Wenn der Unternehmer durch Krankheit oder Unfall länger ausfällt, gefährdet dies oft die Existenz des Betriebes und die Arbeitsplätze. Treffen Sie Vorsorge, damit im Fall der Fälle alle Informationen und Vollmachten bereit liegen und Ihr Unternehmen weiterlaufen kann.
Der “Notfallkoffer” sichert nicht nur den Fortbestand Ihres Unternehmens für den Notfall. Eine vorausschauende Planung und Nachfolgeregelung verschafft Ihnen auch bei Ihren Beratern und Geldgebern Vorteile: Eine sorgfältige Notfallplanung wird sich auch günstig auf Ihr Rating und damit auf Ihre Kreditkonditionen auswirken.
Inhaltsübersicht:
Klären Sie folgende Fragen:
- Wer könnte im Notfall kurzfristig die Geschäftsführung übernehmen? Ein Mitarbeiter? Ein Geschäftspartner? Ein Familienmitglied? Erstellen Sie einen Vertretungsplan!
- Welche Vollmachten müssen dafür erteilt werden? (Bankvollmacht, Handlungsvollmacht, Prokura)
- Bei Gesellschaften: Welche Regelungen müssen dazu im Gesellschaftervertrag enthalten sein?
- Was sollte im Testament berücksichtigt werden? (z.B. wer übernimmt Testamentsvollstreckung, Unterhaltsleistungen)
- Liegen dem Stellvertreter alle wichtigen Kopien von Dokumenten vor?
Übersicht “Notfall-Koffer”
Folgende Dinge müssen im Notfall kurzfristig verfügbar sein, damit es nicht zum Stillstand kommt und das Unternehmen handlungsfähig bleibt:
- Gesellschaftsvertrag
- Handelsregister
- Geschäftsführerverträge
- Mitarbeiterverträge
- Verträge und Vollmachten von A bis Z (Liste aller privaten und geschäftlichen Vollmachten!)
- Aktueller Jahresabschluss
- Patente und Lizenzen
- Passwörter (online-Banking, Internet, E‑Mail, ec-PIN, Handy-PIN, Zugangsdaten etc.)
- wichtige Adressen (Bank- oder Versicherungsberater, Notar, Steuerberater, Rechtsanwalt etc.)
- Zweitschlüssel
Hinterlegen Sie Unterlagen und Schlüssel bei Ihrem Rechtsanwalt oder Steuerberater und fügen Sie eine Checkliste zum weiteren Vorgehen sowie Angaben zum Aufbewahrungsort der jeweiligen Originale bei.
Informieren Sie Ihren Stellvertreter und die Person(en) Ihres Vertrauens über die Existenz und den Verwahrungsort Ihres “Notfallkoffers”.
Die Unterlagen können natürlich auch bei Online-Diensten digital aufbewahrt und verwaltet werden. (z.B. Dropbox, GoogleDrive, u.v.a.)
Mindestens einmal im Jahr sollten die Unterlagen auf Aktualität hin überprüft werden.
Digitaler Notfallkoffer bei der IHK
Die IHK Bielefeld und die IHK Arnsberg haben ein 65-seitiges “Notfall-Handbuch für Unternehmen” kostenlos zum Download bereitgestellt (PDF, 2,4 MB). Der Leitfaden bietet praxisnahe Informationen sowie geschäftliche und private Checklisten. Bei Bedarf können Sie das Dokument gleich am Bildschirm ausfüllen, abspeichern und ausdrucken. Falls sich später etwas ändert, ist die Aktualisierung im Handumdrehen erledigt.
Die IHK Mittlerer Niederrhein hat ebenfalls ein Notfallhandbuch zur Verfügung gestellt. Es kann unter Notfallhandbuch (PDF, 2,3 MB) heruntergeladen werden. Mitglieder der IHK können eine kostenfreie Printversion bestellen.
Notfallkoffer für Unternehmer bei der Wirtschaftswoche
Hier finden Sie einen Artikel der “Wirtschaftswoche” zu diesem Thema: Chef krank, Firma pleite – das passiert ohne die richtigen Vollmachten
Das Notfall-Handbuch der IHK in der PDF-Ansicht
