In der Krise müssen und wollen Sie verschiedene Szenarien in einer Break-Even-Analyse durchspielen: „Was passiert mit unserem Ergebnis bei einem Umsatzrückgang von 10 %, 20 % oder gar 30%?“ Anstatt der Frage: „Wie hoch muss mein Umsatz sein, um schwarze Zahlen zu schreiben?“ ist jetzt gefragt: „Wie hoch dürfen meine Kosten sein?“
Mit dem hier vorgestellten Break-Even-Rechner (Excel) können Sie die unterschiedlichen Auswirkungen simulieren. Stellen Sie in einer einfachen Betrachtung fest, in welcher Höhe Kosteneinsparungen notwendig sind, um profitabel zu bleiben. Sie benötigen dazu keine Kostenrechnung oder Kalkulation. Die Daten der GuV oder der BWA sind für diese Betrachtung ausreichend.
Inhaltsübersicht:
Break-Even-Analyse mit GuV-Daten
Mit unserem Break-Even-Rechner werden Sie schnell in die Lage versetzt, Ihre aktuelle Situation und die notwendigen Konsequenzen zahlenmäßig abzubilden.
Der Rechner ermittelt den Umsatz, ab dem Sie mit Ihrem Unternehmen in schwarzen Zahlen kommen und wie groß Ihr Umsatz-Puffer ist.
Dazu benötigen Sie lediglich die GuV-Werte der Ausgangssituation, von der aus Sie die Veränderungen beurteilen wollen. Dies können z.B. die Planwerte für 2020 oder die Ist-Daten aus dem Abschluss 2019 sein.
Excel-Datei für die Break-Even-Analyse
Dieses Excel-Tool können Sie völlig frei herunterladen. Sie müssen nicht einmal Ihre Kontaktdaten angeben…
Die Datei ist offen. Sie können alle Formeln einsehen und ggf. den Aufbau des t Tools nach Ihren Erfordernissen verändern.
Ausgangsszenario festlegen
Der Aufbau des Excel-Tools für die Break-Even-Analyse orientiert sich am gängigen GuV-Schema, so dass Sie die benötigten Zahlen zur Verfügung haben sollten. Wichtig für die Ermittlung der Gewinnschwelle ist die Unterscheidung der GuV-Positionen in fixe und variable Bestandteile.
Empfehlungen zu Kostenrechnung, Deckungsbeitragrechung und Break-Even*
Welche Positionen verändern sich bei Umsatzschwankungen und welche nicht?
Prüfen Sie bei den „bezogenen Leistungen“ (Pos. 6 und Pos. 7), ob es fixe Kostenbestandteile gibt (z.B. Reisetechniker, Logistikpartner etc.).
Im „sonstigen betrieblichen Aufwand“ (Pos. 12 und Pos. 13) sind beispielsweise Provisionen, Frachten, Verpackungsmaterial enthalten, die sich mit dem Umsatz verändern sollten.
In den Beispieldaten ergibt sich bei einem Umsatz (Pos. 1) von 20.000 T€ ein Betriebsergebnis (Pos. 14) von 950 T€ und ein Jahresüberschuss (Pos. 20) von 295 T€. Der Break-Even-Umsatz (Pos. 26) beträgt 19.310 T€. Der Umsatzpuffer (Pos. 27) beträgt 690 T€. Bis zu einem Umsatzrückgang von 3,5 % bleibt das Unternehmen in den schwarzen Zahlen.
Erwartungswerte abschätzen
Tragen Sie Ihre Umsatzerwartung und die Bestandsveränderung in die rechte Spalte ein.
Das Beispiel-Unternehmen geht von einem Umsatz-Rückgang von 10 % aus. Damit fällt der Umsatz unter den Break-Even-Wert in die Verlustzone. Ohne Korrektur-Maßnahmen betrüge der Jahresfehlbetrag ‑560 T€.
In die Spalte „Maßnahmen“ tragen Sie die Erwartungswerte bzw. Ziele der Kostenmaßnahmen ein. Sie sehen die Auswirkungen unmittelbar in der rechten Spalte. Ist das ausreichend?
Szenarien ausprobieren
Das Excel-Tool für die Break-Even-Analyse ist als “Spielwiese” gedacht. Spielen Sie verschiedene Szenarien durch und legen Sie die jeweils benötigten und sinnvollen Maßnahmen fest.
Sinnvoll ist der Einsatz im Kreis der Führungsmannschaft. Die Auswirkungen vorgeschlagener Maßnahmen lassen sich unmittelbar “in Szene setzen” und bewerten.
Diskutieren Sie nicht über die “Bleistifte”, sondern erkennen Sie, wo die großen Stellhebel sind. Der Einfluss der Materialquote wird häufig unterschätzt. Hier schlummern häufig Reserven, die relativ “schmerzfrei” zu heben sind. Einen großen Effekt haben oft die Erlösschmälerungen, wie z.B. Skonti, Boni, Rabatte, Kulanzgutschriften etc.
Projektmanagement einrichten
Benennen Sie Verantwortliche für die jeweiligen Verbesserungsmaßnahmen: „Wer macht was bis wann?“ Führen Sie im Rahmen Ihres Projektmanagements regelmäßige Status-Meetings durch, um den Fortschritt Ihres Kostenprojekts zu verfolgen.
