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Tipps & Tools für erfolgreiches Projektmanagement

publiziert am 27. Februar 2017 von Winfried Eitel

ProjektmanagementAls guter Pro­jekt­ma­na­ger soll­ten Sie sich auf vie­len Gebie­ten sicher füh­len. Die fol­gen­den Tipps kön­nen den Unter­schied zwi­schen Erfolg und Schei­tern aus­ma­chen. Dane­ben haben wir Ihnen die belieb­tes­ten Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools in einer Link-Samm­lung zusam­men­ge­stellt. Die Band­brei­te der ein­ge­setz­ten Tools reicht von kos­ten­lo­sen Tools mit Basis­funk­tio­na­li­tä­ten bis hin zu umfas­sen­den Enter­pri­se-Lösun­gen für den unter­neh­mens­wei­ten Ein­satz. Den „Klas­si­ker“ der PM-Tools haben wir für Sie trotz­dem gleich dazu gepackt: ein Gantt-Dia­gramm auf Excel-Basis.

Die fol­gen­den 5 Tipps kön­nen dabei den Unter­schied zwi­schen Erfolg und Schei­tern im Pro­jekt­ma­nage­ment aus­ma­chen:

Achten Sie im Projektmanagement auf präzises Timing und ordentliche Budgetplanung für jede Phase

Das rich­ti­ge Anle­gen eines Zeit­plans für ein Pro­jekt ermög­licht es Ihnen, rea­lis­ti­sche Dead­lines für die fina­le Abga­be und diver­se Zwi­schen­schrit­te zu set­zen, was für ein Pro­jekt von essen­zi­el­ler Bedeu­tung ist. Denn Dead­lines zu ver­pas­sen bedeu­tet, die Erwar­tun­gen des Kun­den nicht zu erfül­len. Und damit tut man dem Ruf eines Unter­neh­mens – oder eines Pro­jekt­ma­na­gers – kei­nen Gefal­len.

Nut­zen Sie Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware, um:

  • jedes Pro­jekt in klei­ne­re Mei­len­stei­ne und Auf­ga­ben ein­zu­tei­len
  • für alle die­se Mei­len­stei­ne und Auf­ga­ben ein eige­nes Bud­get zu defi­nie­ren
  • eine ordent­li­che Über­sicht der Ent­wick­lung einer jeden Pha­se zu bekom­men und bes­ser in der Lage zu sein, die­se detail­liert zu ver­fol­gen

 

Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert und kommuniziert werden

Falls Sie intern in das Pro­jekt ein­ge­bun­den sind, ist es wich­tig, dass Sie genau ver­stan­den haben, was Ihre spe­zi­fi­sche Rol­le inner­halb des Pro­jekts und beim Errei­chen des wohl­de­fi­nier­ten Zie­les ist. Das Pro­jekt benö­tigt außer­dem einen Ver­ant­wort­li­chen, der alle Schrit­te des Pro­jekts von A bis Z ver­folgt und der per­sönlich für sei­nen Erfolg zustän­dig ist oder die Ver­ant­wor­tung für sein Schei­tern über­nimmt.

Sobald der Start­schuss für das Pro­jekt gefal­len ist, sind trans­pa­ren­te Kom­mu­ni­ka­ti­on und regel­mä­ßi­ger Kon­takt not­wen­dig, um sicher­zu­stel­len, dass alles gut geht – und bei­zei­ten ein­zu­schrei­ten, wenn dies nicht der Fall sein soll­te.

Nut­zen Sie Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware, um:

  • alle Auf­ga­ben an einen Kol­le­gen (oder ein Team) zu über­tra­gen, mit einem Ent­schei­dungs­trä­ger der die Din­ge beauf­sich­tigt
  • zen­tral zu kom­mu­ni­zie­ren und not­wen­di­ge Infor­ma­tio­nen mit allen zu tei­len, die am Pro­jekt betei­ligt sind
  • die Arbeits­be­las­tung Ihres/-r Teams zu kon­trol­lie­ren, damit nie­mand unter- oder über­for­dert wird

Binden Sie Ihre Kunden (externe oder interne) von Anfang an mit in das Projektmanagement ein

Trans­pa­ren­te Kom­mu­ni­ka­ti­on mit dem Kun­den ist in glei­cher Wei­se bedeut­sam. Wenn nicht von Anfang an klar ist, was sich Ihr Kun­de genau wünscht und wie Sie dies mit Ihrem Team errei­chen möch­ten, könn­te Ihnen ein lan­ger Weg vol­ler frus­trie­ren­der Nach­bes­se­run­gen bevor­ste­hen. Und ver­ges­sen Sie nicht: Je öfter Sie dabei schei­tern, ordent­lich wäh­rend des Pro­jekts zu kom­mu­ni­zie­ren, umso schwie­ri­ger wird es wer­den, Din­ge nach­träg­lich in Ord­nung zu brin­gen, was unver­meid­lich zu einem anstren­gen­den und teu­ren Pro­jekt führt; oder schlim­mer: zu min­der­wer­ti­ger Arbeit.

Nut­zen Sie Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware, um:

  • die gesam­te Kom­mu­ni­ka­ti­on mit dem Kun­den an einem Ort auf­zu­be­wah­ren,
  • es Ihrem Kun­den zu ermög­li­chen, den Sta­tus des Pro­jekts ein­zu­se­hen
  • dem Kun­den Zugang zur Pla­nung von Mee­tings und den Kon­takt­da­ten der Pro­jekt­teil­neh­mer zu geben

Verfolgen Sie Ihr Projekt ganz genau

Ist das Pro­jekt ein­mal gestar­tet, soll­ten Sie ein gutes Ver­ständ­nis dafür ent­wi­ckeln, wie die Din­ge vor­an­schrei­ten, um recht­zei­tig not­wen­di­ge Kor­rek­tu­ren vor­neh­men zu kön­nen. Daher müs­sen Sie sorg­sam Ihre Bud­gets und Dead­lines ver­fol­gen, aber auch die Per­for­mance Ihrer Mit­ar­bei­ter. Dies muss nicht unbe­dingt enor­mes Mikro­ma­nage­ment mit sich brin­gen: Wenn Sie kla­re Über­ein­künf­te mit auf­schluss­rei­chen Tools und regel­mä­ßi­gem Kun­den­feed­back ver­bin­den, dann erhal­ten Sie alle nöti­gen Infor­ma­tio­nen, ohne Ihre Mit­ar­bei­ter zu schi­ka­nie­ren.

Nut­zen Sie Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware, um:

  • sepa­ra­te Stun­den­sät­ze pro Ange­stell­tem zu defi­nie­ren und Arbeits­zei­ten zu ver­fol­gen
  • Kos­ten und Nut­zen jeder Pha­se, jeder Auf­ga­be oder jedes Teil­neh­mers zu ver­ste­hen
  • Berich­te pro Pro­jekt, Mei­len­stein oder Abschnitt zu gene­rie­ren

Stützen Sie Ihre neuen Projekte auf Erfahrungen aus vorangegangene Projekten

Jedes Pro­jekt ist ein­zig­ar­tig, was jedoch nicht bedeu­tet, dass die ihm zugrun­de­lie­gen­den Metho­den und Pro­zes­se völ­lig unter­schied­lich sein wer­den. Wenn Sie spei­chern, was in der Ver­gan­gen­heit erfolg­reich war, kön­nen Sie ganz leicht die­se erprob­ten Metho­den als Basis für zukünf­ti­ge Pro­jek­te nut­zen und dabei gleich­zei­tig Zeit und Geld spa­ren.

Nut­zen Sie Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware, um:

  • bereits erfolg­reich abge­schlos­se­ne Pro­jek­te (und Pro­zes­se!) als Vor­la­gen zu spei­chern
  • einen Vor­sprung bei zukünf­ti­gen Pro­jek­ten zu haben
  • die Lern­kur­ve für zukünf­ti­ge Pro­jekt­teil­neh­mer zu ver­kür­zen

IT-Lösungen für das Projektmanagement

unter­schied­li­che Ansät­ze und Ansprü­che benö­ti­gen unter­schied­li­che Unter­stüt­zung

Projektplan

Pro­jekt­ma­nage­ment ist nicht gleich Pro­jekt­ma­nage­ment. Neben der klas­si­schen – mitt­ler­wei­le oft­mals alt­ba­cken wir­ken­den – Spiel­art buh­len mitt­ler­wei­le agi­le Metho­den wie Scrum oder Kan­ban um die Gunst von Pro­jekt­ver­ant­wort­li­chen. Beson­ders im IT-Umfeld kann agi­les Pro­jekt­ma­nage­ment durch­aus die bes­se­re Alter­na­ti­ve sein. Der Begriff „agil“ beschreibt dabei den Ansatz, ein Pro­jekt Schritt für Schritt struk­tu­riert durch­zu­füh­ren und dabei auf ein sich selbst orga­ni­sie­ren­des und inter­dis­zi­pli­nä­res Team zu set­zen.

Pro­jekt­ma­na­gern ste­hen oft nur weni­ge Res­sour­cen zur Ver­fü­gung. Sie brau­chen Tools, mit denen die Pro­jekt­mit­ar­bei­ter ohne lan­ge Ein­ar­bei­tungs­zeit schnell zurecht­kom­men und pro­duk­tiv arbei­ten kön­nen. Umfang­rei­che Lösun­gen spren­gen oft das Bud­get und leis­ten im End­ef­fekt auch nicht mehr als preisgün­stigere Lösun­gen, die inzwi­schen sehr zahl­reich sind und die den Arbeits­all­tag genau­so stark erleich­tern kön­nen. Das bedeu­tet: weni­ger Zeit für Admini­stration und mehr Zeit für die wirk­lich wich­ti­gen Din­ge wie Stei­ge­rung der Pro­duk­ti­vi­tät.

Die Band­brei­te bei Pro­jekt­ma­nage­ment Tools reicht von kos­ten­lo­sen Tools mit Basis­funk­tio­na­li­tä­ten bis hin zu umfas­sen­den Enter­pri­se-Lösun­gen für den unter­neh­mens­wei­ten Ein­satz.

In den nach­fol­gen­den Links fin­den Sie die belieb­tes­ten Pro­jekt­ma­nage­ment Tools, mit denen Sie Pro­jek­te effi­zi­en­ter mana­gen kön­nen und die Ihren Arbeits­all­tag wesent­lich ver­ein­fa­chen. Unter den vor­ge­stell­ten Pro­jekt­ma­nage­ment-Lösun­gen fin­den sich sowohl Ver­tre­ter aus dem klas­si­schen, als auch aus dem agi­len Lager. Die Preis­span­ne beginnt bei „kos­ten­los“ und ist nach oben offen.

Tipps und Tests zu Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware:

Die bes­ten Pro­jekt-Tools im Ver­gleich

10 kos­ten­lo­se Lösun­gen

30 web­ba­sier­te Pro­jekt-Tools im Über­blick

Klei­nes Excel-Tool für das Pro­jekt­ma­nag­ment

Pro­jekt­ma­nage­ment Hand­buch – Grund­la­gen mit Metho­den und Tech­ni­ken für Ein­stei­ger von Ben­ja­min Michels, ISBN 978–1518706578, 24,95 €

Grund­la­gen Pro­jekt­ma­nage­ment für Dum­mies – Das Pocket­buch, ISBN  978–3527705955, 6,95 €

Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.

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