Tipps & Tools für erfolgreiches Projektmanagement

publiziert am 27. Februar 2017 von Winfried Eitel

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ProjektmanagementAls guter Projektmanager sollten Sie sich auf vielen Gebieten sicher fühlen. Die folgenden Tipps können den Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern ausmachen. Daneben haben wir Ihnen die beliebtesten Projektmanagement-Tools in einer Link-Sammlung zusammengestellt. Die Bandbreite der eingesetzten Tools reicht von kostenlosen Tools mit Basisfunktionalitäten bis hin zu umfassenden Enterprise-Lösungen für den unternehmensweiten Einsatz. Den „Klassiker“ der PM-Tools haben wir für Sie trotzdem gleich dazu gepackt: ein Gantt-Diagramm auf Excel-Basis.

Die folgenden 5 Tipps können dabei den Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern im Projektmanagement ausmachen:

Achten Sie im Projektmanagement auf präzises Timing und ordentliche Budgetplanung für jede Phase

Das richtige Anlegen eines Zeitplans für ein Projekt ermöglicht es Ihnen, realistische Deadlines für die finale Abgabe und diverse Zwischenschritte zu setzen, was für ein Projekt von essenzieller Bedeutung ist. Denn Deadlines zu verpassen bedeutet, die Erwartungen des Kunden nicht zu erfüllen. Und damit tut man dem Ruf eines Unternehmens – oder eines Projektmanagers – keinen Gefallen.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

  • jedes Projekt in kleinere Meilensteine und Aufgaben einzuteilen
  • für alle diese Meilensteine und Aufgaben ein eigenes Budget zu definieren
  • eine ordentliche Übersicht der Entwicklung einer jeden Phase zu bekommen und besser in der Lage zu sein, diese detailliert zu verfolgen

 

Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert und kommuniziert werden

Falls Sie intern in das Projekt eingebunden sind, ist es wichtig, dass Sie genau verstanden haben, was Ihre spezifische Rolle innerhalb des Projekts und beim Erreichen des wohldefinierten Zieles ist. Das Projekt benötigt außerdem einen Verantwortlichen, der alle Schritte des Projekts von A bis Z verfolgt und der per­sönlich für seinen Erfolg zuständig ist oder die Verantwortung für sein Scheitern übernimmt.

Sobald der Startschuss für das Projekt gefallen ist, sind transparente Kommunikation und regelmäßiger Kontakt notwendig, um sicherzustellen, dass alles gut geht – und beizeiten einzuschreiten, wenn dies nicht der Fall sein sollte.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

  • alle Aufgaben an einen Kollegen (oder ein Team) zu übertragen, mit einem Entscheidungsträger der die Dinge beaufsichtigt
  • zentral zu kommunizieren und notwendige Informationen mit allen zu teilen, die am Projekt beteiligt sind
  • die Arbeitsbelastung Ihres/-r Teams zu kontrollieren, damit niemand unter- oder überfordert wird

Binden Sie Ihre Kunden (externe oder interne) von Anfang an mit in das Projektmanagement ein

Transparente Kommunikation mit dem Kunden ist in gleicher Weise bedeutsam. Wenn nicht von Anfang an klar ist, was sich Ihr Kunde genau wünscht und wie Sie dies mit Ihrem Team erreichen möchten, könnte Ihnen ein langer Weg voller frustrierender Nachbesserungen bevorstehen. Und vergessen Sie nicht: Je öfter Sie dabei scheitern, ordentlich während des Projekts zu kommunizieren, umso schwieriger wird es werden, Dinge nachträglich in Ordnung zu bringen, was unvermeidlich zu einem anstrengenden und teuren Projekt führt; oder schlimmer: zu minderwertiger Arbeit.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

  • die gesamte Kommunikation mit dem Kunden an einem Ort aufzubewahren,
  • es Ihrem Kunden zu ermöglichen, den Status des Projekts einzusehen
  • dem Kunden Zugang zur Planung von Meetings und den Kontaktdaten der Projektteilnehmer zu geben

Verfolgen Sie Ihr Projekt ganz genau

Ist das Projekt einmal gestartet, sollten Sie ein gutes Verständnis dafür entwickeln, wie die Dinge voranschreiten, um rechtzeitig notwendige Korrekturen vornehmen zu können. Daher müssen Sie sorgsam Ihre Budgets und Deadlines verfolgen, aber auch die Performance Ihrer Mitarbeiter. Dies muss nicht unbedingt enormes Mikromanagement mit sich bringen: Wenn Sie klare Übereinkünfte mit aufschlussreichen Tools und regelmäßigem Kundenfeedback verbinden, dann erhalten Sie alle nötigen Informationen, ohne Ihre Mitarbeiter zu schikanieren.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

  • separate Stundensätze pro Angestelltem zu definieren und Arbeitszeiten zu verfolgen
  • Kosten und Nutzen jeder Phase, jeder Aufgabe oder jedes Teilnehmers zu verstehen
  • Berichte pro Projekt, Meilenstein oder Abschnitt zu generieren

Stützen Sie Ihre neuen Projekte auf Erfahrungen aus vorangegangene Projekten

Jedes Projekt ist einzigartig, was jedoch nicht bedeutet, dass die ihm zugrundeliegenden Methoden und Prozesse völlig unterschiedlich sein werden. Wenn Sie speichern, was in der Vergangenheit erfolgreich war, können Sie ganz leicht diese erprobten Methoden als Basis für zukünftige Projekte nutzen und dabei gleichzeitig Zeit und Geld sparen.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

  • bereits erfolgreich abgeschlossene Projekte (und Prozesse!) als Vorlagen zu speichern
  • einen Vorsprung bei zukünftigen Projekten zu haben
  • die Lernkurve für zukünftige Projektteilnehmer zu verkürzen

IT-Lösungen für das Projektmanagement

unterschiedliche Ansätze und Ansprüche benötigen unterschiedliche Unterstützung

Projektplan

Projektmanagement ist nicht gleich Projektmanagement. Neben der klassischen – mittlerweile oftmals altbacken wirkenden – Spielart buhlen mittlerweile agile Methoden wie Scrum oder Kanban um die Gunst von Projektverantwortlichen. Besonders im IT-Umfeld kann agiles Projektmanagement durchaus die bessere Alternative sein. Der Begriff „agil“ beschreibt dabei den Ansatz, ein Projekt Schritt für Schritt strukturiert durchzuführen und dabei auf ein sich selbst organisierendes und interdisziplinäres Team zu setzen.

Projektmanagern stehen oft nur wenige Ressourcen zur Verfügung. Sie brauchen Tools, mit denen die Projektmitarbeiter ohne lange Einarbeitungszeit schnell zurechtkommen und produktiv arbeiten können. Umfangreiche Lösungen sprengen oft das Budget und leisten im Endeffekt auch nicht mehr als preisgün­stigere Lösungen, die inzwischen sehr zahlreich sind und die den Arbeitsalltag genauso stark erleichtern können. Das bedeutet: weniger Zeit für Admini­stration und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge wie Steigerung der Produktivität.

Die Bandbreite bei Projektmanagement Tools reicht von kostenlosen Tools mit Basisfunktionalitäten bis hin zu umfassenden Enterprise-Lösungen für den unternehmensweiten Einsatz.

In den nachfolgenden Links finden Sie die beliebtesten Projektmanagement Tools, mit denen Sie Projekte effizienter managen können und die Ihren Arbeitsalltag wesentlich vereinfachen. Unter den vorgestellten Projektmanagement-Lösungen finden sich sowohl Vertreter aus dem klassischen, als auch aus dem agilen Lager. Die Preisspanne beginnt bei „kostenlos“ und ist nach oben offen.

Tipps und Tests zu Projektmanagement-Software:

Die besten Projekt-Tools im Vergleich

10 kostenlose Lösungen

30 webbasierte Projekt-Tools im Überblick

Kleines Excel-Tool für das Projektmanagment

Projektmanagement Handbuch – Grundlagen mit Methoden und Techniken für Einsteiger von Benjamin Michels, ISBN 978-1518706578, 24,95 €

Grundlagen Projektmanagement für Dummies – Das Pocketbuch, ISBN  978-3527705955, 6,95 €

Winfried Eitel

Betriebswirtschaftliche Beratung und Dienstleistung bei amortisat' e.K.

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