Timeboxing für Meetings

Wer kennt sie nicht: nicht enden wol­len­de Bespre­chun­gen? Es ist zwar alles gesagt, nur lei­der noch nicht von jedem. Zeit­ver­schwen­dung in Unter­neh­men fin­det vor allem in Mee­tings statt. Der Ein­satz der Time­boxing-Metho­de führt nach und nach zu effi­zi­en­ten und pünkt­lich enden­den Bespre­chun­gen mit kla­ren Ergeb­nis­sen. Wir erläu­tern Ihnen hier die Vorgehensweise.

Time­boxing ist eigent­lich eine von meh­re­ren Stra­te­gien für das per­sön­li­che Zeit­ma­nage­ment. Die Time­box gibt dabei an, wie­viel Zeit für die Erle­di­gung einer Auf­ga­be ein­ge­plant bzw. reser­viert ist.

Time­boxing hilft aber auch, die Zeit für Mee­tings zu „bän­di­gen“. Vor der Bespre­chung wird für jeden Agenda­punkt eine bestimm­te Dau­er (die Time­box) fest­ge­legt, die mög­lichst ein­ge­hal­ten wer­den muss. Dau­ert die Dis­kus­si­on dann län­ger, wird das The­ma ver­tagt oder die Time­box wird durch Mehr­heits­be­schluss verlängert.

Für die Akzep­tanz der Metho­de ist es wich­tig, dass alle Teil­neh­mer vor­ab befragt wer­den, ob sie mit der Ein­füh­rung von Rede­zei­ten ein­ver­stan­den sind – ins­be­son­de­re die Führungskräfte.

Wie verwendet man Timeboxing im Meeting?

Time­boxing ermög­licht es der Mode­ra­ti­on, die Dau­er der Bespre­chung genau­er ein­zu­schät­zen. Um Frust zu ver­mei­den, soll­ten nicht zu vie­le The­men geplant wer­den. Wenn wegen feh­len­dem Fokus und durch Anschluss­ter­mi­ne ein­zel­ne Agenda­punk­te nicht bespro­chen wer­den kön­nen, bleibt das ungu­te Gefühl eines „mal wie­der“ inef­fi­zi­en­ten Meetings.

Der Mode­ra­tor gibt für eine bestimm­te Akti­vi­tät eine fes­te Zeit vor, an deren Ende ein Ergeb­nis ent­stan­den ist oder eine Ent­schei­dung getrof­fen wird. Die Zeit­span­ne kann – je nach Auf­ga­ben­stel­lung – von 1 Minu­te bis über 60 Minu­ten gehen. Time­boxing kann man dabei an ver­schie­de­nen Stel­len im Mee­ting ein­set­zen, meis­tens für Agenda­punk­te, die eine Dis­kus­si­on erfordern.

Wich­tig ist, dass alle Teil­neh­mer vor­her genau wis­sen, wie lan­ge sie Zeit haben. Die ablau­fen­de Zeit soll­te dabei im Ide­al­fall für alle Teil­neh­mer sicht­bar sein. Bei län­ge­ren Zeit­span­nen (>5min) soll­te der Mode­ra­tor in regel­mä­ßi­gen Abstän­den die noch ver­blei­ben­de Zeit mitteilen.

Am Ende des Zeit­blocks soll­te ein akus­ti­sches Signal allen Teil­neh­mern signa­li­sie­ren, dass die Zeit abge­lau­fen ist. Andern­falls kann es sonst schnell pas­sie­ren, dass die Zeit nicht ein­ge­hal­ten und z.B. wei­ter dis­ku­tiert wird. Dann ist der Effekt des Time­boxing dahin.

Ist die Zeit abge­lau­fen, es steht aber noch kein Ergeb­nis fest, dann gibt es meh­re­re Mög­lich­kei­ten, wie man wei­ter verfährt.

• Einen wei­te­ren Zeit­block hinzufügen
• Das The­ma verschieben
• Ohne Ergeb­nis zum nächs­ten Punkt übergehen

Die Ent­schei­dung muss von den Teil­neh­men­den getrof­fen wer­den. Sie legen fest, ob sie mehr Zeit in die­sen Punkt inves­tie­ren wol­len oder nicht.

Empfehlung*

Einen weiteren Zeitblock hinzufügen

Die ers­te Mög­lich­keit ist, wei­te­re Zeit hin­zu­zu­fü­gen. Erfah­rungs­ge­mäß sind Zeit­blö­cke von 5 oder 10 Minu­ten am effi­zi­en­tes­ten. Der Mode­ra­tor soll­te dar­auf hin­wei­sen, was die­ser Zeit­block für Kon­se­quen­zen auf die wei­te­re Agen­da hat.

• Bleibt weni­ger Zeit für ande­re Diskussionspunkte?
• Fal­len The­men­punk­te weg?
• Muss das Mee­ting über­zo­gen werden?

Mit dem fest­ge­hal­te­nen neu­en Zeit­bud­get kann dann wei­ter­ge­ar­bei­tet wer­den. Ist auch die­ses Zeit­bud­get ohne Ergeb­nis ver­braucht, kann die Grup­pe wie­der vor die drei Ent­schei­dungs­mög­lich­kei­ten gestellt werden.

Durch die regel­mä­ßi­gen Unter­bre­chun­gen wird allen Teil­neh­mern schnell bewusst, wie viel Zeit tat­säch­lich ver­braucht wird. Und durch die Abfra­ge aller Teil­neh­mer, wie wei­ter ver­fah­ren wer­den soll, wer­den End­los­dis­kus­sio­nen oder Dis­kus­sio­nen zwi­schen ein­zel­nen Teil­neh­mern aktiv unterbunden.

Das Thema verschieben

Die zwei­te Mög­lich­keit ist, das The­ma auf einen Fol­ge­ter­min zu ver­schie­ben. Stellt die Grup­pe in der Dis­kus­si­on fest, dass z.B. ein Exper­te fehlt, der nöti­gen Input lie­fern kann, ist es oft sinn­voll das The­ma zu vertagen.

Der Mode­ra­tor soll­te dar­auf ach­ten, dass ein Ter­min für die Wei­ter­be­ar­bei­tung des The­mas und ein Ver­ant­wort­li­cher benannt wer­den. Damit stellt man sicher, dass die­ser Punkt auch nach dem Mee­ting wei­ter­ver­folgt wird.

Ohne Ergebnis zum nächsten Punkt übergehen

Die drit­te Mög­lich­keit ist, ohne Ergeb­nis zum nächs­ten Punkt über­zu­ge­hen. Es gibt The­men, über die man ein­fach nur reden möch­te. Ein kon­kre­tes Ergeb­nis wird von der Grup­pe jedoch nicht benö­tigt oder erwartet.

An die­ser Stel­le ist das Time­boxing beson­ders hilf­reich, da es defi­nier­te Schluss­punk­te setzt, an denen die Grup­pe ent­schei­den kann, ob sich eine Dis­kus­si­on wei­ter lohnt oder nicht. Es ver­hin­dert, dass die­se Dis­kus­sio­nen in die Län­ge gezo­gen werden.

Fazit:

Mit ein wenig Erfah­rung gelingt das das Auf­stel­len der pas­sen­den Time­bo­xen. In der Regel rei­chen schon weni­ge Sit­zun­gen aus, um die benö­tig­te Zeit gut ein­zu­schät­zen. Der Ein­satz einer für alle sicht­ba­ren Uhr hilft dem Team, sich recht­zei­tig in die Dis­kus­si­on einzubringen.

Die Begren­zung der Zeit sorgt dafür, dass jeder Agenda­punkt sei­nen gerech­ten Anteil am Mee­ting erhält, vor allen, wenn es vie­le The­men zu bespre­chen gibt.

Quellen/weitere Informationen/Empfehlungen*:

https://www.digitalzentrum-sh.de/blog/artikel/agile-tools-timeboxing-meeting