Tipps & Tools für erfolgreiches Projektmanagement

publiziert am 27. Februar 2017 von Winfried Eitel

ProjektmanagementAls gu­ter Projektmanager soll­ten Sie sich auf vie­len Gebieten si­cher füh­len. Die fol­gen­den Tipps kön­nen den Unterschied zwi­schen Erfolg und Scheitern aus­ma­chen. Daneben ha­ben wir Ihnen die be­lieb­tes­ten Projektmanagement-Tools in ei­ner Link-Sammlung zu­sam­men­ge­stellt. Die Bandbreite der ein­ge­setz­ten Tools reicht von kos­ten­lo­sen Tools mit Basisfunktionalitäten bis hin zu um­fas­sen­den Enterprise-Lösungen für den un­ter­neh­mens­wei­ten Einsatz. Den „Klassiker“ der PM-Tools ha­ben wir für Sie trotz­dem gleich da­zu ge­packt: ein Gantt-Diagramm auf Excel-Basis.

Die fol­gen­den 5 Tipps kön­nen da­bei den Unterschied zwi­schen Erfolg und Scheitern im Projektmanagement aus­ma­chen:

Achten Sie im Projektmanagement auf präzises Timing und ordentliche Budgetplanung für jede Phase

Das rich­ti­ge Anlegen ei­nes Zeitplans für ein Projekt er­mög­licht es Ihnen, rea­lis­ti­sche Deadlines für die fi­na­le Abgabe und di­ver­se Zwischenschritte zu set­zen, was für ein Projekt von es­sen­zi­el­ler Bedeutung ist. Denn Deadlines zu ver­pas­sen be­deu­tet, die Erwartungen des Kunden nicht zu er­fül­len. Und da­mit tut man dem Ruf ei­nes Unternehmens – oder ei­nes Projektmanagers – kei­nen Gefallen.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

  • je­des Projekt in klei­ne­re Meilensteine und Aufgaben ein­zu­tei­len
  • für al­le die­se Meilensteine und Aufgaben ein ei­ge­nes Budget zu de­fi­nie­ren
  • ei­ne or­dent­li­che Übersicht der Entwicklung ei­ner je­den Phase zu be­kom­men und bes­ser in der Lage zu sein, die­se de­tail­liert zu ver­fol­gen

 

Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert und kommuniziert werden

Falls Sie in­tern in das Projekt ein­ge­bun­den sind, ist es wich­tig, dass Sie ge­nau ver­stan­den ha­ben, was Ihre spe­zi­fi­sche Rolle in­ner­halb des Projekts und beim Erreichen des wohl­de­fi­nier­ten Zieles ist. Das Projekt be­nö­tigt au­ßer­dem ei­nen Verantwortlichen, der al­le Schritte des Projekts von A bis Z ver­folgt und der per­sönlich für sei­nen Erfolg zu­stän­dig ist oder die Verantwortung für sein Scheitern über­nimmt.

Sobald der Startschuss für das Projekt ge­fal­len ist, sind trans­pa­ren­te Kommunikation und re­gel­mä­ßi­ger Kontakt not­wen­dig, um si­cher­zu­stel­len, dass al­les gut geht – und bei­zei­ten ein­zu­schrei­ten, wenn dies nicht der Fall sein soll­te.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

  • al­le Aufgaben an ei­nen Kollegen (oder ein Team) zu über­tra­gen, mit ei­nem Entscheidungsträger der die Dinge be­auf­sich­tigt
  • zen­tral zu kom­mu­ni­zie­ren und not­wen­di­ge Informationen mit al­len zu tei­len, die am Projekt be­tei­ligt sind
  • die Arbeitsbelastung Ihres/-r Teams zu kon­trol­lie­ren, da­mit nie­mand unter- oder über­for­dert wird

Binden Sie Ihre Kunden (externe oder interne) von Anfang an mit in das Projektmanagement ein

Transparente Kommunikation mit dem Kunden ist in glei­cher Weise be­deut­sam. Wenn nicht von Anfang an klar ist, was sich Ihr Kunde ge­nau wünscht und wie Sie dies mit Ihrem Team er­rei­chen möch­ten, könn­te Ihnen ein lan­ger Weg vol­ler frus­trie­ren­der Nachbesserungen be­vor­ste­hen. Und ver­ges­sen Sie nicht: Je öf­ter Sie da­bei schei­tern, or­dent­lich wäh­rend des Projekts zu kom­mu­ni­zie­ren, um­so schwie­ri­ger wird es wer­den, Dinge nach­träg­lich in Ordnung zu brin­gen, was un­ver­meid­lich zu ei­nem an­stren­gen­den und teu­ren Projekt führt; oder schlim­mer: zu min­der­wer­ti­ger Arbeit.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

  • die ge­sam­te Kommunikation mit dem Kunden an ei­nem Ort auf­zu­be­wah­ren,
  • es Ihrem Kunden zu er­mög­li­chen, den Status des Projekts ein­zu­se­hen
  • dem Kunden Zugang zur Planung von Meetings und den Kontaktdaten der Projektteilnehmer zu ge­ben

Verfolgen Sie Ihr Projekt ganz genau

Ist das Projekt ein­mal ge­star­tet, soll­ten Sie ein gu­tes Verständnis da­für ent­wi­ckeln, wie die Dinge vor­an­schrei­ten, um recht­zei­tig not­wen­di­ge Korrekturen vor­neh­men zu kön­nen. Daher müs­sen Sie sorg­sam Ihre Budgets und Deadlines ver­fol­gen, aber auch die Performance Ihrer Mitarbeiter. Dies muss nicht un­be­dingt enor­mes Mikromanagement mit sich brin­gen: Wenn Sie kla­re Übereinkünfte mit auf­schluss­rei­chen Tools und re­gel­mä­ßi­gem Kundenfeedback ver­bin­den, dann er­hal­ten Sie al­le nö­ti­gen Informationen, oh­ne Ihre Mitarbeiter zu schi­ka­nie­ren.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

  • se­pa­ra­te Stundensätze pro Angestelltem zu de­fi­nie­ren und Arbeitszeiten zu ver­fol­gen
  • Kosten und Nutzen je­der Phase, je­der Aufgabe oder je­des Teilnehmers zu ver­ste­hen
  • Berichte pro Projekt, Meilenstein oder Abschnitt zu ge­ne­rie­ren

Stützen Sie Ihre neuen Projekte auf Erfahrungen aus vorangegangene Projekten

Jedes Projekt ist ein­zig­ar­tig, was je­doch nicht be­deu­tet, dass die ihm zu­grun­de­lie­gen­den Methoden und Prozesse völ­lig un­ter­schied­lich sein wer­den. Wenn Sie spei­chern, was in der Vergangenheit er­folg­reich war, kön­nen Sie ganz leicht die­se er­prob­ten Methoden als Basis für zu­künf­ti­ge Projekte nut­zen und da­bei gleich­zei­tig Zeit und Geld spa­ren.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

  • be­reits er­folg­reich ab­ge­schlos­se­ne Projekte (und Prozesse!) als Vorlagen zu spei­chern
  • ei­nen Vorsprung bei zu­künf­ti­gen Projekten zu ha­ben
  • die Lernkurve für zu­künf­ti­ge Projektteilnehmer zu ver­kür­zen

IT-Lösungen für das Projektmanagement

un­ter­schied­li­che Ansätze und Ansprüche be­nö­ti­gen un­ter­schied­li­che Unterstützung

Projektplan

Projektmanagement ist nicht gleich Projektmanagement. Neben der klas­si­schen – mitt­ler­wei­le oft­mals alt­ba­cken wir­ken­den – Spielart buh­len mitt­ler­wei­le agi­le Methoden wie Scrum oder Kanban um die Gunst von Projektverantwortlichen. Besonders im IT-Umfeld kann agi­les Projektmanagement durch­aus die bes­se­re Alternative sein. Der Begriff „agil“ be­schreibt da­bei den Ansatz, ein Projekt Schritt für Schritt struk­tu­riert durch­zu­füh­ren und da­bei auf ein sich selbst or­ga­ni­sie­ren­des und in­ter­dis­zi­pli­nä­res Team zu set­zen.

Projektmanagern ste­hen oft nur we­ni­ge Ressourcen zur Verfügung. Sie brau­chen Tools, mit de­nen die Projektmitarbeiter oh­ne lan­ge Einarbeitungszeit schnell zu­recht­kom­men und pro­duk­tiv ar­bei­ten kön­nen. Umfangreiche Lösungen spren­gen oft das Budget und leis­ten im Endeffekt auch nicht mehr als preisgün­stigere Lösungen, die in­zwi­schen sehr zahl­reich sind und die den Arbeitsalltag ge­nau­so stark er­leich­tern kön­nen. Das be­deu­tet: we­ni­ger Zeit für Admini­stration und mehr Zeit für die wirk­lich wich­ti­gen Dinge wie Steigerung der Produktivität.

Die Bandbreite bei Projektmanagement Tools reicht von kos­ten­lo­sen Tools mit Basisfunktionalitäten bis hin zu um­fas­sen­den Enterprise-Lösungen für den un­ter­neh­mens­wei­ten Einsatz.

In den nach­fol­gen­den Links fin­den Sie die be­lieb­tes­ten Projektmanagement Tools, mit de­nen Sie Projekte ef­fi­zi­en­ter ma­na­gen kön­nen und die Ihren Arbeitsalltag we­sent­lich ver­ein­fa­chen. Unter den vor­ge­stell­ten Projektmanagement-Lösungen fin­den sich so­wohl Vertreter aus dem klas­si­schen, als auch aus dem agi­len Lager. Die Preisspanne be­ginnt bei „kos­ten­los“ und ist nach oben of­fen.

Tipps und Tests zu Projektmanagement-Software:

Die bes­ten Projekt-Tools im Vergleich

10 kos­ten­lo­se Lösungen

30 web­ba­sier­te Projekt-Tools im Überblick

Kleines Excel-Tool für das Projektmanagment

Projektmanagement Handbuch – Grundlagen mit Methoden und Techniken für Einsteiger von Benjamin Michels, ISBN 978-1518706578, 24,95 €

Grundlagen Projektmanagement für Dummies – Das Pocketbuch, ISBN  978-3527705955, 6,95 €

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