Personalkennzahlen bilden komplexe Sachverhalte in einfachen Zahlen ab und helfen dabei, einen Überblick über den Personalbestand zu erhalten. Ab einer Größe von 60 bis 80 Mitarbeitern kann das Management das Personal meistens nicht mehr „mit bloßem Auge“ beobachten. Damit die Wirkungen personalwirtschaftlicher Maßnahmen überprüft werden können, hat es sich ab dieser Unternehmensgröße bewährt Personalkennzahlen einzuführen. Häufig wird im Personalbereich ein hohes Optimierungspotential für den Unternehmenserfolg gesehen, das man mit Personalkennzahlen transparent darstellen möchte.
Die verwendeten Personalkennzahlen können dabei in qualitative und quantitative Kennzahlen unterschieden werden. Die quantitativen Kennzahlen nutzen als Basis messbare Werte, wie Umsatz, Mitarbeiteranzahl oder Kündigungen. Die qualitativen dagegen verwenden schwer messbare Größen, wie zum Beispiel die Zufriedenheit oder die Motivation von Mitarbeitern.
In der betrieblichen Praxis findet man überwiegend quantitative Kennzahlen. Diese sollen im Idealfall einen Rückschluss auf die qualitativen Faktoren zulassen. Typisches Beispiel: eine geringe Krankenquote wird als Indikator für eine hohe Zufriedenheit der Mitarbeiter bewertet.
Inhaltsübersicht:
Personalkennzahlen nach Entscheidungsbereichen
Die meisten Personalkennzahlen lassen sich einem dieser vier Bereiche zuordnen:
- Personalkosten
- Leistung – Produktivität
- Personalentwicklung
- Mitarbeiterbindung
Im weiteren Artikel finden Sie die geläufigsten Kennzahlen aus jedem Bereich erläutert.
Personalkosten
Ziel: Steuerungsinstrument zur Kontrolle der Kostenentwicklung und Sicherstellung des Leistungsprinzips
Beispiele:
- Personalkosten je Mitarbeiter
- Anteil fixer und variabler Vergütungsbestandteile
- Kosten je Überstunde
- HR-Aufwandskosten je Mitarbeiter
- Vergütung und Lohnnebenleistungen
Leistung und Produktivität
Ziel: Erhaltung und permanente Sicherstellung und Steigerung der Produktivität mit Fokus auf Optimierungen
Beispiele:
- Produktivität der Belegschaft
- Personalaufwandsquote
- Leistungsgrad nach Abteilungen
- Überstundenquote
- Umsatz pro Mitarbeiter
Personalentwicklung
Ziel: Verbesserung und Weiterentwicklung des Know-Hows und der Qualifikation incl. Erfolgskontrolle
Beispiele:
- Ausbildungsquote
- Qualifikationsstruktur
- Anzahl PE-Maßnahmen je Mitarbeiter
- Kosten jährlicher Weiterbildung je Mitarbeiter
- Anteile und Entwicklung von Lernmethoden
Personalbindung
Ziel: Bindung von Führungs- und Fachkräften in Schlüsselpositionen mit dem Ziel, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein.
Beispiele:
- Krankheitsquote
- Abwesenheitsquote
- Fluktuationsrate
- Ø‑liche Betriebszugehörigkeit
- Analyse und Anteil der Austrittsgründe
Entscheidungshilfe zur Aufnahme von Personalkennzahlen
Die Auswahl von Kennzahlen macht für das eigene Unternehmen nur Sinn, wenn diese zur Unternehmenskultur, zur Personalpolitik und zur aktuellen Zielsetzung passen. Wenn Sie zu viele Kennzahlen verwenden, erhöhen Sie die Fehlerquote und beeinträchtigen das Verständnis und die generelle Beachtung des Personal-Reportings.
Einige wichtige Fragen, die Sie sich vor der Aufnahme einer Personalkennzahl in Ihr Reporting stellen sollten:
- Passt diese Kennzahl zur Unternehmensstrategie und zu den Unternehmenszielen?
- Ist die Kennzahl eindeutig definierbar und sind Ziel und Nutzen geklärt?
- Welche Maßnahmen können aus dieser Kennzahl abgleitet werden?
- Ist die Datenbasis aktuell vorhanden und stehen Aufwand und Nutzen im Verhältnis?
- Passt die Kennzahl zum Empfängerkreis und sind die Betroffenen einbezogen und einverstanden?
- Können die Empfänger die Kennzahl beeinflussen?
Häufig verwendete Personalkennzahlen
In dieser Excel-Tabelle finden Sie eine Vielzahl von möglichen Personalkennzahlen. Wenn Sie die Datei downloaden, finden Sie Hilfestellungen für die Erstellung Ihrer eigenen Kennzahlen.
In der betrieblichen Praxis haben sich einige zentrale Kennzahlen durchgesetzt, die in den meisten Unternehmen verwendet werden.
Anzahl Mitarbeiter:
Diese Kennzahl gibt die Anzahl der Mitarbeiter anhand bestimmter Kriterien an. Häufige Kriterien sind dabei Regionen (Mitarbeiteranzahl im Bereich Nord/Ø‑Mitarbeiteranzahl), Filialen (Ø‑Mitarbeiteranzahl/Filiale) oder Geschäftszweige (Anzahl MA im Retail/Gesamtanzahl Mitarbeiter). Sie wird häufig erstellt, da sie Bestandteil des Jahresabschlusses nach dem Handelsgesetzbuch ist. Immer wieder sorgt für Verwirrung, ob die Zahl der Mitarbeiter (z.B. als Anzahl der Personalnummern) oder das Vollzeitäquivalent (engl. FTE) angegeben wurde.
Durchschnittliche Gehälter je Mitarbeiter:
Diese Kennzahl dient unter anderen zur Darstellung der Entwicklung von Gehältern und ist somit eine wichtige Kennzahl für die Planung. Außerdem dient Sie als Benchmarkkennzahl im Unternehmensvergleich, um zu überprüfen, wie viel die Konkurrenz ihren Mitarbeitern zahlt. Oft werden auch Kennzahlen für bestimmte Mitarbeitergruppen ermittelt:
- Personalaufwand je Mitarbeiter
- Ø‑Personalaufwand der Frauen
- Ø‑Personalaufwand der Führungsmannschaft
Beschäftigungsstruktur:
Diese Verhältniszahlen werden für Strukturanalysen im Personalbereich gebildet. Diese Kennzahl ermöglicht dabei sehr große Variationen in der Zusammensetzung der einzelnen Kriterien im Zähler und Nenner.
Mögliche Ausprägungen wären beispielsweise
- Mitarbeiter im Einkauf/Anzahl Mitarbeiter,
- Anzahl Teilzeitkräfte/Anzahl Mitarbeiter oder
- Anzahl Frauen im Vertrieb/Anzahl Mitarbeiter im Vertrieb.
Fluktuationsrate:
Die Fluktuationsrate oder Fluktuationsquote setzt sich aus der Anzahl der Kündigungen und der durchschnittlichen Mitarbeiteranzahl zusammen. Sie berechnet sich als Verhältniszahl. Sie kann als Indikator für die Mitarbeiterzufriedenheit dienen. Die Fluktuationsquote kann auch in verschiedenen Ausprägungen dargestellt werden, wie zum Beispiel die
- Anzahl der Kündigungen durch den Mitarbeiter/Gesamtanzahl Mitarbeiter,
- Kündigungen ab einen bestimmten Alter/Anzahl MA,
- Kündigungen in bestimmten Abteilungen/Anzahl MA der Abteilung oder
- Kündigungen nach Geschlecht/Anzahl MA.
Umsatz je Mitarbeiter:
Dies ist ein Beispiel für eine Produktivitätskennzahl. Mit diesen Kennzahlen soll die betriebliche Leistung je Mitarbeiter bzw. die Produktivität dargestellt werden. Es gibt verschiedene Varianten dieser Kennzahl. Hierzu gehören unter anderen
- Einkaufsvolumen je Mitarbeiter der Einkaufsabteilung
- Gewinn je Mitarbeiter.
Mehrarbeitsquote:
Die Mehrarbeitsquote stellt die Überstunden der Mitarbeiter dar. Sie kann verwendet werden, um die Mehrarbeit von zusätzlichen Aufträgen darzustellen oder zusätzlichem Personalbedarf zu ermitteln. Diese Kennzahl sollte auf lange Zeit nicht zu hoch sein, da es zu negative Auswirkungen bei der Personalzufriedenheit kommen kann bzw. zu höheren Krankheitsquoten.
Krankenquote:
Diese Kennzahl zeigt den Anteil krankheitsbedingter Ausfälle an der Gesamtmitarbeiterzahl des Unternehmens an. Diese Kennzahl kann je nach Branche stark unterschiedlich sein. Eine wesentliche Ursache dafür sind Risiken am Arbeitsplatz. Zudem wird sie indirekt als Maß für die Zufriedenheit genutzt, da zufriedene Mitarbeiter seltener krank sind bzw. sich seltener krank melden.
Fehlzeitenquote:
Hierbei handelt es sich um eine ähnliche Kennzahl, wie die Krankheitsquote, wobei bei der Fehlzeitenquote die Arbeitszeit als Grundlage genommen wird. Dabei werden Fehlstunden ins Verhältnis zur Sollarbeitszeit gestellt werden.
Kosten für Fortbildung:
Diese Kennzahl kann als Hinweis dafür genutzt werden, wie sehr sich das Unternehmen für die Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter einsetzt. Zudem wird diese Kennzahl herangezogen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, da häufig davon ausgegangen wird, dass gut geschulte Mitarbeiter zufriedener und motivierter sind als ungeschulte. Diese These wird unter anderen davon gestützt, dass die Mitarbeiter sich vom Unternehmen bestätigt fühlen.
Fazit zu den Personalkennzahlen
Es existieren eine ganze Reihe von häufig verwendeten Personalkennzahlen. Verwenden Sie nur für Ihr Unternehmen relevante Kennzahlen, die sie bei Ihrer Strategie unterstützen. Die berüchtigten “Zahlenfriedhöfe” eines Personal-Cockpits nutzen niemandem.
Sind die gewünschten Kennzahlen genau definiert? Welchen Nutzen ziehen Sie aus der Kenntnis dieser Zahl? Mit welchen Entscheidungen oder Maßnahmen können Sie diese Kennzahl beeinflussen?
Ein mittelständisches Unternehmen benötigt nicht mehr als 12–15 Personalkennzahlen. Weniger ist oft mehr!
Vernachlässigen bei den ganzen Kennzahlen nicht die Gespräche mit Ihren Mitarbeitern! Diese sind ein verlässlicher Indikator für die Stimmung und die Zufriedenheit in Ihrer Belegschaft. 😉
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