Wer kennt sie nicht: nicht enden wollende Besprechungen? Es ist zwar alles gesagt, nur leider noch nicht von jedem. Zeitverschwendung in Unternehmen findet vor allem in Meetings statt. Der Einsatz der Timeboxing-Methode führt nach und nach zu effizienten und pünktlich endenden Besprechungen mit klaren Ergebnissen. Wir erläutern Ihnen hier die Vorgehensweise.
Timeboxing ist eigentlich eine von mehreren Strategien für das persönliche Zeitmanagement. Die Timebox gibt dabei an, wieviel Zeit für die Erledigung einer Aufgabe eingeplant bzw. reserviert ist.
Timeboxing hilft aber auch, die Zeit für Meetings zu „bändigen“. Vor der Besprechung wird für jeden Agendapunkt eine bestimmte Dauer (die Timebox) festgelegt, die möglichst eingehalten werden muss. Dauert die Diskussion dann länger, wird das Thema vertagt oder die Timebox wird durch Mehrheitsbeschluss verlängert.
Für die Akzeptanz der Methode ist es wichtig, dass alle Teilnehmer vorab befragt werden, ob sie mit der Einführung von Redezeiten einverstanden sind – insbesondere die Führungskräfte.
Inhaltsübersicht:
Wie verwendet man Timeboxing im Meeting?
Timeboxing ermöglicht es der Moderation, die Dauer der Besprechung genauer einzuschätzen. Um Frust zu vermeiden, sollten nicht zu viele Themen geplant werden. Wenn wegen fehlendem Fokus und durch Anschlusstermine einzelne Agendapunkte nicht besprochen werden können, bleibt das ungute Gefühl eines „mal wieder“ ineffizienten Meetings.
Der Moderator gibt für eine bestimmte Aktivität eine feste Zeit vor, an deren Ende ein Ergebnis entstanden ist oder eine Entscheidung getroffen wird. Die Zeitspanne kann – je nach Aufgabenstellung – von 1 Minute bis über 60 Minuten gehen. Timeboxing kann man dabei an verschiedenen Stellen im Meeting einsetzen, meistens für Agendapunkte, die eine Diskussion erfordern.
Wichtig ist, dass alle Teilnehmer vorher genau wissen, wie lange sie Zeit haben. Die ablaufende Zeit sollte dabei im Idealfall für alle Teilnehmer sichtbar sein. Bei längeren Zeitspannen (>5min) sollte der Moderator in regelmäßigen Abständen die noch verbleibende Zeit mitteilen.
Am Ende des Zeitblocks sollte ein akustisches Signal allen Teilnehmern signalisieren, dass die Zeit abgelaufen ist. Andernfalls kann es sonst schnell passieren, dass die Zeit nicht eingehalten und z.B. weiter diskutiert wird. Dann ist der Effekt des Timeboxing dahin.
Ist die Zeit abgelaufen, es steht aber noch kein Ergebnis fest, dann gibt es mehrere Möglichkeiten, wie man weiter verfährt.
- Einen weiteren Zeitblock hinzufügen
- Das Thema verschieben
- Ohne Ergebnis zum nächsten Punkt übergehen
Die Entscheidung muss von den Teilnehmenden getroffen werden. Sie legen fest, ob sie mehr Zeit in diesen Punkt investieren wollen oder nicht.
Empfehlung*
Einen weiteren Zeitblock hinzufügen
Die erste Möglichkeit ist, weitere Zeit hinzuzufügen. Erfahrungsgemäß sind Zeitblöcke von 5 oder 10 Minuten am effizientesten. Der Moderator sollte darauf hinweisen, was dieser Zeitblock für Konsequenzen auf die weitere Agenda hat.
- Bleibt weniger Zeit für andere Diskussionspunkte?
- Fallen Themenpunkte weg?
- Muss das Meeting überzogen werden?
Mit dem festgehaltenen neuen Zeitbudget kann dann weitergearbeitet werden. Ist auch dieses Zeitbudget ohne Ergebnis verbraucht, kann die Gruppe wieder vor die drei Entscheidungsmöglichkeiten gestellt werden.
Durch die regelmäßigen Unterbrechungen wird allen Teilnehmern schnell bewusst, wie viel Zeit tatsächlich verbraucht wird. Und durch die Abfrage aller Teilnehmer, wie weiter verfahren werden soll, werden Endlosdiskussionen oder Diskussionen zwischen einzelnen Teilnehmern aktiv unterbunden.
Das Thema verschieben
Die zweite Möglichkeit ist, das Thema auf einen Folgetermin zu verschieben. Stellt die Gruppe in der Diskussion fest, dass z.B. ein Experte fehlt, der nötigen Input liefern kann, ist es oft sinnvoll das Thema zu vertagen.
Der Moderator sollte darauf achten, dass ein Termin für die Weiterbearbeitung des Themas und ein Verantwortlicher benannt werden. Damit stellt man sicher, dass dieser Punkt auch nach dem Meeting weiterverfolgt wird.
Ohne Ergebnis zum nächsten Punkt übergehen
Die dritte Möglichkeit ist, ohne Ergebnis zum nächsten Punkt überzugehen. Es gibt Themen, über die man einfach nur reden möchte. Ein konkretes Ergebnis wird von der Gruppe jedoch nicht benötigt oder erwartet.
An dieser Stelle ist das Timeboxing besonders hilfreich, da es definierte Schlusspunkte setzt, an denen die Gruppe entscheiden kann, ob sich eine Diskussion weiter lohnt oder nicht. Es verhindert, dass diese Diskussionen in die Länge gezogen werden.
Fazit:
Mit ein wenig Erfahrung gelingt das das Aufstellen der passenden Timeboxen. In der Regel reichen schon wenige Sitzungen aus, um die benötigte Zeit gut einzuschätzen. Der Einsatz einer für alle sichtbaren Uhr hilft dem Team, sich rechtzeitig in die Diskussion einzubringen.
Die Begrenzung der Zeit sorgt dafür, dass jeder Agendapunkt seinen gerechten Anteil am Meeting erhält, vor allen, wenn es viele Themen zu besprechen gibt.
Quellen/weitere Informationen/Empfehlungen*:
https://www.digitalzentrum-sh.de/blog/artikel/agile-tools-timeboxing-meeting
