Tipps für erfolgreiches Mahnen

publiziert am 28. März 2014 von Winfried Eitel

MahnungenEine erfolgreiche Mahnung ist eine Mahnung, die Ihnen zu Ihrem Geld verhilft, oder? Der Schlüssel zu einer funktionierenden Mahnstrategie ist ein gut formulierter Mahnbrief. Ein gutes Layout und eine kundenorientierte Sprache sind die Schlüssel zum Erfolg.

7  Tipps für Ihre Mahnungen

  1. Warten Sie nicht zu lange! Im Idealfall senden Sie bereits 2-3 Tage nach Fälligkeit Ihrer Rechnung eine freundliche Zahlungserinnerung. Worauf wollen Sie noch warten?
  2. Machen Sie es kurz und schmerzlos! Fassen Sie sich kurz und verwenden Sie möglichst keine Floskeln oder lange Bandwurmsätze. Die liest eh keiner! Kommen Sie sofort zum Punkt. Bleiben Sie aber sachlich und verärgern Sie Ihren Kunden nicht.
  3. Bleiben Sie glaubwürdig! Drohen Sie nur Konsequenzen an, die Sie später auch umsetzen werden. Verzichten Sie auf Redewendungen wie:  „sehen wir uns gezwungen..“
  4. Seien Sie „unberechenbar“! Nummerieren Sie Ihre Mahnbriefe besser nicht. Sonst spekuliert der säumige Kunde womöglich, wie lange er  nach der „2. Mahnung“ mit seiner Zahlung noch warten kann.
  5. Signalisieren Sie Fairness und Kooperationsbereitschaft! Formulieren Sie Ihre Mahnschreiben so, dass sich der säumige Kunde bei Ihnen meldet, wenn er Zahlungsschwierigkeiten hat.  Signalisieren Sie Verhandlungsbereitschaft, aber lassen Sie sich nicht vertrösten.
  6. Werden Sie persönlich! Gerade bei hohen Forderungsbeträgen hilfreich: individualisieren Sie Mahnungen durch handschriftliche Zusatzvermerke. Noch besser: greifen Sie zum Telefon. Je höher die Forderung, desto schneller sollte der persönliche Kontakt erfolgen. Sie werden staunen, was das bewirkt!
  7. Bleiben Sie Ihrer Linie treu! Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Mahntexte noch zu Ihnen passen! Oder nutzen Sie die Standardtexte aus Ihrer Software? Legen Sie Ihre Mahntexte einmal nebeneinander. Erkennen Sie noch den roten Faden?

Wann haben Sie zuletzt Ihre eigenen Mahnungen angeschaut?

Bitte einmal Hand aufs Herz: Wann haben Sie zuletzt Ihre Mahnstrategie überprüft? Wie sind Ihre Rechnungen und Mahnungen inhaltlich aufeinander abgestimmt? Passen Ihre Mahntexte noch in die heutige Zeit?

Wann muss ich überhaupt mahnen?

Der säumige Kunde kann auch ohne eine schriftliche Mahnung in Zahlungsverzug geraten. Eine Mahnung ist nicht erforderlich,

  • wenn „für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist“ (§ 286 Absatz 2 Nr.1 BGB). Soll heißen: als Zahlungsziel muss ein bestimmter Kalendertag festgelegt sein. Beispielsweise „zahlbar bis zum 28.02.201x“. Ausreichend ist aber auch eine Festlegung wie z.B.  „KW 7“. Der Zahlungstermin muss bereits bei Vertragsabschluss vereinbart worden sein: eine einseitige, nachträgliche  Festlegung durch den Gläubiger gilt nicht.
  • wenn eine Berechenbarkeit in Abhängigkeit vom Termin der Leistung festgelegt wurde. (§286 Absatz 2 Nr.2 BGB). Gemeint sind Formulierungen wie beispielsweise: „Bezahlung drei Wochen nach Lieferung“, „Bezahlung zwei Wochen nach Abruf“, „60 Tage nach Rechnungsstellung“ .
  • wenn der Schuldner einer Entgeltforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung nicht leistet. (§ 286 Absatz 3 Satz 1 BGB)
    Bei Geschäften mit Privatpersonen ist wichtig, dass in der Rechnung bereits auf diesen Eintritt des Verzuges hingewiesen worden ist. (§286 Absatz 3 Satz 1, 2.Hs BGB) Im Streitfall hat der Gläubiger (also Sie) auch den Zugang der Rechnung nachzuweisen. Bei Firmenkunden ist es etwas leichter: diese kommen – auch bei unsicherem Zugang der Rechnung – spätestens 30 Tage nach Empfang der Gegenleistung bzw. nach Fälligkeit der Rechnung in Verzug (§ 286 Absatz 3 Satz 2 BGB).
  • wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert (§286 Absatz 2 Nr. 3 BGB)
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