Tipps für erfolgreiches Mahnen

Eine erfolg­rei­che Mah­nung ist eine Mah­nung, die Ihnen zu Ihrem Geld ver­hilft, oder? Der Schlüs­sel zu einer funk­tio­nie­ren­den Mahn­stra­te­gie ist ein gut for­mu­lier­ter Mahn­brief. Ein gutes Lay­out und eine kun­den­ori­en­tier­te Spra­che sind die Schlüs­sel zum Erfolg.

7  Tipps für Ihre Mahnungen

1. War­ten Sie nicht zu lan­ge! Im Ide­al­fall sen­den Sie bereits 2–3 Tage nach Fäl­lig­keit Ihrer Rech­nung eine freund­li­che Zah­lungs­er­in­ne­rung. Wor­auf wol­len Sie noch warten?
2. Machen Sie es kurz und schmerz­los! Fas­sen Sie sich kurz und ver­wen­den Sie mög­lichst kei­ne Flos­keln oder lan­ge Band­wurm­sät­ze. Die liest eh kei­ner! Kom­men Sie sofort zum Punkt. Blei­ben Sie aber sach­lich und ver­är­gern Sie Ihren Kun­den nicht.
3. Blei­ben Sie glaub­wür­dig! Dro­hen Sie nur Kon­se­quen­zen an, die Sie spä­ter auch umset­zen wer­den. Ver­zich­ten Sie auf Rede­wen­dun­gen wie:  „sehen wir uns gezwungen..“
4. Sei­en Sie “unbe­re­chen­bar”! Num­me­rie­ren Sie Ihre Mahn­brie­fe bes­ser nicht. Sonst spe­ku­liert der säu­mi­ge Kun­de womög­lich, wie lan­ge er  nach der “2. Mah­nung” mit sei­ner Zah­lung noch war­ten kann.
5. Signa­li­sie­ren Sie Fair­ness und Koope­ra­ti­ons­be­reit­schaft! For­mu­lie­ren Sie Ihre Mahn­schrei­ben so, dass sich der säu­mi­ge Kun­de bei Ihnen mel­det, wenn er Zah­lungs­schwie­rig­kei­ten hat.  Signa­li­sie­ren Sie Ver­hand­lungs­be­reit­schaft, aber las­sen Sie sich nicht vertrösten.
6. Wer­den Sie per­sön­lich! Gera­de bei hohen For­de­rungs­be­trä­gen hilf­reich: indi­vi­dua­li­sie­ren Sie Mah­nun­gen durch hand­schrift­li­che Zusatz­ver­mer­ke. Noch bes­ser: grei­fen Sie zum Tele­fon. Je höher die For­de­rung, des­to schnel­ler soll­te der per­sön­li­che Kon­takt erfol­gen. Sie wer­den stau­nen, was das bewirkt!
7. Blei­ben Sie Ihrer Linie treu! Prü­fen Sie regel­mä­ßig, ob Ihre Mahn­tex­te noch zu Ihnen pas­sen! Oder nut­zen Sie die Stan­dard­tex­te aus Ihrer Soft­ware? Legen Sie Ihre Mahn­tex­te ein­mal neben­ein­an­der. Erken­nen Sie noch den roten Faden?

Wann haben Sie zuletzt Ihre eigenen Mahnungen angeschaut?

Bit­te ein­mal Hand aufs Herz: Wann haben Sie zuletzt Ihre Mahn­stra­te­gie über­prüft? Wie sind Ihre Rech­nun­gen und Mah­nun­gen inhalt­lich auf­ein­an­der abge­stimmt? Pas­sen Ihre Mahn­tex­te noch in die heu­ti­ge Zeit?

Wann muss ich überhaupt mahnen?

Der säu­mi­ge Kun­de kann auch ohne eine schrift­li­che Mah­nung in Zah­lungs­ver­zug gera­ten. Eine Mah­nung ist nicht erforderlich,

• wenn „für die Leis­tung eine Zeit nach dem Kalen­der bestimmt ist“ (§ 286 Absatz 2 Nr.1 BGB). Soll hei­ßen: als Zah­lungs­ziel muss ein bestimm­ter Kalen­der­tag fest­ge­legt sein. Bei­spiels­wei­se “zahl­bar bis zum 28.02.201x”. Aus­rei­chend ist aber auch eine Fest­le­gung wie z.B.  „KW 7“. Der Zah­lungs­ter­min muss bereits bei Ver­trags­ab­schluss ver­ein­bart wor­den sein: eine ein­sei­ti­ge, nach­träg­li­che  Fest­le­gung durch den Gläu­bi­ger gilt nicht.
• wenn eine Bere­chen­bar­keit in Abhän­gig­keit vom Ter­min der Leis­tung fest­ge­legt wur­de. (§286 Absatz 2 Nr.2 BGB). Gemeint sind For­mu­lie­run­gen wie bei­spiels­wei­se: „Bezah­lung drei Wochen nach Lie­fe­rung“, “Bezah­lung zwei Wochen nach Abruf“, „60 Tage nach Rechnungsstellung“ .
• wenn der Schuld­ner einer Ent­gelt­for­de­rung 30 Tage nach Fäl­lig­keit und Zugang einer Rech­nung oder einer gleich­wer­ti­gen Zah­lungs­auf­for­de­rung nicht leis­tet. (§ 286 Absatz 3 Satz 1 BGB)
  Bei Geschäf­ten mit Pri­vat­per­so­nen ist wich­tig, dass in der Rech­nung bereits auf die­sen Ein­tritt des Ver­zu­ges hin­ge­wie­sen wor­den ist. (§286 Absatz 3 Satz 1, 2.Hs BGB) Im Streit­fall hat der Gläu­bi­ger (also Sie) auch den Zugang der Rech­nung nach­zu­wei­sen. Bei Fir­men­kun­den ist es etwas leich­ter: die­se kom­men – auch bei unsi­che­rem Zugang der Rech­nung – spä­tes­tens 30 Tage nach Emp­fang der Gegen­leis­tung bzw. nach Fäl­lig­keit der Rech­nung in Ver­zug (§ 286 Absatz 3 Satz 2 BGB).
• wenn der Schuld­ner die Leis­tung ernst­haft und end­gül­tig ver­wei­gert (§286 Absatz 2 Nr. 3 BGB)