Notfallkoffer: Sorgen Sie frühzeitig für den Notfall vor.

zuletzt aktualisiert am 11. Mai 2015 von Winfried Eitel

Notfallkoffer50Wenn der Unter­neh­mer durch Krank­heit oder Unfall län­ger aus­fällt, gefähr­det dies oft die Exis­tenz des Betrie­bes und die Arbeits­plät­ze. Tref­fen Sie Vor­sor­ge, damit im Fall der Fäl­le alle Infor­ma­tio­nen und Voll­mach­ten bereit lie­gen und Ihr Unter­neh­men wei­ter­lau­fen kann.

Der “Not­fall­kof­fer” sichert nicht nur den Fort­be­stand Ihres Unter­neh­mens für den Not­fall. Eine vor­aus­schau­en­de Pla­nung und Nach­fol­ge­re­ge­lung ver­schafft Ihnen auch bei Ihren Bera­tern und Geld­ge­bern Vor­tei­le: Eine sorg­fäl­ti­ge Not­fall­pla­nung wird sich auch güns­tig auf Ihr Rating und damit auf Ihre Kre­dit­kon­di­tio­nen aus­wir­ken.

Klären Sie folgende Fragen:

  • Wer könn­te im Not­fall kurz­fris­tig die Geschäfts­füh­rung über­neh­men? Ein Mit­ar­bei­ter? Ein Geschäfts­part­ner? Ein Fami­li­en­mit­glied? Erstel­len Sie einen Ver­tre­tungs­plan!
  • Wel­che Voll­mach­ten müs­sen dafür erteilt wer­den? (Bank­voll­macht, Hand­lungs­voll­macht, Pro­ku­ra)
  • Bei Gesell­schaf­ten: Wel­che Rege­lun­gen müs­sen dazu im Gesell­schaf­ter­ver­trag ent­hal­ten sein?
  • Was soll­te im Tes­ta­ment berück­sich­tigt wer­den? (z.B. wer über­nimmt Tes­ta­ments­voll­stre­ckung, Unter­halts­leis­tun­gen)
  • Lie­gen dem Stell­ver­tre­ter alle wich­ti­gen Kopi­en von Doku­men­ten vor?

Übersicht “Notfall-Koffer”

Fol­gen­de Din­ge müs­sen im Not­fall kurz­fris­tig ver­füg­bar sein, damit es nicht zum Still­stand kommt und das Unter­neh­men hand­lungs­fä­hig bleibt:

  • Gesell­schafts­ver­trag
  • Han­dels­re­gis­ter
  • Geschäfts­füh­rer­ver­trä­ge
  • Mit­ar­bei­ter­ver­trä­ge
  • Ver­trä­ge und Voll­mach­ten von A bis Z (Lis­te aller pri­va­ten und geschäft­li­chen Voll­mach­ten!)
  • Aktu­el­ler Jah­res­ab­schluss
  • Paten­te und Lizen­zen
  • Pass­wör­ter (online-Banking, Inter­net, E-Mail, ec-PIN, Handy-PIN, Zugangs­da­ten etc.)
  • wich­ti­ge Adres­sen (Bank- oder Ver­si­che­rungs­be­ra­ter, Notar, Steu­er­be­ra­ter, Rechts­an­walt etc.)
  • Zweit­schlüs­sel

Hin­ter­le­gen Sie Unter­la­gen und Schlüs­sel bei Ihrem Rechts­an­walt oder Steu­er­be­ra­ter und fügen Sie eine Check­lis­te zum wei­te­ren Vor­ge­hen sowie Anga­ben zum Auf­be­wah­rungs­ort der jewei­li­gen Ori­gi­na­le bei.
Infor­mie­ren Sie Ihren Stell­ver­tre­ter und die Person(en) Ihres Ver­trau­ens über die Exis­tenz und den Ver­wah­rungs­ort Ihres “Not­fall­kof­fers”.

Die Unter­la­gen kön­nen natür­lich auch bei Online-Diensten digi­tal auf­be­wahrt und ver­wal­tet wer­den. (z.B. Drop­box, Goog­le­D­ri­ve, u.v.a.)

Min­des­tens ein­mal im Jahr soll­ten die Unter­la­gen auf Aktua­li­tät hin über­prüft wer­den.

Digitaler Notfallkoffer bei der IHK

Die IHK Bie­le­feld und die IHK Arns­berg haben ein 65-seitiges “Notfall-Handbuch für Unter­neh­men” kos­ten­los zum Down­load bereit­ge­stellt (PDF, 2,4 MB). Der Leit­fa­den bie­tet pra­xis­na­he Infor­ma­tio­nen sowie geschäft­li­che und pri­va­te Check­lis­ten. Bei Bedarf kön­nen Sie das Doku­ment gleich am Bild­schirm aus­fül­len, abspei­chern und aus­dru­cken. Falls sich spä­ter etwas ändert, ist die Aktua­li­sie­rung im Hand­um­dre­hen erle­digt.

Die IHK Mitt­le­rer Nie­der­rhein hat eben­falls ein Not­fall­hand­buch zur Ver­fü­gung gestellt. Es kann unter Not­fall­hand­buch (PDF, 2,3 MB) her­un­ter­ge­la­den wer­den. Mit­glie­der der IHK kön­nen eine kos­ten­freie Print­ver­si­on bestel­len.

Notfallkoffer für Unternehmer bei der Wirtschaftswoche

Hier fin­den Sie einen Arti­kel der “Wirt­schafts­wo­che” zu die­sem The­ma: Chef krank, Fir­ma plei­te – das pas­siert ohne die rich­ti­gen Voll­mach­ten

Das Notfall-Handbuch der IHK in der PDF-Ansicht

Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.
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