Software? Legen Sie Ihre Mahntexte ein­mal ne­ben­ein­an­der. Erkennen Sie noch den ro­ten Faden?

Wann haben Sie zuletzt Ihre eigenen Mahnungen angeschaut?

Bitte ein­mal Hand aufs Herz: Wann ha­ben Sie zu­letzt Ihre Mahnstrategie über­prüft? Wie sind Ihre Rechnungen und Mahnungen in­halt­lich auf­ein­an­der ab­ge­stimmt? Passen Ihre Mahntexte noch in die heu­ti­ge Zeit?

Wann muss ich überhaupt mahnen?

Der säu­mi­ge Kunde kann auch oh­ne ei­ne schrift­li­che Mahnung in Zahlungsverzug ge­ra­ten. Eine Mahnung ist nicht er­for­der­lich,

  • wenn „für die Leistung ei­ne Zeit nach dem Kalender be­stimmt ist“ (§ 286 Absatz 2 Nr.1 BGB). Soll hei­ßen: als Zahlungsziel muss ein be­stimm­ter Kalendertag fest­ge­legt sein. Beispielsweise “zahl­bar bis zum 28.02.201x”. Ausreichend ist aber auch ei­ne Festlegung wie z.B.  „KW 7“. Der Zahlungstermin muss be­reits bei Vertragsabschluss ver­ein­bart wor­den sein: ei­ne ein­sei­ti­ge, nach­träg­li­che  Festlegung durch den Gläubiger gilt nicht.
  • wenn ei­ne Berechenbarkeit in Abhängigkeit vom Termin der Leistung fest­ge­legt wur­de. (§286 Absatz 2 Nr.2 BGB). Gemeint sind Formulierungen wie bei­spiels­wei­se: „Bezahlung drei Wochen nach Lieferung“, “Bezahlung zwei Wochen nach Abruf“, „60 Tage nach Rechnungsstellung“ .
  • wenn der Schuldner ei­ner Entgeltforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang ei­ner Rechnung oder ei­ner gleich­wer­ti­gen Zahlungsaufforderung nicht leis­tet. (§ 286 Absatz 3 Satz 1 BGB)
    Bei Geschäften mit Privatpersonen ist wich­tig, dass in der Rechnung be­reits auf die­sen Eintritt des Verzuges hin­ge­wie­sen wor­den ist. (§286 Absatz 3 Satz 1, 2.Hs BGB) Im Streitfall hat der Gläubiger (al­so Sie) auch den Zugang der Rechnung nach­zu­wei­sen. Bei Firmenkunden ist es et­was leich­ter: die­se kom­men – auch bei un­si­che­rem Zugang der Rechnung – spä­tes­tens 30 Tage nach Empfang der Gegenleistung bzw. nach Fälligkeit der Rechnung in Verzug (§ 286 Absatz 3 Satz 2 BGB).
  • wenn der Schuldner die Leistung ernst­haft und end­gül­tig ver­wei­gert (§286 Absatz 2 Nr. 3 BGB)
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