EXCEL: SummeWennS() für Dummies

Die Excel-Funktionen SUMMEWENN() und SUMMEWENNS() erlauben die Addition von Werten einer Tabelle in Abhängigkeit von selbst ausgewählten Bedingungen. In einer Umsatztabelle können Sie beispielsweise die Werte nach Kunden, Modellen oder Artikeln summieren. Lassen Sie sich von den kompliziert aussehenden Formeln nicht abschrecken. Wir erklären Sie Ihnen ausführlich anhand von konkreten Beispielen und einer Beispieldatei zum Download.

Die Excel-Funktionen SUMMEWENN() und SUMMEWENNS() erlauben die Addition von Werten einer Tabelle in Abhängigkeit von Bedingungen. In Listen oder Tabellen können Werte abhängig von selbst ausgewählten Spalten addiert werden.

Welche Gerichte kommen in Frage, wenn Sie nur 7,50 € dabei haben?
(Alle Gerichte in Spalte 2, einige Gerichte in Spalte 3)

Natürlich könnte man die Liste oder Tabelle auch einfach filtern und das gesuchte Ergebnis mit Hilfe der Funktion TEILERGEBNIS() errechnen. Das hat aber den Nachteil, dass man immer nur für eine Konstellation ein Ergebnis angezeigt bekommt.

WENNS ein bisschen eleganter sein soll, kommen die bedingten Summen zum Einsatz:

Inhaltsübersicht:

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1. Syntax und Funktionsweise

Vorab ein wichtiger Hinweis:

Lassen Sie sich bitte von den Formeln in Excel nicht abschrecken! Sie werden das Muster und die Methode bald verinnerlichen. Sie brauchen es auch „nur“ verstehen, aber nicht auswendig können.

Excel hilft Ihnen! Wenn Sie die jeweilige Formel eintippen, zeigt Ihnen Excel die benötigten Angaben der Formel an, sobald Sie „(“ gedrückt haben. (Das gilt übrigens grundsätzlich in Excel.)

Probieren Sie es einfach einmal aus! Es sieht komplizierter aus als es ist!

Nachfolgend finden Sie hier Erklärungen zu den Formeln.

1.1. Die Funktion SUMMEWENN()

Die Funktion SUMMEWENN() erwartet diese Eingaben:
=SUMMEWENN(Bereich; Suchkriterien; [Summe_Bereich])

Bereich: „Wo?“
Suchbereich in Ihrer Tabelle, der nach den Suchkriterien durchsucht werden soll (meistens eine Spalte)
Suchkriterium: „Was?“
Das Suchkriterium ist der Wert oder der logische Ausdruck, nach dem der „Bereich“ durchsucht werden soll.
Sie können nach Zahlen, Texten oder auch nach Datumswerten suchen. (z.B. 4711, „Meier“; 31.12.2021)
Vergleiche mit logischen Operatoren sind ebenfalls möglich. Sie können z.B. alle Umsätze addieren, die größer als 1.000 € sind.
Oder Sie addieren alle Werte, die kleiner als der Wert in der Zelle A1 ist.
Texte und logische Operatoren müssen in der Formel in Anführungsstrichen angegeben werden (z.B. „Auto“, „>1000“, „<=“&A1).
[Summe_Bereich]: Welche Werte?
Der [Summe_Bereich] ist der Zellbereich Ihrer Tabelle, aus dem bei Übereinstimmung von Suchkriterium und Bereich die Werte summiert werden sollen.

Das bedeutet: für alle Zeilen, in denen das Suchkriterium im Bereich gefunden wird, werden die zugehörigen Werte in [Summe_Bereich] addiert.

Das ist schwieriger zu beschreiben als auszuprobieren.

Im folgenden Beispiel werden die Umsatzdaten nach verschiedenen Kriterien addiert. Es werden beispielsweise alle Modelle aufaddiert, oder alle Artikel. Auch eine Trennung der Werte in „> größer als“ oder „< kleiner als“ ein Kriterium ist möglich (siehe Beispieldatei).

Und so sehen die Formeln dann in der Praxis aus:

Ähnlich können Sie auch die Summen je Artikel ermitteln. Sie müssen dann lediglich den „Bereich“ in die Spalte C legen. (vgl. Beispieldatei)

Da immer nur ein Suchkriterium angegeben werden kann, reicht die SUMMEWENN() Funktion für die Auswertung größerer Datenbestände oft nicht aus. Man kann eben nur ein Kriterium auswählen.

Wenn Sie beispielsweise die Summe der Modell-Artikel-Varianten benötigen, kommt deshalb die Funktion SUMMEWENNS() zum Einsatz.

1.2. Die Funktion SUMMEWENNS()

Anders als mit der Funktion SUMMEWENN() kann man mit der Funktion SUMMEWENNS() in einem Datenbestand Kriterien auf mehrere Spalten festlegen.

Die Syntax der Funktion SUMMEWENNS() gestaltet sich wie folgt:

=SUMMEWENNS(Summe_Bereich;Kriterien_Bereich1;Kriterium1; [Kriterien_Bereich2];[Kriterium2];)

Summe_Bereich
[Summe_Bereich] ist der Zellbereich Ihrer Tabelle, indem bei Übereinstimmung von Suchkriterien und [Kriterien_Bereich] die Werte summiert werden sollen.

Kriterien_Bereich1
Mit Kriterien_Bereich1 ist der Zellbereich gemeint, in dem nach den Kriterium1 gefiltert werden soll.
Kriterium1
Kriterium1 ist der Wert, nach dem der Kriterien_Bereich1 durchsucht werden soll. Hier gilt das gleiche wie bei SUMMEWENN(): Es kann nach Zahlen, Texten oder auch nach Datumswerten gesucht werden. Vergleiche mit logischen Operatoren sind ebenfalls möglich. Texte und logische Operatoren müssen dann aber in Anführungsstrichen angegeben werden (z.B. „Auto“, „>10“, „<=“&A1), wenn auf einen Zellbezug verzichtet wird.

[Kriterien_Bereich2] und [Kriterium2] etc. sind weitere optionale Filter. Sie funktionieren analog zum Kriterien_Bereich1 und dem Kriterium1.

1.3. Der Unterschied von SUMMEWENN() und SUMMEWENNS()

Haben Sie es gemerkt? Die Funktionen fragen die Angaben in den Formeln in einer anderen Reihenfolge ab. An einem Beispiel lässt sich der Unterschied zwischen den Excel Funktionen SUMMEWENN() und SUMMEWENNS() am einfachsten verdeutlichen.
Beide Funktionen liefern das gleiche Ergebnis, die Reihenfolgen der Argumente in der Syntax unterscheiden sich jedoch:

Summewenn() Summewenn()

SUMMEWENN() Die Syntax der Funktion SUMMEWENN() beginnt mit dem Kriterienbereich…

SUMMEWENNS() … während die Syntax der Funktion SUMMEWENNS() mit dem Ergebnisbereich beginnt.

SUMMEWENN() vs SUMMEWENNS()

2. SUMMEWENNS-Formel / #WERT!-Fehler

Häufige Fehler ergeben sich daraus, dass die Argumente „Kriterien_Bereich“ und „Summe_Bereich“ eine unterschiedliche Anzahl von Zeilen und Spalten aufweisen. Stimmen Sie dann die Bereiche aufeinander ab.

Wenn die Formel auf eine Zelle oder einen Bereich in einer geschlossenen Arbeitsmappe verweist, ergibt sich ebenfalls ein #Wert!-Fehler. Öffnen Sie dann die in der Formel angegebene Arbeitsmappe und drücken Sie F9, um die Formeln zu aktualisieren.

3. Zusammenfassung, Einschränkungen und Fazit

Die Reihenfolge der Argumente in der Syntax unterscheidet sich bei beiden Formeln. Deshalb kommt es leicht zu Verwechslungen beim Einsatz beider Funktionen. Wenn Sie stattdessen immer die Funktion SUMMEWENNS() verwenden, haben Sie alle Optionen. Sie sind damit dann recht flexibel aufgestellt und können Ihre Formel bei Bedarf erweitern.

Leider funktionieren beide Funktionen nicht, wenn die Daten in einer anderen Arbeitsmappe gespeichert sind und diese nicht geöffnet ist. Damit sind beide Funktionen z.B. im Controlling für einen effizienten Einsatz nur bedingt geeignet. Diese Beschränkung lässt sich mit der Excel-Funktion SUMMENPRODUKT() umgehen. Sie funktioniert auch bei der Abfrage von Werten aus geschlossenen Mappen.