Arbeitszeiterfassung mit Excel
In Zeiten von Corona und Kurzarbeit kommt die Arbeitszeiterfassung in die Unternehmen zurück. Begriffe wie “Vertrauensarbeitszeit” sind der Agentur für Arbeit unbekannt. Für die Abrechnung des KuG (Kurarbeitergeldes) sind die exakte Ermittlung und der Nachweis der “Ausfallstunden” notwendig. Excel kann zwar mit Zeiten rechnen, aber die Ergebnisse sehen manchmal so unbrauchbar aus? Finden Sie hier einige Tipps. Außerdem erhalten Sie eine kostenfreie Excel-Vorlage, die Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Rechnen mit Zeiten
Eigentlich ist das Rechnen mit Stunden und Minuten in Excel ganz einfach: Sie schreiben in die gewünschten Zellen die Stunden und Minuten durch einen Doppelpunkt getrennt, also etwa “8:30” für 8,5 Stunden und lassen die einzelnen Werte addieren.
Auch Differenzen von Uhrzeiten lassen sich berechnen:
ENDE-Zeit – START-Zeit = Anwesenheitsstunden.
Excel kann jedoch kein Minus-Zeiten ausweisen, wie es für Ausfallstunden naheliegend wäre. Entsprechende Felder werden als “#####” angezeigt.
Wollen Sie für die Arbeitszeiterfassung einen Stundenrechner in Excel erstellen, bekommen Sie ein Problem beim Addieren, sobald mehr als 24 Stunden zusammenkommen. Das Ergebnis ist nur solange korrekt, wie die Summe unter dem Wert von 24 Stunden bleibt.
Empfehlung*
Ein Beispiel: Sie haben in einer Woche folgende Stunden zusammenbekommen: 5½, 7, 6½, 7, 4½. Das summiert sich zu einer Wochenarbeitszeit von 30,5 Stunden, wenn Sie es herkömmlich addieren.
Nun sehen Sie, was Excel daraus macht:
Excel rechnet dabei zwar intern korrekt, zeigt aber nur einen Teil des Ergebnisses an. Der Wert in der Zelle B7 hat also intern den richtigen Zahlenwert. Mit der Grundformatierung von Zeitwerten zeigt Excel bei Werten über 24 Stunden nur das an, was über einen Tag hinaus geht. Hier also 30,5 – 24 = 6,5 Stunden Wenn Sie beispielsweise die Summenzelle B7 als “Zahl” umformatieren, kommt der richtige Wert von 30,5 heraus.
Benutzerdefiniertes Zahlenformat
Erst durch die Änderung der Zellformatierung zeigt Excel die korrekte Stundensumme an. Dieses „benutzerdefinierte“ Zahlenformat müssen Sie selbst erstellen. Springen Sie mit <strg>+1 oder mit <rechte Maustaste> in „Zellen formatieren“ und wählen Sie dort den Reiter „Zahlen“ aus. Geben Sie unter der Kategorie „Benutzerdefiniert“ den Typ: „[hh]:mm“ ein.
Das richtige Ergebnis sieht dann so aus:
Sie können diese Formatierung auch grundsätzlich für alle Zeiten und Stunden in Ihrem Formular verwenden.
Excel-Vorlage für die Arbeitszeiterfassung
Wenn Ihnen das alles zu mühsam ist, können Sie auch unseren Formularvorschlag im Excel-Format verwenden. Dieser ist „offen“ und kann auf ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Sie können auch nachvollziehen, welche Formeln und Formatierungen gewählt wurden.
Brauchbare Formulare aus dem Internet (z.B. https://bit.ly/ZeiterfassungKUG) sind meistens geschützt und können deshalb nicht auf Ihre Belange verändert werden. Einen Blick sind sie vielleicht dennoch wert.
Viel Erfolg bei der korrekten Zeiterfassung bei Kurzarbeit!
Quellen und weitere Literatur
https://www.tippscout.de/tag/excel
