Excel – bedingte Formatierung statt “Zahlenfriedhof”

Nie­mand will Ihre „Zah­len­fried­hö­fe“ anschau­en? Mit “Excel – beding­te For­ma­tie­rung” pep­pen Sie Ihre Daten anschau­lich auf. Die Emp­fän­ger Ihrer Infor­ma­tio­nen wer­den Ihnen dank­bar sein! Wetten?

Wir erklä­ren hier wie schnell und ein­fach es gemacht wird.

Excel – Bedingte Formatierung

Für unser Bei­spiel ver­wen­den wir monat­li­che Zah­len für Ver­käu­fe, die wir mit Excel „auf­pep­pen“ werden.

So wer­den unse­re Ergeb­nis­se dann bei­spiels­wei­se aussehen:

Es gibt noch eine Viel­zahl ande­rer Dar­stel­lungs­mög­lich­kei­ten. Wenn Sie erst ein­mal das grund­le­gen­de Prin­zip ver­stan­den haben, wer­den Sie die­se leicht sel­ber her­aus­fin­den kön­nen. Versprochen!

Die Vor­ge­hens­wei­se ist bei allen Dar­stel­lun­gen ähn­lich. Wir ver­wen­den dazu in Excel die „Beding­te For­ma­tie­rung“.  Mit die­ser Funk­ti­on las­sen sich Zell­in­hal­te in Abhän­gig­keit von zuvor fest­ge­leg­ten Regeln hervorheben.

Mar­kie­ren Sie die zu for­ma­tie­ren­den Zel­len und gehen Sie über „Start/Formatvorlagen“ in die „beding­te For­ma­tie­rung“ und wäh­len dort „Neue Regel“.

Sie erhal­ten die­ses Auswahlfenster:

2‑Farben-Skala

Unter For­mat­stil wer­den Ihnen fünf Vari­an­ten ange­bo­ten. Bei der „2‑Far­ben-Ska­la“ wird stan­dard­mä­ßig der nied­rigs­te Wert oran­ge und der höchs­te Wert gelb for­ma­tiert. Sie kön­nen die Far­ben aber auch belie­big ändern.

3‑Farben-Skala

Eine wei­te­re Vari­an­te ist die 3‑Far­ben-Ska­la. Die Typ- und Farb­aus­wahl über­neh­men Sie wie vorgeschlagen.

Sie erhal­ten die oben dar­ge­stell­te 1. Vari­an­te. Der Mit­tel­punkt kommt in der Dar­stel­lung hin­zu. Als Typ wäh­len Sie dafür das Quan­til bei 50 (%).
Beach­ten Sie bit­te: in der Funk­ti­on muss der Quan­til­wert einen Wert zwi­schen 0 und 1 anneh­men. Statt 50 (%) kön­nen Sie auch 0,5 eintragen.
Für die Typ-Aus­wahl ste­hen neben Nied­rigs­ter Wert und Höchs­ter Wert gene­rell noch Zahl, Pro­zent, For­mel und Quan­til zur Verfügung.
Neh­men Sie sich ein­fach ein­mal die Zeit und pro­bie­ren Sie alle mög­li­chen Kom­bi­na­tio­nen durch.
Bei der Farb­aus­wahl soll­ten Sie stets beach­ten, wel­che Aus­sa­ge Sie mit der beding­ten For­ma­tie­rung anstre­ben. So ist ein nied­ri­ger Wert bei den Kos­ten durch­aus erwünscht. Bei den Umsät­zen sind nied­ri­ge Wer­te  eher nega­tiv zu sehen.
Grün könn­te daher für eine posi­ti­ve und rot für eine nega­ti­ve Aus­wir­kung stehen.

Datenbalken

Noch ein wei­te­res Beispiel:

For­mat­stil sind hier die „Daten­bal­ken“, die sich vom nied­rigs­ten zum größ­ten Wert ver­grö­ßern. Sie kön­nen noch einen Haken bei „Nur Bal­ken anzei­gen“ set­zen. Ob die Aus­sa­ge dann noch sinn­voll ist, müs­sen Sie selbst entscheiden… 😉

Symbolsätze

In einem letzten Bei­spiel ver­wen­den Sie unter­schied­li­che Sym­bol­sät­ze für die Darstellung.

Dazu wäh­len Sie als For­mat­stil „Sym­bol­sät­ze“ und bei der dann sicht­ba­ren „Sym­bo­lart“ eine Dar­stel­lung nach Ihrer Wahl.

Viel Spaß beim Tüf­teln und Aus­pro­bie­ren und viel Erfolg bei der ers­ten Prä­sen­ta­ti­on Ihrer neu­en „Tools“. Nur Mut: erfah­rungs­ge­mäß gibt es einen klei­nen “Wow”-Effekt.

Quellen/Literatur

Excel-Tipps (nicht nur) für Controller

https://clevercalcul.wordpress.com