Arbeitszeiterfassung mit Excel

Arbeitszeiterfassung mit Excel

In Zei­ten von Coro­na und Kurz­ar­beit kommt die Arbeits­zeit­er­fas­sung in die Unter­neh­men zurück. Begrif­fe wie “Ver­trau­ens­ar­beits­zeit” sind der Agen­tur für Arbeit unbe­kannt. Für die Abrech­nung des KuG (Kur­ar­bei­ter­gel­des) sind die exak­te Ermitt­lung und der Nach­weis der “Aus­fall­stun­den” not­wen­dig. Excel kann zwar mit Zei­ten rech­nen, aber die Ergeb­nis­se sehen manch­mal so unbrauch­bar aus? Fin­den Sie hier eini­ge Tipps. Außer­dem erhal­ten Sie eine kos­ten­freie Excel-Vor­la­ge, die Sie auf Ihre Bedürf­nis­se anpas­sen können.

Rechnen mit Zeiten

Eigent­lich ist das Rech­nen mit Stun­den und Minu­ten in Excel ganz ein­fach: Sie schrei­ben in die gewünsch­ten Zel­len die Stun­den und Minu­ten durch einen Dop­pel­punkt getrennt, also etwa “8:30” für 8,5 Stun­den und las­sen die ein­zel­nen Wer­te addieren.

Auch Dif­fe­ren­zen von Uhr­zei­ten las­sen sich berech­nen:
ENDE-Zeit – START-Zeit = Anwesenheitsstunden.

Excel kann jedoch kein Minus-Zei­ten aus­wei­sen, wie es für Aus­fall­stun­den nahe­lie­gend wäre. Ent­spre­chen­de Fel­der wer­den als “#####” angezeigt.

Wol­len Sie für die Arbeits­zeit­er­fas­sung einen Stun­den­rech­ner in Excel erstel­len, bekom­men Sie ein Pro­blem beim Addie­ren, sobald mehr als 24 Stun­den zusam­men­kommen. Das Ergeb­nis ist nur solan­ge kor­rekt, wie die Sum­me unter dem Wert von 24 Stun­den bleibt.

Ein Bei­spiel: Sie haben in einer Woche fol­gen­de Stun­den zusam­men­be­kom­men: 5½, 7, 6½, 7, 4½. Das sum­miert sich zu einer Wochen­ar­beits­zeit von 30,5 Stun­den, wenn Sie es her­kömm­lich addieren.

Nun sehen Sie, was Excel dar­aus macht:

Arbeitszeiterfassung (falsche Summe)

Excel rech­net dabei zwar intern kor­rekt, zeigt aber nur einen Teil des Ergeb­nisses an. Der Wert in der Zel­le B7 hat also intern den rich­ti­gen Zahlen­wert. Mit der Grund­for­ma­tie­rung von Zeit­wer­ten zeigt Excel bei Wer­ten über 24 Stun­den nur das an, was über einen Tag hin­aus geht. Hier also 30,5 – 24 = 6,5 Stun­den Wenn Sie bei­spiels­wei­se die Sum­men­zel­le B7 als “Zahl” umfor­ma­tie­ren, kommt der rich­ti­ge Wert von 30,5 heraus.

Benutzerdefiniertes Zahlenformat

Erst durch die Ände­rung der Zell­for­ma­tie­rung zeigt Excel die kor­rek­te Stunden­summe an. Die­ses „benut­zer­de­fi­nier­te“ Zah­len­for­mat müs­sen Sie selbst erstel­len. Sprin­gen Sie mit <strg>+1 oder mit <rech­te Maus­tas­te> in „Zel­len for­ma­tie­ren“ und wäh­len Sie dort den Rei­ter „Zah­len“ aus. Geben Sie unter der Kate­go­rie „Benut­zer­de­fi­niert“ den Typ: „[hh]:mm“ ein.

Arbeitszeiterfassung (benutzerdefiniertes Zahlenformat)

Das rich­ti­ge Ergeb­nis sieht dann so aus:

Arbeitszeiterfassung (richtige Summe)

Sie kön­nen die­se For­ma­tie­rung auch grund­sätz­lich für alle Zei­ten und Stun­den in Ihrem For­mu­lar verwenden.

Excel-Vorlage für die Arbeitszeiterfassung

Wenn Ihnen das alles zu müh­sam ist, kön­nen Sie auch unse­ren Formular­vor­schlag im Excel-For­mat ver­wen­den. Die­ser ist „offen“ und kann auf ihre in­di­vi­duellen Be­dürfnisse ange­passt wer­den. Sie kön­nen auch nach­voll­zie­hen, wel­che For­meln und For­ma­tie­run­gen gewählt wurden.

Brauch­ba­re For­mu­la­re aus dem Inter­net (z.B. https://bit.ly/ZeiterfassungKUG) sind meis­tens geschützt und kön­nen des­halb nicht auf Ihre Belan­ge ver­än­dert wer­den. Einen Blick sind sie viel­leicht den­noch wert.

Viel Erfolg bei der kor­rek­ten Zeit­er­fas­sung bei Kurzarbeit!

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Quellen und weitere Literatur

https://www.tippscout.de/tag/excel

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