Das Senken von Kosten – speziell der Fixkosten – wird häufig als etwas Negatives gesehen. In der Tat ist sparen mühsam und mitunter schmerzhaft. Ziel ist jedoch, die langfristige Wirtschaftlichkeit des Unternehmens – und damit dessen Existenz – zu sichern.
Gerade in der Krisenzeit ist jeder Mitarbeiter – erst recht jeder mit Budgetverantwortung – aufgerufen, die Kosten-Grundregel: “Kosten vermeiden – analysieren – senken” zu beherzigen. Es geht nicht zuletzt um den eigenen Arbeitsplatz.
Die praxiserprobte Excel-Vorlage zur Kostenerfassung erleichtert die Sammlung, Auswertung und Bearbeitung der Kosten-Informationen.
Fixkosten managen – 4 Schritte zum Erfolg
Ein effizientes Kostenmanagement leistet einen wesentlichen Beitrag zu Ihrem Unternehmenserfolg. Aber nur, wer sich regelmäßig mit seinen Kosten beschäftigt, hat eine Chance, sie zu beeinflussen. Bei einem ständig steigenden Anteil der Fixkosten an den Gesamtkosten steigt auch die Bedeutung des Fixkostenmanagements. Die hier vorgestellte Methode hilft Ihnen dabei, in 4 einfachen Schritten einen Überblick zu erhalten und Ihre Fixkosten zu senken.
Oberste Priorität, vor dem eigentlichen Senken von Kosten, hat jedoch das Vermeiden von Kosten. Es sollen nur unbedingt notwendige Ausgaben getätigt werden.
Das Management der Fixkosten ist keine einmalige Aufgabenstellung, sondern eine permanente Herausforderung. Um einen Überblick über die Kosten zu behalten, müssen Sie sich kontinuierlich darum kümmern. Nur so können Sie beeinflussen, wie sich der Verlauf der Kosten entwickelt.
Die nachfolgend beschriebene Methode kann und sollte jeder anwenden, der für ein Budget verantwortlich ist. Sie brauchen lediglich einen detaillierten Überblick über Ihre Kostenarten. Sonstige Vorkenntnisse benötigen Sie nicht.
Die Methode des Fixkostenmanagements erfolgt in vier Schritten:
- Analysieren Sie alle Kostenarten und unterscheiden Sie in fixe und variable Kosten.
Variable Kosten sind meist einem Produkt zuzuordnen, Fixkosten meistens nicht. Sie werden als Gemeinkosten auf Kostenstellen erfasst. - Sammeln Sie alle Fixkosten in einer Datenbank / Excel-Tabelle
Diese Sammlung hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. - Sortieren Sie die fixen Kosten nach ihrer wirtschaftlichen Bedeutung
Beginnen Sie mit den höchsten Beträgen. - Ermitteln Sie für jede Kostenart das Optimierungspotenzial und die Variabilisierungsmöglichkeiten
Analyse der Kostenarten
Grundlage für die Analyse bilden die Daten aus Ihrer Buchhaltung oder der Kostenrechnung. Schauen Sie sich alle Gemeinkostenarten an. Typisch für fixe Gemeinkosten ist der gleichmäßige Anfall, unabhängig von Ihrer verkauften oder produzierten Menge.
Typische Beispiele für Fixkosten sind:
- Abschreibungen für Betriebs- und Geschäftsausstattung
- Mieten und Pachten für Gebäude, Showrooms, Ladenlokale
- Beratungsleistungen
- Zinsen für Kredite
- Leasingraten
- Personalkosten
Diese Kosten fallen an, weil Sie für die Betriebsbereitschaft Ihres Unternehmens oder Ihrer Kostenstelle eine Infrastruktur bereitstellen müssen. Selbst wenn keine Leistung erbracht wird, fallen diese Kosten an.
Wenn Sie Fixkosten identifizieren wollen, stellen Sie zwei Fragen.
- Wodurch entstehen diese Kosten?
- Gibt es einen festen, vertraglich vereinbarten Betrag dafür?
Sie haben diesen ersten Schritt erfolgreich beendet, wenn Sie alle Kostenarten gefunden haben, die bei Änderung Ihres Umsatzes konstant bleiben.
Auflistung der Kostenarten
Sammeln und erfassen Sie alle identifizierten Fixkosten in einer Liste, sinnvollerweise in einer Excel-Tabelle. Das erleichtert die spätere Auswertung und Bearbeitung.
In der Tabelle tragen Sie alle Kostenarten mit dem dazugehörigen Wert ein. Damit beispielsweise die monatlichen Mietkosten mit den quartalsweisen Versicherungsbeiträgen vergleichbar sind, ist es wichtig, dass alle Werte mit der gleichen Basis eingepflegt werden. Idealerweise setzen Sie den Jahreswert an.
Hilfreich ist es, wenn Sie Kostenarten in Gruppen strukturieren, etwa in
- Arbeitsverträge
- Beraterverträge
- Mieten und Leasing
- Versicherungen
- Abschreibungen (bei Eigentum)
Erweitern Sie die Excel-Tabelle zu einer Datenbank Ihrer Fixkosten
Zu jeder Position Ihrer Exceltabelle müssen weitere Informationen gesammelt werden:
- Vertragspartner
Wer ist Ihr Geschäftspartner? - Bindungsdauer bzw. Nutzungsdauer (bei Eigentum)
Das ist der Zeitraum, für den Ihr Unternehmen vertraglich oder gesetzlich fest gebunden ist. - Ablauf der Vertragsbindung
Hier vermerken Sie, wann die Bindungsdauer endet – am Ende des Jahres, Quartals oder Monats oder zu einem bestimmten Termin. - Kündigungsfristen
Welche Kündigungsfristen sind vertraglich vereinbart? - Kündigungszeitpunkte
Wann ist die nächste Möglichkeit für eine Kündigung? - Bindungsintervall
Wie lange verlängert sich der Vertrag, wenn Sie nicht kündigen?
Sie erleichtern sich die nachfolgende Arbeit, wenn Sie hier sorgfältig recherchieren und die Informationen möglichst genau zusammenstellen.
Eine Excel-Vorlage für eine Fixkosten-Datenbank können Sie hier kostenfrei downloaden:
Fixkosten analysieren und beeinflussen
Nach der bisher geleisteten Vorarbeit geht es in diesem Schritt darum, die Fixkosten möglichst vorteilhaft zu gestalten. Es empfiehlt sich, die Fixkosten immer gegen Ende der Bindungsfrist zu überprüfen. Verhandeln Sie dann mit anderen Anbietern oder verhandeln Sie mit dem bestehenden Anbieter. Prüfen Sie vor allem, ob Sie diese Leistung überhaupt weiterhin benötigen und wenn ja, in welchem Umfang? Können Sie eine „abgespeckte“ Leistung buchen?
Oft kann alleine durch die Kündigung ein günstigeres Angebot des bisherigen Anbieters erreicht werden. Besonders bei Mobilfunk- oder Internetverträgen ist das eine gute und bewährte Strategie.
Versicherungs- und Leasingverträge sollten regelmäßig mit alternativen Anbietern verglichen werden. Hier können ggf. Internetportale hilfreich sein.
Beachten Sie bestehende Abbauhemmnisse bei den Fixkosten!
Neben gesetzlichen Regelungen (z.B. Kündigungschutzvorschriften bei Arbeitskräften) gibt es wichtige unternehmenspolitische Faktoren, wie z.B.
- Entwicklungskosten und Musterkosten
- Instandhaltungskosten
- Kosten für Aus- und Weiterbildung
- Kosten für Werbung und Öffentlichkeitsarbeit
die auf lange Sicht evtl. sogar die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmen schwächen können.
Schwierig sind auch technische bzw. organisatorische Faktoren: die Maschine, die nur halb ausgelastet ist, kann nicht zur Hälfte verkauft werden.
Nicht zu vernachlässigen sind auch psychologisch-gesellschaftliche Faktoren: Mitarbeiter zu entlassen, kann die verbleibenden Mitarbeiter demotivieren. Auch die Außenwirkung z.B. eines Standortsicherungsvertrages sollten Sie in Ihre Entscheidungsfindung einbeziehen.
Fazit
Die “unvermeidbaren Fixkosten” verhalten sich zwar starr zur Auslastung – aber sie sind kein unabwendbares Unternehmens-Schicksal. Meist ist es ja gerade der zu hohe Fixkostenblock, der Unternehmen in die Knie zwingt. Mieten, Versicherungen, Leasing-Raten und Co. lassen sich zwar meist nicht von heute auf morgen verändern, haben aber mittel- bis langfristig enormes Einsparpotential.
Deshalb ist Kostenmanagement ein permanenter Prozess, an dem laufend gearbeitet werden muss. Blinder Aktionismus bringt da auf Dauer rein gar nichts. Die kurzfristigen “Erfolge” nutzen nichts, wenn dadurch Zukunftschancen vertan werden.
Unternehmen mit variabler Kostenstruktur haben es bei Konjunkturschwankungen leichter, sich auf die neue Situation einzustellen.Die “hohe Kunst” des Kosten-Managements besteht also darin, Fixkosten (zumindest teilweise) zu variabilisieren und diese Maßnahmen dann auch umzusetzen.
Kostenmanager müssen Kreativität beweisen, wenn sie letztlich Erfolg haben wollen.
Literaturempfehlung
Wenn Sie das Thema “Management der Fixkosten” vertiefen möchten, empfehle ich Ihnen die folgende Lektüre:
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Ja, ich möchte die Kosten senken – aber richtig!
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In Checklisten-Form werden praxisorientierte und branchenunabhängige Maßnahmen zum Vermeiden und Senken von Kosten genannt.
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