Onboarding: Willkommenskultur im Unternehmen

End­lich haben Sie den neu­en Mit­ar­bei­ten­den für Ihre Abtei­lung gefun­den! Nun soll der oder die Neue mög­lichst schnell „im Unter­neh­men ankom­men“. Dazu ist eine bedarfs­ge­rech­te Ein­ar­bei­tungs- und Inte­gra­ti­ons­pha­se hilf­reich. Maß­ge­schnei­der­te Onboar­ding-Maß­nah­men ermög­li­chen die früh­zei­ti­ge Bin­dung des neu­en Mit­ar­bei­ters an das Unter­neh­men und kön­nen somit die Anfangs­schwie­rig­kei­ten enorm sen­ken. Ziel ist die höhe­re Moti­va­ti­on und schnel­le­re Inte­gra­ti­on des neu­en Mit­ar­bei­ters. Wir haben Ihnen ein Spek­trum an mög­li­chen Instru­men­ten bzw. Maß­nah­men zur sozia­len Inte­gra­ti­on und fach­li­chen Ein­ar­bei­tung zusam­men­ge­stellt. Als Hil­fe­stel­lung erhal­ten Sie eine leicht auf Ihre Bedürf­nis­se anzu­pas­sen­de Check­lis­te im Excel-Format.

Onboarding: Willkommenskultur im Unternehmen

Ziel des Onboar­ding ist es, eine opti­ma­le Pas­sung zwi­schen fach­li­chen und sozia­len Kom­pe­ten­zen neu­er Mit­ar­bei­ter und den Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens bzw. der bestehen­den Unter­neh­mens­kul­tur her­bei­zu­füh­ren. Das Ziel der fach­li­chen Ein­ar­bei­tung ist es, dass der oder die Neue rasch und effi­zi­ent im neu­en Arbeits­um­feld mit­ar­bei­ten kann.

Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan

Nut­zen Sie die Zeit vor Arbeits­an­tritt des neu­en Mit­ar­bei­ters und pla­nen Sie sorg­fäl­tig sei­ne fach­li­che Ein­ar­bei­tung. Der zen­tra­le Punkt ist ein durch­dach­ter Ein­ar­bei­tungs­plan. Als Vor­ge­setz­ter erklä­ren Sie den Ein­ar­bei­tungs­plan und über­ge­ben dem neu­en Mit­ar­bei­ter das ers­te „Klein­pro­jekt“. Sor­gen Sie dafür,  dass der neue Mit­ar­bei­ter ab dem ers­ten Tag mit­ar­bei­tet und mit Auf­ga­ben ver­sorgt ist.

Stellen Sie Informationen zusammen

Was muss der neue Kol­le­ge über Ihr Unter­neh­men wis­sen?  (Struk­tur, Orga­ni­sa­ti­on, Orga­ni­gramm, Unter­neh­mens­zie­le, Füh­rungs­leit­li­ni­en, betrieb­li­che Umgangs­for­men, Arbeits­stil etc.) Die­se Infor­ma­tio­nen soll­ten dem Mit­ar­bei­ter sowohl schrift­lich in der Begrü­ßungs­map­pe vor­ge­legt als auch in einem der Mit­ar­bei­ter­ge­sprä­che kom­mu­ni­ziert wer­den. Auch über die Pro­duk­te und Dienst­leis­tun­gen muss der neue Kol­le­ge umfas­send infor­miert werden

Planen und terminieren Sie Mitarbeitergespräche

Gera­de in der Ein­ar­bei­tungs­pha­se soll­ten in regel­mä­ßi­gen Abstän­den Mit­ar­bei­ter­ge­sprä­che statt­fin­den, z.B. nach 3 Tagen, 10 Tagen, 30 Tagen, 60 Tagen, 100 Tagen und 6 Mona­ten (= Gespräch zum Ende der Pro­be­zeit). Stel­len Sie durch ein­deu­ti­ge Infor­ma­tio­nen sicher, dass der neue Mit­ar­bei­ter sich aus­rei­chend infor­miert und damit sicher fühlt. Ermun­tern Sie den neu­en Mit­ar­bei­ter, auch selbst die Initia­ti­ve zu ergrei­fen und sich aktiv um sei­ne Qua­li­fi­ka­ti­on und Inte­gra­ti­on zu kümmern.

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Führen Sie Feedbackgespräche mit dem Paten durch

Damit Sie stets auf dem Lau­fen­den sind, was den Stand der Ein­ar­bei­tung des neu­en Mit­ar­bei­ters betrifft, pla­nen Sie auch regel­mä­ßi­ge Feed­back­ge­sprä­che mit sei­nem Paten ein. So bekom­men Sie zeit­nah mit, wenn es irgend­wo hakt. Denn je schnel­ler Schwie­rig­kei­ten aus dem Weg geräumt wer­den, des­to weni­ger wer­den sie zum Problem.

Definieren Sie das Anforderungsprofil

Ein klar defi­nier­tes Anfor­de­rungs­pro­fil soll­te die Grund­la­ge für die Stel­len­be­schrei­bung dar­stel­len und gibt Klar­heit über die Auf­ga­ben und die dafür benö­tig­ten Kom­pe­ten­zen. In der Ein­ar­bei­tungs­pha­se ist es wich­tig, die gefor­der­ten Kom­pe­ten­zen mit den vor­han­de­nen Fähig­kei­ten des neu­en Mit­ar­bei­ters abzu­glei­chen, um zu ent­schei­den, wel­che Wei­ter­bil­dungs­maß­nah­men noch benö­tigt werden.

Stecken Sie den Handlungsspielraum ab

Klä­ren Sie mit dem neu­en Mit­ar­bei­ter früh­zei­tig sei­nen Ver­ant­wor­tungs­be­reich und den ihm zuste­hen­den Hand­lungs­spiel­raum ab. Kla­re Zustän­dig­kei­ten ver­mei­den Kom­pe­tenz­über­schrei­tun­gen und der neue Mit­ar­bei­ter weiß, für wel­che Auf­ga­ben er ver­ant­wort­lich ist.

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Vereinbaren Sie Schulungsmaßnahmen

Unter­neh­mens­spe­zi­fi­sche Soft­ware oder Sys­te­me erfor­dern meis­tens Schu­lungs­be­darf bei neu­en Mit­ar­bei­tern. Orga­ni­sie­ren und ver­ein­ba­ren Sie schon vor Ein­tritt der neu­en Mit­ar­bei­ten­den Schu­lun­gen. Die­se Ter­mi­ne kön­nen bereits im Ein­ar­bei­tungs­plan berück­sich­tigt wer­den. Evtl. las­sen sich auch meh­re­re neue Mit­ar­bei­ten­den in einer Schu­lung zusammenfassen.

Legen Sie Lernziele fest und überprüfen Sie das Erreichen

Der Ablauf und die Lern­zie­le der ers­ten Ein­füh­rungs­mo­na­te wer­den im Ein­ar­bei­tungs­plan fest­ge­legt und mit dem Mit­ar­bei­ter bespro­chen. Bei Nicht-Errei­chen bestimm­ter Lern­zie­le/-etap­pen kann dadurch bes­ser nach den Ursa­chen geforscht und kon­struk­ti­ve Lösun­gen ent­wi­ckelt wer­den, um die Lern­zie­le bis zur Been­di­gung der Pro­be­zeit zu errei­chen. Nur so kann eine fun­dier­te Über­nah­me­ent­schei­dung getrof­fen werden.

Planen Sie fachliche Infoveranstaltungen

Bewährt haben sich fach­li­che Infor­ma­ti­ons­ver­an­stal­tun­gen für neue Kol­le­gen, z. B in Form von Know­ledge Cafés: Ver­schie­de­ne Abtei­lun­gen berich­ten par­al­lel an ein­zel­nen Sta­tio­nen, die man durch­läuft, kurz über ihre jewei­li­gen Pro­jek­te. Infor­ma­tio­nen über Pro­duk­te bzw. Dienst­leis­tun­gen des Unter­neh­mens sind selbstverständlich

Setzen Sie eine Onboarding-Plattform oder Ihr Intranet ein

In jedem Unter­neh­men ticken die Uhren anders und es gibt vie­le inter­ne Infor­ma­tio­nen, die man nicht unbe­dingt bei der fach­li­chen Ein­ar­bei­tung am Arbeits­platz mit­be­kommt. Hier bie­tet sich eine Onboar­ding-Platt­form an, auf der alle wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen struk­tu­riert jeder­zeit erreich­bar sind, wie z.B. Orga­ni­gramm, Stand­ort­in­for­ma­tio­nen, Rubrik „Unse­re Fir­ma von A‑Z“, Vor­stel­lung der ein­zel­nen Teams, Infos zu Unter­neh­mens­stra­te­gien oder Einführungsveranstaltungen.

Der Vor­teil einer Onboar­ding-Platt­form ist, dass man sie schon mit der Ver­trags­un­ter­schrift für den neu­en Mit­ar­bei­ter frei­schal­ten kann und er somit schon wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen über das neue Unter­neh­men bekommt. Das erleich­tert den Ein­stieg enorm und för­dert zudem die Bin­dung ans Unter­neh­men schon vor dem Arbeitsantritt.

Fazit

Der vor­lie­gen­de Maß­nah­men­ka­ta­log für die fach­li­che Inte­gra­ti­on gibt wert­vol­le Anre­gun­gen, um das Poten­zi­al zu nut­zen, das Ihnen Onboar­ding bie­tet.
Nut­zen Sie die bei­gefüg­te Check­lis­te und pas­sen Sie sie auf Ihre Belan­ge an.

Viel Erfolg bei der Ein­ar­bei­tung Ihrer neu­en Mitarbeiter!

Quellen und weitergehende Informationen

Make it in Ger­ma­ny: Onboar­ding
IHK Nie­der­bay­ern: Fach­kräf­te­si­che­rung – Onboar­ding
Kar­rie­re­bi­bel: Onboar­ding
Absol­ven­ta: Onboar­ding neu­er Mit­ar­bei­ter
Check­lis­te Onboar­ding des KOFA

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