Bessere Meetings – besseres Geschäft
Sie kennen die wichtigsten Kritikpunkte: Meetings sind zu lang, zu teuer und zu unproduktiv. Oft sind sie sinnlos und lähmen Innovation. Schlechte Meetings sind einfach schlecht fürs Geschäft. Wenn Sie jemals ein Meeting durchgestanden haben, dass Ihnen das Gefühl reiner Zeitverschwendung vermittelt hat, dann ist dieser Beitrag für Sie gedacht.
Eine klare Meeting-Planung ergibt brauchbare Beschlüsse. Wir geben Ihnen einige Tipps, wie Sie als Organisator aber auch als Teilnehmer zu einer besseren Meeting-Kultur beitragen können. Zusätzlich stellen wir Ihnen ein Protokoll-Formular zur Verfügung, damit kein Todo verloren geht.
„Meetings eignen sich hervorragend, einen Arbeitstag auszufüllen.“
Schlecht vorbereitete Meetings fressen kostbare Arbeitszeit und sind ärgerlich für alle Beteiligten. Dennoch sind Meetings wichtig. Sie intensivieren die Kommunikation und können zu besseren Entscheidungen führen. Ein konstruktives Meeting liefert Sachergebnisse, die gewährleisten, dass die Teilnehmer zufrieden sind.
Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Chef, Ihren Kollegen und Ihren Mitarbeitern an einer positiven Besprechungskultur.
Symptome schlechter Vorbereitung
Es gibt typische Symptome, an der man eine schlechte Meeting-Vorbereitung erkennt:
- Es gibt keine feste Agenda und keine klaren Besprechungsziele, die allen vorab bekannt sind.
- Beginn und Ende eines Meetings sind im Vorfeld nicht klar oder nicht verlässlich. Das Meeting startet unpünktlich und der Zeitplan ist unrealistisch.
- Wichtige Informationen fehlen
- Es ist unklar, wer am Meeting teilnimmt und welche Aufgabe/Rolle er dort hat.
- Es wird kein Protokollführer benannt. Redebeiträge, Beschlüsse, Aufgaben werden nicht festgehalten.
Meetings vorbereiten
Für jedes Meeting müssen Sie vorab festlegen, worum es überhaupt gehen soll. Was sind die Inhalte des Meetings? Klären Sie die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Schätzen Sie ein, welche Einstellungen und Meinungen die Teilnehmer zum Meeting mitbringen. Hilfreich sind folgende Fragen:
- Was ist der Anlass der Besprechung?
- Warum müssen wir zusammenkommen?
- Was sind die Inhalte und Themen, die besprochen werden sollen?
- Wer sollte alles dabei sein?
- Wer muss außerdem informiert werden?
Wenn Sie diese Fragen für sich, mit Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Chef geklärt haben, machen Sie sich an die Arbeit.
Tagesordnung
Erstellen Sie eine Tagesordnung (Agenda). Dort schreiben Sie explizit das Ziel oder die Art des Ergebnisses des Meetings auf. Untergliedern Sie die Inhalte und Themen in einzelne Tagesordnungspunkte und hinterlegen Sie diese mit einem Zeitplan, insbesondere mit Beginn und Ende der Besprechung.
Besprechungsort und Technik
Klären Sie, wo das Meeting stattfindet und ob Sie dort alle technischen Voraussetzungen vorfinden wie Tische, Stühle, Flipchart, Beamer, Pinnwand, Schreibwerkzeuge und Getränke.
Einladung
Überlegen Sie sorgfältig, welche Mitarbeiter sie zum Meeting benötigen. Laden Sie nur diese Teilnehmer ein und bitten Sie diese um Rückmeldung zwecks Zu- oder Absage. Informieren Sie diejenigen, die außerdem wissen müssen, dass dieses Meeting stattfindet.
Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer wissen, worum es bei dem Meeting gehen soll, was die Ziele und Ergebnisse sein sollen und welche Tagesordnungspunkte dazu vorgesehen sind. Benennen Sie diese verständlich; verzichten Sie beispielsweise auf den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“.
Sprechen Sie die Teilnehmer gesondert an, die spezielle Informationen mitbringen müssen oder im Meeting eine Aufgabe haben (zum Beispiel den Stand in ihrem Projekt berichten sollen).
Protokoll
Klären Sie vorab, wer das Protokoll erstellt, oder bereiten Sie sich selbst darauf vor, die wichtigen Ergebnisse auf dem Flipchart mitzuschreiben. Erstellen Sie nach dem Meeting möglichst rasch ein Protokoll und verteilen Sie es an die Teilnehmer und diejenigen, die die Ergebnisse kennen sollten; planen Sie dafür bereits Zeit ein. Gegebenenfalls genügt im Anschluss an das Meeting eine E‑Mail an alle mit den wichtigsten Ergebnissen und dem Verbleib. Bereiten Sie auch dafür eine Vorlage vor, die Sie im Meeting einfach ausfüllen können. Wir stellen Ihnen hierzu einen Vorschlag zur Verfügung.
Notfallplan für Störungen und Unwägbarkeiten erstellen
Überlegen Sie vorab, was Sie tun können, wenn es im Meeting Störungen gibt oder der Zeitplan nicht eingehalten werden kann. Erstellen Sie einen Notfallplan. Wichtige Elemente dafür sind:
- Beginnen Sie pünktlich. Überlegen Sie, wie sie vorgehen, wenn wichtige Teilnehmer (noch) nicht da sind.
- Enden Sie pünktlich. Wenn nicht alle Themen (TOPs der Tagesordnung) in der vorgegebenen Zeit behandelt wurden, sollten Sie die offen gebliebenen Fragen auf einen nächsten Termin verschieben. Klären Sie zehn Minuten vor dem offiziellen Ende, wie Sie und die Teilnehmer dazu vorgehen wollen.
- Vereinbaren Sie so bald wie möglich einen Folgetermin.
- Überlegen Sie, wie Sie Störungen wie das Bearbeiten von E‑Mails oder die Erledigung sonstiger Aufgaben während des Meetings unterbinden können. Nennen Sie zu Beginn für alle die wichtigen Regeln und Elemente Ihrer konstruktiven Besprechungskultur.
- Bereiten Sie sich darauf vor, dass Sie Vielredner bremsen und Schweiger aktivieren müssen. Setzen Sie dazu auf Schriftlichkeit und Visualisierung.
- Halten Sie sich an folgenden Ablauf bei der Bearbeitung einzelner Punkte der Tagesordnung: 1. Fragen, 2. Zuhören, 3. Klären, 4. Festhalten. Machen Sie sich dazu vorab Notizen, was aus Ihrer Sicht inhaltlich dazu gehört oder von anderen eingebracht werden kann oder soll.
Jour fixe vorbereiten
Wenn Sie einen regelmäßigen Besprechungstermin (Jour fixe) haben, dann klären Sie mit den Teilnehmern vorab, was sie dort jeweils kurz und knapp besprechen wollen. Achten Sie darauf, dass diese Vorgaben eingehalten werden. Nennen Sie diese Punkte für den Jour fixe kurz zu Beginn oder schreiben Sie diese auf Flipchart oder Whiteboard. Hilfreich kann auch ein Meeting im Stehen sein, denn das fördert kurze Redebeiträge und die Teilnehmer fokussieren sich auf das wichtige Thema. Oft sind solche Stehbesprechungen am Morgen ein positiver Aktivator für den anstehenden Arbeitstag.
Auch wenn es keine wichtigen Themen gibt, sollte der Jour fixe stattfinden. Halten Sie ihn dann besonders kurz. Besprechen Sie nur die Punkte, die für alle Teilnehmer wirklich wichtig sind. Wenn es keine entsprechenden Punkte gibt, machen sich alle gleich an die Arbeit. Aber: Allen ist klar, dass die Institution Jour fixe wichtig ist – und beim nächsten Mal sicherlich wieder Themen zu besprechen sind.
Wie Sie als Teilnehmer eines Meetings den Unterschied machen
Bereiten Sie sich vor
Keiner möchte, dass seine Zeit verschwendet wird. Das schließt Sie mit ein. Wenn also von Ihnen erwartet wird, dass Sie etwas durchsehen, stellen Sie sicher, dass Sie es zuvor gelesen haben. Wenn Sie einen Laptop oder ein Tablet mitbringen, überprüfen Sie, ob die Batterie geladen ist oder bringen Sie Ihr Netzkabel mit. Auch in der digitalen Welt von heute lohnt es sich, zur Sicherheit den altbewährten Stift und einen Notizblock parat zu halten.
Vermeiden Sie Störungen
Auch Sie haben sich bestimmt schon mal über das Mobiltelefon eines anderen Kinobesuchers geärgert. In Meetings ist es nicht anders. Auch wenn es schwer fällt – unterlassen Sie das Multitasking. Ersparen Sie sich die peinliche Aufforderung, Ihr Telefon stumm zu schalten, und aktivieren Sie gleich zu Beginn Ihren Anrufbeantworter oder die „Bitte nicht stören“-Funktion. Vergewissern Sie sich, dass alle hörbaren E‑Mail- und Kalendersignale ausgeschaltet oder lautlos gestellt sind – Computergeräusche können sehr störend wirken.
Beteiligen Sie sich
Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie sich bloß zurücklehnen, entspannen und allen anderen zuhören können. Sie wurden aus einem guten Grund zum Meeting eingeladen. Wenn Ihnen der Grund nicht klar ist, finden Sie vorab heraus, was für eine Art von Beitrag von Ihnen erwartet wird. Stellt sich heraus, dass Ihre Anwesenheit nicht notwendig ist, können Sie die Einladung getrost ablehnen – schließlich ist Ihre Zeit kostbar. Wenn Sie während des Meetings eine Bemerkung oder Frage haben, heben Sie Ihre Hand. Halten Sie sich kurz und klar. Wenn Ihr Beitrag sehr ausführlich oder komplex ist, teilen Sie ihn auf mehrere Fragen auf. Andererseits ist es angebracht, Ihren Beitrag erst dann zu leisten, wenn ein Sprecher oder Moderator ausdrücklich alle Teilnehmer zur offenen Diskussion einlädt.
Machen Sie Ihre Hausaufgaben
Mit den heutigen Anforderungen an Ihre Zeit kann es leicht passieren, dass Sie von einem Meeting zum nächsten eilen und dabei kaum zum Luftholen kommen. Es ist jedoch wichtig, den Stress im Zaum zu halten, indem Sie dafür sorgen, dass sich nichts anhäuft. Notieren Sie alle Aktionspunkte, die Ihnen zugewiesen wurden, und erledigen Sie alle Aufgaben prompt und gewissenhaft.
Quellen und weitere Informationen
Warum viele Besprechungen im Sande verlaufen
10 goldene Regeln für Besprechungen
